高项论文分析：论信息系统项目的沟通管理

高项论文分析：论信息系统项目的沟通管理

一、题目描述

试题一：论信息系统项目的沟通管理

项目沟通管理是产生、收集、分发、存储及最终处理项目信息的过程。项目经理需花费大量时间与项目团队和项目干系人沟通，项目每一成员也应当了解沟通对项目整体的影响。
请以“信息系统项目的沟通管理”为题，分别从以下三个方面进行论述:

1.概要叙述你参与管理过的信息系统项目（项目的背景、项目规模、发起单位、目的。项目内容、组织结构、项目周期、交付的产品等），并说明你在其中承担的工作。

2.结合项目管理实际情况并围绕以下要点论述你对信息系统项目沟通管理的认识，
(1)沟通渠道的类别、优缺点及其在沟通管理中的重要性。
(2)项目沟通管理的过程及其输入和输出。
(3)项目管理中如何灵活地应用沟通技巧和沟通方法。

3.请结合论文中所提到的信息系统项目，介绍在该项目中是如何进行沟通管理的（可叙述具体做法），并总结你的心得体会。

二、写作分析

该论文考查的是考生对信息系统项目沟通管理的认识和理解。根据题目要求论述的三个方面，本论文除需要简单介绍项目基本情况（包括项目背景、发起单位、项目目标、项目内容、组织结构、项目周期、交付产品、涉及的主要干系人等）之外，还需要从“项目沟通管理的过程及其输入和输出”、“沟通渠道的类别、优缺点及其在沟通管理中的重要性”和“项目管理中如何灵活地应用沟通技巧和沟通方法”三个方面论述“我”对信息系统项目沟通管理的认识，同时需要结合项目管理理论和“我”在项目沟通管理中的具体工作，详细论述在项目中如何做好沟通管理。

从出题要求来分析，编者认为，本论文的重点应该是响应子标题2：结合项目管理实际情况从三个方面论述你对信息系统项目沟通管理的认识和子标题3：结合论文中所提到的信息系统项目，介绍在该项目中是如何进行沟通管理的（可叙述具体做法），并总结你的心得体会。（论文写作难度：★★★）

三、范文

【摘要】

本文讨论了ⅹⅹ省社保系统民政统一软件开发项目的沟通管理。该项目是在国家大社会保险政策指导下于2015年10月份正式启动的。该系统为用户提供了优抚安置、救灾救济等十大主要业务功能。在本文中首先描述了我所负责的项目的背景信息，接着从“项目沟通管理的过程及其输入和输出”和“沟通渠道的类别、优缺点及其在沟通管理中的重要性”两方面论述我对信息系统项目沟通管理的认识；然后结合论文中所提到的项目，介绍在该项目中我是如何进行沟通管理的以及在项目管理中如何灵活应用沟通技巧和沟通方法。在论文的最后总结了我在该项目沟通管理方面的经验和不足。在本项目建设过程中，我担任项目经理。本系统已于2016年12月4日成功上线并顺利通过了用户验收，目前运行状况良好，得到了用户的高度评价。

【论文大纲】该篇论文，编者把正文分为七段。

第一段：响应子标题1，概要叙述我参与管理过的信息系统项目（项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的成果等），所采用的IT技术，我的职责，并切入论文的论题——信息系统项目的沟通管理。

第二段：响应子标题2的第（2）小点：从“项目沟通管理的过程及其输入和输出”这一方面论述我对信息系统项目沟通管理的认识。

第三段：响应子标题2的第（1）小点：从“沟通渠道的类别、优缺点及其在沟通管理中的重要性”这一方面论述我对信息系统项目沟通管理的认识。

第四段：响应子标题3：请结合论文中所提到的信息系统项目，介绍在该项目中我是如何进行沟通管理的。

第五段：响应子标题2的第（3）小点：从“项目管理中如何灵活地应用沟通技巧和沟通方法”这一方面论述我对信息系统项目沟通管理的认识。

第六段：总结本项目通过有效项目管理所取得的实际效果。

第七段：论文总结，哪些做得好（三点经验）、哪些需要改进（两点不足）。

【正文】

ⅹⅹ省社保系统民政统一软件开发项目是在国家大社会保险政策指导下于2015年10月份正式启动的。该项目由ⅹⅹ省民政厅发起，旨在为全省民政部门提供一套集优抚安置、救灾救济、社会福利、民间组织管理、社区建设、基层政权、社会事务、区划地名、老龄工作和民政事业费管理等十大主要民政业务于一体的全省民政统一软件系统。该系统采用浏览器/web服务器/应用服务器/数据库服务器四层J2EE体系结构，应用服务器（中间件）采用Oracle公司的WebLogic11g，数据库服务器（数据库管理系统）采用Oracle11g，界面层主要采用ExtJs3.3/Ajax/Servlet/JSP，业务逻辑层组件主要采用EJB3.0技术实现。在该项目的建设过程中，本人担任项目经理，负责项目的全面管理。由于系统建设规模大（有1.6万多个功能点）、建设时间紧（用户要求在2016年12月31日前所有功能子系统都必须全部上线），为了保证项目的如期完成，我带领项目团队全体成员，通过有效的项目管理，取得了可喜的成绩。本文重点论述项目的沟通管理。

根据本项目的实践，我知道，项目沟通管理包括三个过程：规划沟通管理、管理沟通和控制沟通。在该项目的建设过程中，在规划沟通管理方面，我们用到的主要输入有《项目管理计划》、《干系人登记册》和以往类似项目的沟通计划，主要的输出是《沟通管理计划》；在管理沟通方面，我们用到的主要输入有《沟通管理计划》和《项目绩效报告》，主要的输出是在沟通过程中与项目相关的绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况等文件；在控制沟通方面，我们用到的主要输入有《项目管理计划》、《问题日志》、《工作绩效数据》等，主要的输出有《项目绩效信息》、《变更请求》以及针对沟通中出现的偏差和问题所采取的特定措施的理由等文件。

在项目沟通过程中，沟通渠道的选择和应用非常重要。我们这个项目采用的有传达文件、召开会议、上下级之间定期交换思想、技术交流等正式的沟通渠道和团队成员私下交换看法、聚餐会等非正式的沟通渠道两种。我们发现，正式沟通的优点是：沟通效果好，比较严肃、约束力强，易于保密，可以使信息沟通保持权威性；缺点是：由于依赖组织系统层次的传递，所以计较刻板，沟通速度慢。我们发现，非正式沟通的优点是：沟通形式不拘，直接明了，速度很快，容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕新闻”；缺点是：非正式沟通难以控制，传递的信息不确切，易于失真、曲解，可能会导致小集团、小圈子、小山头，影响人心稳定和团队凝聚力。我发现，正式沟通在解决“官方”方面的事情和与外部单位之间的事务时是很重要的沟通方式；非正式沟通在解决“民间”方面的事情、在解决员工思想方面的问题时是重要的沟通方式。有时候，一件事情需要把正式的沟通方式和非沟通的方式相结合使用。

具体来说，在项目的沟通管理方面，在制订项目管理计划的过程中，我带领项目组成员对项目干系人（包括项目团队成员）的沟通需求进行了充分的分析，在此基础上，制定了《沟通管理计划》，主要内容为在什么时候由谁把什么信息通过什么方式送达给何人，然后将该计划提交给各类型利害干系方负责人核实和确认，直到获得认可。有了这样一份切实可行的《沟通管理计划》（当然在项目进展过程中，我们根据项目实际情况也对该计划进行过必要的调整），为后续项目建设过程中的有效沟通奠定了良好的基础。有了《沟通管理计划》的指导，我们进行管理沟通和控制沟通时比较得心应手。在管理沟通方面，我们应用了信息管理系统和报告绩效等工具，每周将收集到的项目信息（包括项目状态信息、项目绩效信息、项目变更信息、项目经验教训等）通过既定的方式传递给《沟通管理计划》中所规划的项目干系人，这样保证了各干系人及时得到并且只得到了他们所关心的项目信息。如我们发送给干系人的工作绩效报告，项目前期我们按照20/80法则（工作尚未完成时挣值按计划价值的20%计算，工作完成后再计算计划价值的80%作为挣值）、项目中后期我们按照50/50法则（工作尚未完成时挣值按计划价值的50%计算，工作完成后再计算计划价值的50%作为挣值），采用挣值技术（EVT）每周计算项目挣值，并将PV（计划值）、AC（实际值）和EV（挣值）绘制成“S曲线”提交给项目相关干系人，然后根据PV、AC和EV及其他相关信息进行项目偏差分析和趋势分析，同时将这些信息汇报给《沟通管理计划》中所约定的相关领导。在控制沟通方面，我们利用信息管理系统和会议等工具，找出沟通中的问题和偏差，并提出相应的解决方案予以解决。

在本项目的沟通工作中，我感触比较深的方面之一是有关沟通技巧和沟通方法的应用。我体会到能让干系人满意的最有效的沟通技巧就是站在客户的角度来思考和处理问题，即换位思考，同时一定要站在对项目有利的高度来沟通和处理问题。抱着合作共赢的思想与干系人进行沟通和交流，双方的意见分歧基本都能得到比较容易地解决。有些信息涉及的干系人较少，宜采用交互式沟通的方法；有些信息涉及的干系人很多而我们又很清楚具体涉及到哪些干系人，就宜采用推式沟通的方法；而有些信息虽然涉及的干系人很多但我们不清楚具体涉及到哪些干系人、需要干系人自主自行地访问，就宜采用拉式沟通的方法。

通过有效的项目管理，项目于2016年12月4日全部上线并顺利通过了用户验收，在用户期望的日期前三周左右圆满完成了各项任务。项目完成后，我们对项目实际数据进行了统计，发现该项目的实际成本比预算少花了7%，总生产率比公司的标准生产率提高了12%，人月成本也比公司标准人月成本降低了8%。工作效率的提高和人月成本的下降与我们良好的沟通管理有着密切的关系。

ⅹⅹ省社保系统民政统一软件系统自正式上线并顺利通过用户验收至今，运行状况良好，得到了用户的一致好评。在本项目的沟通管理方面，我总结了有效沟通的三点经验：

1．不同的干系人他们的偏好不同，需要采用不同的沟通方式和风格与他们进行沟通。
2．一定要用干系人所期望的方式和他们沟通。
3．用“我们”的心态来解决与干系人合作过程中遇到的问题。

但是，在本项目的沟通管理方面，也存在着一些问题，需要我们去不断改进，如：

1．在外部环境对沟通效果的影响上我把握得还不够，导致有个别的沟通活动失败。
2．在沟通技巧上还不十分娴熟，因此出现过一次让用户投诉的现象。