有效的会议沟通,说说项目经理怎么样组织好项目会议
(一)项目会议管理
项目管理会议包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈,提供了一种集体解决项目问题机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议,创造适当的团队气氛。他/她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标,主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会议上讲得过多,会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他/她要达到会议目标努力的认可度和他/她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。
开会是一种正式沟通的渠道,项目经理通过会议解决问题,安排工作,制定计划和决策,是推动项目最终达成目标的重要手段。因此,项目会议管理就变得十分的重要。 通过项目会议,项目经理可以将有关政策和指标传达给项目团队成员,使与会者了解项目共同目标,自己的工作与他人的关系,并明确自己的目标,同时项目经理可以及时地获得反馈信息;项目会议可以充分表现与会者在项目组织中的身份、地位和影响,使会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响,可以使与会者产生一种共同的见解、价值观和行动指南,密切相互之间的关系,可以帮助澄清误会,处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题;通过项目会议,被人们所忽视的问题有可能被发现,进而认真地加以研究和解决;会议交流的正式性也可以使每一位与会者产生责任感和约束力,会议还可以帮助营造民主气氛,给与会者提供共同参与和共同讨论的机会,最终做出良好的决策。
项目会议管理原则
进行项目会议管理时应该坚持以下一些原则:(1)制定会议管理的政策;(2)会议应在真正需要的时候召开,会议应该解决一定的实际问题;(3)确定会议的目的,不召开无意义、无目的的“糊涂会”;(4)明确参加会议的人员,与会议议题无关的人员无需要参加会议;(5)准备会议议程;(6)准备会议材料;(7)严格遵守会议的开始是时间;(8)按议程进行,提高会议效率;(9)鼓励与会者的积极参与,发扬民主,集思广益;(10)掌握和控制会议,引导会议发言朝着结论进行,避免会议跑题太远;(11)会议不要超时,避免冗长的会议,在必须延长会议时间时,应征得大家的同意;(12)结束时进行总结,编写会议记录(或会议纪要):(13)及时分发会议记录与会议成果。
(二)项目周例会怎么开?
周例会,是项目经理最常见组织和参与的会议,其主要目的是总结上周工作,安排下周工作。周例会的输入主要是组内各成员(或者组长)的整理,当然包括项目经理的自身输入。我们需要周会与成员一起面对面地感受到项目的整体状态、重要问题、下一步目标,更需要借此对项目当前重要问题达成一致,可以有小幅度的讨论,并形成下一步工作事项。如果仅仅为了同步,发邮件即可。
项目经理组织的周会,主要包括全体项目成员周会、组长周会和跨职能团队周会。全体项目成员周会-技术研发类项目本身以研发人员为主体,周会以所有人员的状态和项目信息同步为主,时间控制在半小时到一小时内,有些项目会增加小组成果分享,时间会比较长些;组长周会是目前占比最高的周会形式,一般都会有,更多存在于产品类项目中。各组同步状态、风险、跨团队合作等,同时了解产品线最新情况以及讨论重要产品事宜,比如产品发布情况、产品演进情况;跨职能部门周会,主要是产品、运营、商务等多方周会,运营商务需要了解产品功能和关键时间点以准备和调整运营计划,产品项目需要了解运营计划以把握好研发里程碑和验收,日常沟通合作中需要协调配合的事项也很多,也确实需要定期的讨论决策。
大部分项目整体情况可以通过项目经理事先的收集来直接做整体概述,对于部分方向性小组可以简单汇报主要工作和主要问题。要求主要干系人提前写好周总结,项目经理负责汇总。汇总后内容覆盖:本周目标达成情况和下周的目标、本周工作中形成的优势和缺点,不足如何改进、下周达成目标的具体措施和承诺等。当然对全体类可以增加一些快速分享环节,比如对一些好的做法,要及时转化为制度、流程进行推广,实现价值最大化。
组织者可以对会议规则进行约定:比如会议长度不超过一个半小时,对参加会议迟到者的应按制度进行处罚,比如站着参会或发红包、与会人员发言,应限定时间最多五分钟等、严格的会议时间等。会议频率也需要留意,比如双周会、月会还是周会,都需要根据实际情况来,比如有每日站会可能就不需要每周开例会等。会议上主持者、汇报人和所有参与者合适的比例是1:1:1,项目经理作为主持者,不让唱独角戏的事情发生,贯穿会议始终,保持会议节奏,快速讨论紧急问题。当然其它例行的事情还包括:预定会议室、应对突发事件、完善会议规则和及时通知到位、对每次会议的跟进点和关键点进行优先级跟踪等。
哪些事情不该来周会讨论呢?急事不适合周会讨论,要第一时间当下拍板!非跨团队的问题不适合周会讨论!纯执行细节问题不适合周会讨论!大方向决策问题不适合周会讨论!跨团队的,涉及项目整体计划或者协同配合型的问题,或者中长期改进型问题,适合放在周会上讨论。项目经理可以在收集整体状态过程中识别到此类问题,也需要在周会过程中随机应变地发起对“火花”型问题的快速讨论。这样的讨论,不需要在周会时明确所有的细节,大家有共识并有行动落实方向和对应负责人。
总之,和其他会议一样,项目周例会的会前准备、会中控制、会后跟踪都是会议的一部分。会后跟进讨论细节,下次会议同步上次会议的跟进结果,有跟进事项的全体列表和优先级,确保完成沟通闭环。对自己喜欢增加的分享环节,随时留意分享材料,最好形成一定的输入模式和分享池,加上偶尔的灵机一动,才能处理得越来越应手。
(三)如何正确召开项目管理会议
会议已经成为项目经理的一项重要工作内容,它提供交换和分享信息与观点的手段。项目经理和团队成员在项目会议上花费了大量时间。在项目环境中,会议作为管理沟通的一种方式是否经济和有效,常因项目经理的沟通技能不同而有差异。会议需要许多时间和精力,因而只有必需时才召集会议。然而,许多会议并非富有成效,这些会议准备得不够充分,主持得也毫无章法。懂得召开什么类型的项目会议,什么时候需要召开会议和召开多少次会议,以及如何有效地主持项目会议是非常重要的。项目会议的类型及其目标项目经理可能需要召集许多不同类型的会议。这些会议包括:项目启动会议、项目计划会议、项目状态/评审会议和问题解决会议等。每一种会议需要达到特定的目标,因而要有相应的会议内容。下面就每一类项目会议分别论述其目标和内容。
1、项目启动会议
1根据项目的来源,项目启动会议又可分为内部项目启动会议和外部项目启动会议。
(1)内部项目启动会议是指承包商的项目经理在承包合同签署后召开的项目启动会议。一般由内部项目发起人(来自管理层)、客户经理、项目经理和项目团队成员参加。
内部项目启动会议的主要目的是:
· 定义项目及其主要团队成员
· 使团队成员明确他们在项目中的职责和角色
· 概要地讨论项目的相关内容
在内部项目启动会议上主要讨论的内容有:
· 项目概述
· 项目的范围和可交付成果
· 项目的总体计划及项目的进度规划
· 项目的组织结构
· 项目假设及风险
· 项目文件保存、存档要求
2(2)外部项目启动会议是由承包商的项目团队和客户的项目团队共同参加的项目启动会议。一般由承包商的项目经理召集和主持。启动会议后,承包商项目团队将着手编制详细的项目计划。
外部项目启动会议的主要目的是:
· 明确双方对项目的期望
· 确定客户和团队成员的角色和职责
· 在进入计划阶段前,再次确认客户的项目需求,并确保双方对项目需求理解一致
· 将承包商的团队成员介绍给客户,以便在项目中更好地合作
这个会议使客户成为项目团队的成员,从而增加客户对项目的承诺——这对项目成功来说是至关重要的。
在外部项目启动会议上,项目经理向客户介绍的主要内容包括:
· 项目概述
· 项目对客户的价值
· 项目范围和可交付成果
· 项目团队
· 项目时间表
· 项目实施方法(风险及假设)
· 项目所应达到的质量
· 结论
2、项目计划会议
项目计划会议是由项目经理召集和主持,项目团队成员参加的项目会议。项目经理要根据项目的大小及项目对组织的重要性来决定项目计划的详细程度。
项目计划会议主要目的是:编制详细的项目计划
项目任务分配:将工作任务明确分配给特定的团队成员。对于每一项任务,必须注明负责人及预计完工的日期,并要求负责人当面做出承诺;使团队成员对项目有一个整体的了解。
项目计划会议的主要内容包括:
· 根据WBS确定里程碑,进一步定义项目活动和任务
· 预测完成活动和任务的历时,将活动和任务分派给团队成员
· 讨论完成活动和任务的方法
· 确定活动和任务的相互关系和顺序,并根据项目时间表制定项目进度计划
· 制定项目成本计划、项目质量计划、项目沟通计划、风险控制计划和项目采购计划等
3、项目状态/评审会议
项目状态/评审会议通常由项目经理召集和主持。参加会议的成员一般包括全部或部分项目团队成员、客户和来自高层的项目负责人。项目状态/评审会议应定期召开。例如,内部项目状态/评审会议可每周召开一次。与客户进行的项目状态/评审会议可长一些,如每月或每季度召开一次。这应根据项目的持续时间和合同要求而定。
项目状态/评审会议的主要目的是:
· 介绍项目进展情况
· 项目是否偏离进度计划,若偏离,应采取什么样的措施
· 说明造成进度偏离计划的原因和如何在今后的工作中防止偏差
· 汇报在项目执行中发现的问题及潜在的问题,如何解决所发现的问题及如何防止潜在的问题发生
· 应引起客户或项目负责人注意的事项,如客户可能尚未签署某一文件等
在项目状态/评审会议上,需要讨论的主题有:
· 自上次会议以来所完成的工作,明确已实现的关键项目里程碑;
· 项目成本、进度和范围情况:
进展情况:将工作完成情况与基准计划加以比较,工作完成情况必须是最新的;
预测:根据目前的进展情况和需要完成的项目任务,预测项目完工日期和项目完工成本,并将它们与项目目标和基准计划进行比较;
差异:明确项目成本和进度的实际情况与基准计划的差异,差异可能是正的—如提前完成计划,也可能是负的—如没能按时完成计划或超过预算,要找出造成负面差异的问题。纠正措施:有些情况下,可以在项目状态/评审会上提出纠正措施以获得客户或管理层的批准,如获得加班的授权,以便使项目赶上进度。在另外一些情况下,项目经理要求单独召开解决问题的会议,专门探讨纠正措施。
4、解决问题会议
当项目团队成员在项目中发现问题或潜在问题时,项目经理应根据项目之初设立的准则(根据问题的大小、可能对项目造成的影响等)来决定是否召集相关人员开一个问题解决会议。如需召开,项目经理要决定会议应由哪些人参加。这些问题不应等到下一次项目状态/评审会议解决。尽早地发现和解决问题对于项目的成功非常关键。
解决问题会议的内容主要涉及采用一个好的解决问题的方法。
解决问题的方法包括以下几个步骤:
· 描述问题
· 找出并确定产生问题的原因
· 找出可能解决的方案
· 评价各个可行方案
· 确定最佳解决方案
修订项目计划,要注意解决
· 方案对项目其他领域的影响
· 实施解决方案
· 确定问题是否得以解决
除了每一种会议可以达到其特定目的外,通过这些会议,项目经理还可以达到以下目的:
①提供机会改正、更新和增加项目团队的知识,从而制定出更为准确的成本和进度计划及绩效状态报告。
②帮助团队成员识别他们的个人努力方向,如何使他们的个人努力成为实现项目目标的一部分,并了解他们的个人成功将如何增加团队的成功。
③增加团队成员对项目的承诺。当团队成员在会议中参与决策时,他们更有可能接受这些决定,并为之而努力。通常,人们反对某一决定,并非是因为决定内容本身, 而是因为他们没有被征询有关决定的意见。此外,比起个人所做的决定,团队决定更不容易被质疑。木增加团队的凝聚力,使人们感受到项目团队的存在,并确实作为团队一起工作。
④使项目团队意识到,在管理当前项目中,项目领导作用的存在。
⑤在特定环境下,为团队成员提供一个展示他们在解决项目问题时的创造性。
在召开会议之前,项目经理必须要定义会议目标。这些目标要具体、可测量、可实现和以结果为导向。项目经理要明确所有项目团队成员在会议中的角色,甚至轮换这些角色,以便每个成员都有机会得到锻炼和获得主持会议的经验。
5、项目会议的频率
在项目会议的频率与其潜在的利益之间,应保持合理的平衡。会议的频率与项目的生命周期相关。在概念和可行性阶段,应召开更多的计划会议,以便在原则上就最终目标和达到这些目标的方法达成共识。在这一阶段,客户的需求要得到充分满足。但是,概念一旦被最后确定,团队成员便进行详细设计,实施计划和开发产品, 会议的数量要减少。然而,状态/评审会议的频率可能在实施计划、开发产品和项目接近收尾时增加,因为此时有许多事情需要协调。通常,评审会议有益于在项目实施和后期工作中避免使用过多的时间和资源。
下面是一些减少会议数量的实用指南。
在召集会议之前,项目经理应先回答下面问题:
· 需要召开会议的主要事项(问题或机会)是什么?
· 引起问题的事实或假定是什么?可能的机遇是什么?
· 潜在的备选方案是什么?他们的成本和收益如何?
· 可以给与会者提供什么样的建议来处理眼前的问题?
· 如果不召集会议,可能的结果会怎样?
回答上述问题,可能使你意识到根本就没有必要召开会议。
6、如何管理项目会议
管理会改是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈,提供了一种集体解决项目问题和获得机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议,创造适当的团队气氛。他/她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标,主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会上讲得过多,会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他/她要达到会议目标努力的认可度和他/她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。
会议可能是低效的或完全是浪费时间的,特别是项目经理犯下面一些常见的错误时:
· 召集太多或太少的会议
· 在会前忽视分发会议日程
· 没能邀请有决策权的管理人员
· 没能与在会上做主要发言的人员协调
· 在琐碎的事情上花费太多的时间
· 没能将活动任务分配给具体人员
项目会议是否成功依赖干各种不同因素。这包括会议类型(严肃的还是自由的)、会议形式(正式的还是非正式的)、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到达些因素,并恰当地利用这些因素,以便有效地管理会议。
下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。
充分计划和良好管理的项目会议,可能会非常富有成效。就像下面将要讨论的那样,有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。
(1) 会议前。
按前面所论述的问答程序,决定会议是否确实需要。如需要,那么就要:
· 确定会议目标,要把项目进展或状态评审会议与问题解决会议分开举行
· 为会议讨论设定基本规则
· 确定谁确实要参加,并只邀请这些人员
· 尽早通知与会者会议的目标、地点和时间
· 事先分发会议日程
· 列出要在会上涉及到的事项,并预演会上的发言
· 按时开始和结束会议
(2)会议期间。
为了使会议尽量简短,且富有成效,项目经理应做到以下几点:
· 制定具体时间限制,并坚持这一时限
· 会议一开始,就要明确会议的具体目标
· 多从与会者处了解情况(听应多于讲)
· 使会议按日程进行,防止与会者“跑题”
· 利用直观教具帮助说明你的观点,鼓励其他与会者效仿
· 就是否达成一致意见或仍然存在分歧,定时总结讨论结果
· 当工作需要进一步完成时,将工作分配给团队成员
(3)会议后。
当然,绝大多数工作要在会议之外完成。因此,要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录,并在下次会议上使用会议记录,检查工作结果。
要保留会议记录,特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容:
· 下次会议的时间、地点和说明
· 这次会议的时间和地点,与会者名单及其在项目中担任的角色
· 讨论的会议事项
· 已达成一致的决定和需要进一步研究的问题
· 活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员
美国的统计数据表明,一个项目经理一生中,平均大约用8年的时间开会。在项目环境中,时间通常是很紧迫的,因此使用一些能使会议重点突出和富有成果的特殊 方法是重要的。这可以通过确保主持人和与会者都能很好地扮演其角色来实现。下面是一些能使团队会议更富有成效的建议:
主持人的角色是设定期望,确保团队集中讨论会议主题和避免偏离主题,并鼓励团队成员积极参与。参与会增加团队成员对项目的接受和承诺。
与会者的角色是做好准备,表现出自信和兴趣,发言时不要“垄断”讨论。
幽默的角色是活跃会议气氛,并可提升和指明团队的道德水准。幽默要健康,即不要讽刺和指向任何团队成员。任何时候都要避免使用种族和性别偏见的幽默。
如果要参加由别人召集的会议,项目经理和职能经理一样可能都不喜欢这类会议。毫无疑问,良好组织的项目会议为项目成功提供了有效工具。但是,项目经理有时可以利用电话,与团队成员私下讨论或召开简短的特别会议来解决一些很重要的问题。
(四)成功的项目例会要怎么开
管理过项目的朋友应该会有体会,80%的管理工作是沟通协调各方干系人,进而推进项目进展。而最常用的沟通协调的工具技术就是会议了。因此,大量的日常工作就是,开大大小小的会,不是在开会就是在准备开会。
项目会议很多,但真正会开会,开好会的项目经理并不多。有一本关于如何开会的书籍:《罗伯特议事规则》,还是很有参考价值的。该书告诉我们开会怎么吵架、怎么妥协,如何不要把会开成一锅粥。
作者整理了本书的主要观点结合自身的管理心得,总结了5点开会的要旨。
1.开小会,定主题
不要组织没有主题议题空泛的会,把大型会议、复杂会议进行拆解,拆解成可以明确定义主题的小会,开会的目的明确,各司其职,集思广益,效率才会高。
2.做好准备工作
会前做好准备工作,这一点相信大家都认同,包括:会议通知到位、提前发议会材料,安排主持人,会议纪要人、以及调试好会议设备等。
3.把控会议时间
严格把控会议时间,会议开始时间大家一般都会比较重视,但结束时间往往就根据议会的实际情况顺其自然了。开会是项目管理中非常高频的一项活动,经常延时会议会给大家一个计划不需准确的默许,潜移默化地影响大家做其他项目工作。
4.要务实,少务虚
来参会的人员必须能对事情负责,也就是开会议事要落到实处,不开务虚的会议,务虚会议放到非正式场合,午餐会,团建等活动中进行,更能打开思路。
5.头脑风暴要慎用
最后要说说头脑风暴,这的确是个很好的沟通收集信息的工具,但实际情况是它被过度的滥用着,大部分时候进行头脑风暴,不是事情所需,而是因为没有具体负责人。没人牵头的事情先定负责人再上会讨论。
虽然开会是项目管理中很高频的活动,但它一点都不简单,可以说开会也是技术活,需要引起大家的重视,尤其是管理者。以上内容仅仅是抛砖引玉,更多的经验分享可以关注:小秘来了,了解更多项目管理相关文章。
(五)召开项目启动会议需要做的八步
项目启动会议,是一个非常重要的会议。不要认为它是可有可无的。古代出战前都要鼓舞军心,要把士兵们聚在一起,说攻打目标和喊口号,具体操作会因为将军风格有所不同,但是具体步骤还是很相似的。项目管理也一样,启动大会的目标之一就是让项目团队更有信心,更加明确项目的目标。尽管每个项目启动具体形式和内容都不一样,但是通常召开项目启动会议需要做的八步。
第一步:明确项目目标和最终交付成果明确这些问题将有助于确定项目的人员配置和项目计划,把它们写下来,然后和项目所有者进行确认。
第二步:明确项目团队成员及其责任项目的规模、复杂性和具体类型决定了完成项目所需要的资源。确保项目运行所必需的资源包括4个主要类别:运行、行政辅助、管理、技术。
制定一个项目团队成员联络表,包括以下几项:姓名、职责、部门、位置、电话号码、传真号码、电子邮件地址。这个联络表随后将发给团队各成员。
第三步:制定项目假设清单项目团队成员必须要清楚地知道关于项目的主要假设。例如,要说明这样一条假设:由项目经理选择的团队成员,一旦确定参与项目,就要确保项目的成功完成。这条假设意味着,团队成员的首要职责是完成项目分配的任务,他们必须严格履行职责以确保项目的成功完成。
第四步:制定初步项目计划提前制定项目计划,确定要完成的任务、具体职责以及时间进度安排,这样会节省许多时间。制定计划的整个过程将有助于确认是否有运行项目所需的全部资源,发现潜在的风险,确定具体任务和重要环节的时间进度。用你需要的一切资源来完成初步项目计划的制定。确保在进行项目启动会议时,已经拟定了初步的项目计划。这样做将会节省时间,并且项目也会更快地运行起来。
要知道此时项目计划并不是就完全确定了。事实上,项目计划也不该被定死,直至开了项目启动会议,这个计划也仅仅是个公布的草案。一旦组建好团队并分派了明确的职责,应当让团队成员确认各自的任务职责,以及合理、完整并且准确的时间安排。到第一次项目进展会议时,项目计划会更加确定。
第五步:确定取得成功的关键要素项目团队中的每个成员都必须清楚地知道项目取得成功的要素。花些时间来确定取得成功所需的因素,并用特定的术语给出明确的定义,和项目所有者确认这些关键因素。
第六步:制定项目启动会议的时间安排项目团队的所有成员都要参加项目启动会议,这点十分重要。与每个成员沟通会议的首选及备选时间和日期。确保即使有人当时不在办公室,但他也能通过电话参与会议。
你在这一步的目标就是召集整个项目团队,力求所有成员在项目开始时能接收到相同的信息。通知所有成员在会前某一天领取会议材料,并仔细阅读材料为会议做准备。一旦确定会议的时间和日期,就立刻去预订会议室以及会议所需的电话支持系统等设备。
第七步:给团队全体成员发放项目启动会议材料在指定的日期,给团队中的每个成员发一份项目启动会议的材料,包括会议时间和日期、项目团队成员联络表、会议议程和会议电话号码、初步项目计划。
让每个人都仔细阅读项目计划,并指出项目启动会议上将做进一步讨论,每个人务必事先了解计划中与自己有关的部分。此外,说明会上将有专门的提问时间用于解答任何疑问。
第八步:明确关键问题及相关因素在项目启动会议前再回顾一下项目计划,在那些需要在会上强调的地方做标记。相关的因素包括潜在的瓶颈、有重大影响的问题、风险区域等。
项目启动会议一旦完成,应确保项目团队中的所有成员均达成共识、目标一致。会前的准备工作决定了项目启动会议能否取得良好的效果。
好好把这八步做好,想要召开一个有意义的项目启动会议,是可以办到的。好好准备项目启动会议,让项目团队成员在这个会议当中尽可以了解项目的目标,多认识自己工作伙伴,了解自己接下来该干什么,整个项目大体走向怎样的。项目启动会议专递信息将成为以后项目团队沟通和工作的基础,有一个好的基础,接下来的工作能够减少很多不必要的麻烦。
(六)项目管理中如何进行有效的会议沟通?
案例:我是某个系统集成公司的项目经理,身边的员工在抱怨公司的工作氛围不好,沟通不足。为改善现状,我要求项目组成员每周必须按时参加例会并发言,但对例会具体怎样进行,我却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会的目的不明,时间太长,效率太低,缺乏效果等等,而且由于例会上一个问题,组员互相争吵,甚至影响到了人际关系,我很苦恼。
望大家指点,在项目管理中如何有效沟通?
精彩解答:
A:
例会的沟通效果欠佳的改善:
1、明确会议纲要和会议议程及大致会议时间。
2、提前一天发送会议通知,并确保每个人收到并反馈。
3、会议按照既定的议程执行,跑题需及时纠偏。
4、会上明确各工作的责任人及时间节点。
5、安排会议记录人员进行会议记录。
6、会议结束后,整理会议纪要并发送各与会人员。
B:
如果是软件团队,可以借鉴scrum。
两周一个迭代,第一天计划会议,最后一天回顾会议和评审会议。
每日站立会,每个人2分钟,超时处罚。需要讨论的问题,会后自行解决。
C:
像我现在的项目,
1、对业务部门,从如何提高他们的工作效率角度分析;
2、对外包厂商,从如何让业务部门对系统满意入手。
从而统一思想,大家沟通起来才更有效。
具体到会议:
1、会议发出通知时,告知会议主题及目标;
2、会议中根据主题,汇报进度及问题,有问题说问题,没问题简单过下就完事,简单明了。
D:
会议的流程,会议的主题,会议需要解决的问题,把制度一个一个的制定出来,每次都言简意赅的说明问题,这样才能提高效率。
另外,以工作为主的例会是起不到团结的作用的,倒不如多组织团建活动,户外的,忘掉工作,可能更容易亲近些。
E:
F:
关于这个沟通问题,首先在项目管理上,要明确几种沟通方式,各种沟通方式的作用。
常用沟通方式有电话、邮件、会议
电话一般用在非正式的沟通上,比如临时性或紧急性事件的告知或者进行会议邀约等。一般不会在电话中确认任何事情的结论,日常中如果有通过电话确定下来的事项,那一般都是在挂电话的时候提醒对方,我们刚才谈论的内容需要补个邮件。
邮件用于正式的沟通,而且邮件内容一般是陈述事件结论,告知、通知的作用,另外需要注意的是,要分清楚发送和抄送的概念。
会议是用于集中相关人员进行讨论,在会议召开之前是一定要让参与者明确讨论议题,像话题中,虽然经常召开例会,但是并没有一个明确的议题,这样就会导致会议达不到理想的效果,造成效率低下,甚至是浪费时间引起抱怨。
结合题目,重点说下会议的方式:
1、在召开会议之前,一定要明确会议主题,提前告知参与人,留足时间给参与人思考相关内容。
2、组织会议的目的是要在会议上提出各自方案或者看法,通过讨论使多方达成一致。尽量避免在会议现场产生新的想法,会造成时间的浪费和因为紧迫而导致想法不成熟。
3、会议一定要有一位大家公认的主持人对会议议程进行把控和引导,出现跑题、巨大分歧或矛盾,尤其是出现技术性意见分歧阻碍会议议程,应及时引导大家求同存异,或在会后召集相关人员小范围再次深入讨论。
4、会议结束后,会议结果以会议记录的形式发出,将达成一致的结果进行明确,重点突出未能达成一致的内容,并告知主责领导,PM再次组织会议针对未能达成一致的问题进行讨论,并邀约主责领导到场进行定夺。