项目经理要学会制定路线图

做项目如同下棋，要常常检视下两步的棋局。在项目现场，有没有做足事前的准备，往往是项目成功与否的关键之一。可是，若项目经理或PMO被眼前繁重的工作绑住，就要开始担忧项目的前景会不如预期，所以一定要有负责中长期规划的人，为项目的下一阶段进行准备。
　　
如果你是项目经理或PMO的角色，是否也被眼前的工作绊住而无法做长期规划呢?如果持续被眼前的工作绊住，无法看到下一步的话，那项目的下一个阶段注定会更加紊乱。
　　
以铁路运输为例，项目经理或PMO铺设铁轨(如规划)，而项目经理同时也是火车驾驶员，火车(项目)依照已经铺好的线路向前推进，而确保火车在行进过程中不会脱轨或延迟的角色就是PMO。
　　
我们来想象一下，铁轨(如规划)是否在一开始就详细地规划好了呢?在执行项目之前，就应该把铁轨依据设计蓝图(如项目计划书等)铺设好。所以，为了让火车能顺利地行进，在铺设铁轨的时候，就要在设计蓝图时考虑到未来可能会发生的变化，包含进行中可能出现的障碍或危险，这样才是一个安全的路线图(为了到达目的地而规划的计划书)。
　　
有了路线图，才可以开始铺设铁轨。所以，笔者认为设计路线图的工作，应由PMO协助担任。在《PMBOK指南》中，这种将项目精致化而做的规划手法，我们称之为“渐进明细”。
　　
如果PMO都被当前繁重工作绑住时间，没有人有时间去规划路线图的话，火车容易因此失去方向，而在中途脱轨。所以，制定“为了到达目的地而规划的路线图”，应该是PMO的首要职责。

现在让我们来检视，如何为项目做出一个“为了到达目的地而规划的路线图”，以下是比较具体的规划方式：
　
1.写出“制作计划进度”，如测试计划书等。
2.下个阶段的开始及结束的基准，依产出(交付目标)定义具体的里程碑。
3.拟定各规格书的模板，如测试规范的模板。
4.检查下个阶段的管理做法(进度反馈机制、风险管理、报告的模板等)。
5.检查下一个阶段所需的会议体制。
6.环境与相关设施的准备。

或许你看完以上所列出的重点，就可以略知一二，如此就可以在项目的下个阶段以前详细规划，并且着手进行事前准备。实际上，在项目规划阶段，应该具备如同目录架构般的信息，还有各种的模板，而且这些信息和文件应该让项目成员熟悉，这才是项目规划时的理想状态。

举例来说，我们在测试的时候，应具备测试模板与测试用例(Test Case)。当项目成员在为了计划书埋头苦干的时候，PMO应该为下个项目阶段进行准备。

制定“为了到达目的地而规划的路线图”的好处是，除了协助项目顺利地进行之外，还可提早把上述的规划重点完成，可以让这些重点的详细项目有更多的缓冲时间。提前考虑下个阶段所需的项目成员，就可以避免“明明到了下个项目阶段了，但是人力还是被绑在上个阶段”的窘境发生。

同时，我们能够事前掌握工作规模及工作负荷量，下个阶段的重要事项可以提前和主管或是客户联络，确认需求与进度是否符合期望。
　　
这次我们讨论“思索项目接下来会发生的情境”。当然在现实情况中，PMO也有原本负责的例行业务，应对这种问题时，PMO需有相对应的准备。PMO的成员中分为负责“思索项目接下来会发生的情境”“和项目经理一起监督项目进行”“监控项目现场进度与问题”的3 种成员，在大家分工合作下确保项目顺利进行，这才是提升PMO组织能力的重点。