项目中的临时性工作太多，七点经验之谈搞定临时工作

（一）对于突如其来的临时性工作，我是认怂还是任其纵容？

在工作中，我是一个喜欢列出计划并有序完成的人，每次提交月度计划的时候主管不会对我的计划有异议，但是却每天都临时调整变动我的工作内容，给我造成很大压力，同时主管还总是催促我，一件简单的事会不停念，使我产生厌烦心理而去排斥工作甚至排斥主管个人，知道自己这样的心态不对，也非常不希望自己把个人情绪带到工作里，跟主管交涉无果，主管仍坚持自己，我该去调整自己的心态还是汇报上级领导我的困扰？

你的工作优势在于你的列计划，包括按部就班地完成上级安排的工作，及时提交月度计划表。

而上司或者同事给到的新的临时工作其实某种意义上打破了你固有、安全、舒适的圈层，再加上不断的反复提及让你更加焦虑，逆反。这在职场上经常见到。

对于这个现状你非常棒的一点是你意识到这种心态对自己不好。其实能够在职场上意识到这不好已经非常不错了。很多人我们是意识不到这样其实对自己有多危害的，所以你是很智慧的。所以，我给到的分享如下： 

第一，让自己的目前的聚焦点不仅仅放在工作本身上。
当你眼前的关注点仅仅是工作甚至这一件事情上，那么你的所有情绪对抗点都是他/她/它。这样你只会不断反复咀嚼这其中的滋味，反复的过程让你失去了解决问题、找到更优解决问题的方法。
你可以尝试通过运动等其他形式让自己放松一下，而对于工作压力来说运动是比较好的解决方式之一。
第二，我比较建议你这一次先完成领导上司下放的工作。
你可以再完成的情况下再去谈，这是在反应工作完以后的工作总结与反思。而如果你并没有完成，你反应问题领导看到的更多是你的态度跟抗拒，并且对方还要思考这份工作是转交给谁来做甚至没准最后只能领导自己来完成。从管理的角度讲，这就是一次授权失败。
所以，简单说，先完成，为下一次平等谈话争取最大的砝码跟情感天秤。

1）关注自我内心。
沟通前梳理你的思路及对话的目的，重点，要点是什么？
这一次谈话你到底要解决什么问题?
你在过程中期望伸张的正义跟讨伐点（俗称吐槽点）有哪些？
期望对方做出的调整哪怕是心态的转变在哪里？
你最不期望出现的结果是什么?
比如你不想你们彼此由争吵偏离问题而导致同事关系破裂，
你的目的是想听对方的观点，然后寻求能够找到双方都满意的解决方案。
通过这种方法，你就能够很理性的思考。这样即便对方出现负面情绪甚至暴躁等你能够用理智将对方拉回来。
毕竟这一次你是期望通过沟通进行全部或者部分和解的人。

2）理性思考，营造安全氛围，及时表达尊重。
过程中如果真的出现暴躁等情况的时候，有以下三步你可以尝试来进行拉回：
Step 1:道歉。
Step 2:对比说明。
进行肯定跟否定说明。
（否定说明）我不希望你认为我不重视你给我安排的工作，认为我是一个不服从管理的人。
（肯定说明）相反，我这一次还是尽我全力地把这次这项工作做得很好。我大概收集了XX资料，
然后包括联系了XX，跟XX部门XX同事进行了沟通，发现了XX问题，然后解决方案我也罗列出来了。
这一步是很重要的，这一步做得好，可以一下子提高对话的安全氛围。
Step3：求同存异。

我俗称这叫“找你妹”。你要尽可能找到你跟主管领导对待这份工作，这个小项目的共同目标。如果找不到共同目标，要找到目标。只有你不断寻找这些共同目标你才能为你们两的工作和解找到思路跟策略。毕竟任何一名领导都期望你提出的问题，是滴啊这答案工具跟宝箱来的。而答案跟宝箱同样也是送给领导做出调整的安全感跟走下台阶的石头。

最后，送给你一句话，临时想的：
每一次沟通都是一次命题作文，
只是，
有的时候我们写偏了题。
有的时候，我们拿了高分！

(二)项目中“额外”的事

【案例正文】
所谓额外，是项目初期指未分配给自己，分给其他项目成员的事；这些额外的事，通常也是比较复杂、费神、甚至劳累的工作！指定负责该项工作的人员中途离职，或者能力有限或者推诿拖延，导致工作质量不佳，处于“半完成”状态。比如：复杂报表开发，系统数据的导入，超出原计划项目范围的工作等。通常项目成员都不愿意承担这种工作，而只愿守在自己的职责范围内，管好自己的一亩三分地。

根据以往的项目经历，的确存在认真有责任心的、能力较强的成员付出较多，而一些善于捣浆糊的成员则会把困难任务推出去，自己偷懒；这也使得原本付出较多的成员心里不平衡，而不愿意接这些烫手山芋。心态是我干了这些事会引来更多的麻烦，不愿意“多事”。

这种项目状况该如何处理？ 

分析：公司会根据能力不同的人制定不同的薪资待遇。
所以，要合理利用资源，如果员工能力不匹配的话，说明要调整，要及时调整。
另外，安排任务时要有技巧，让成员认为：所有分配的工作都是分内的事儿。
强调每个人的价值，他们都是重要的，宝贵的，不存在谁贵谁贱。
让他们都工作饱和、尽力。
这样，工作你怎么安排都行了。
据技能安排工作可以提高效率。
但有时也不一定按这个做。
比如，你想锻炼一个人的时候。

分析：一要看领导，有些领导风格就是想让员工无极限地处在挑战状态，这种额外并不能说不好，虽然员工辛苦劳累，但是通过这样额外的工作可以成长地更快，这也算是额外的收获！
二要看自我，有些人会心甘情愿地去做并不属于自己的额外的工作，但是，并不是所有的额外都会给自己带来好处，要权衡利弊，自我辨别才好！
我的工作中就遇到了很多额外的事情，有时候压得似乎透不过气来，看着一些人整日地游荡在眼前，就更是气不打一处来的感觉。但人家毕竟是领导，也没什么可说的。
当然，我并非是所有的额外都做。
否则，真会是累死都不知道是咋死的了！ 

  

分析：1、PM需要了解项目成员的能力及责任心，并据此分配相应的工作，才能做到人尽其用。如果中途有人辞职，则需和领导申请相应的新资源，或者将其转交给能力较强，又有心的成员。
2、项目前期就应该将项目的考核制度知会项目成员， 并不失时机的在项目例会上进行考核。
3、PM应该以身作则，承担一些力所能及的琐事。

分析：对于这种情况我个人认为公司领导应该尽量安排别的人选专门负责，最好不要把这种烂摊子给之前为涉及到此工作的而又正在负责其他工作的员工，因为倘若把这个任务分给其他有具体工作的员工，一来会让员工本身的工作强度增大，其次，会让员工觉得这是一个烂摊子，工作不好做，最终只会让员工的进去心受阻，最好的办法是另聘新人，或是从其他项目进行调任。

分析：一个项目团队要想把项目做好：
一、项目组成员之间的协同
二、项目任务分解及分配
三、PM对项目成员技能了解成度
四、团队成员的责任心
以上四点任何一点有问题，案例的情况都会出现。
要想避免案例中的情况出现，最主要是处理好[二]和[三]；
对于[一]和[四]不是PM可左右的，所以做为PM不能因为项目任务的分配或员成任务完成有问题，将更多的事情原因归为已，但是对于PM而言，通过几个项目的运作，要对所掌握的项目组成员有所了解。。。。。

分析：（1）出现这种情况时，作为项目经理应该认真反思了，是不是对每个项目成员的能力、特点评估不足，没有量才而用？
（2）项目工作的连续性对于项目的成功非常重要，要在分配工作之前，认真分析每个人的特点，根据各人的能力和积极性来安排工作，并对过程进行动态监控，及时消除导致中间撂挑子的诱因，维持项目团队的稳定。
（3）对于那些已经发生的此类事件，要制定相应的激励措施，来鼓励合适的人来承担这些“额外”的工作，对这些“临危授命”的人加大奖励，从而在项目部或公司形成一种不怕困难、勇于解决问题的风气。

分析： 其一：个人认为，我们在工作过程中，不应有这种“额外工作”的想法，每个人在公司里拿工资，都有工作的义务，没有说哪个工作归哪个所有的问题，只是分工不同。所以工作分配过程中，PM应该做及时调整，但不是给另外员工“额外工作”，而是将工作转移到适合于此工作的员工而已。所以关于额外工作一说，只能说明PM在工作分配时不当，而且未对其错误计划进行修订造成的。
其二：PM在给每人分配任务时，应考虑使每人在完成工作的过程中，都会有相应的成长，只有让每个员工都感觉到自己的成长，才能让项目团队中的所有成员都积极努力的工作。如果大家都觉得自己多干活是为自己着想，那额外工作便不是额外工作，而是能力提升的经验。有了这样的团队，就不可能会有额外工作一说。

分析：1、案例出现此情况，说明前期计划、任务分解分布、成员技能估计、责任分配矩阵制定不合理或有不充分的地方，因此，首先要对成员能力、任务分布、计划等进行重新查验、分析和调整。
2、各项目中出现能干就多干的情况也较普遍，这可通过合理的绩效考核、奖金分配、多劳多得等激励措施，来平衡和激发员工的积极主动性。
3、即使采用以上方法措施，任何项目都不可能做到完全“一碗水端平”，多少存在一些平衡因素和心里，这就需要通过正式、非正式沟通、经理首先以身作责等，形成良好的团队氛围，强化团队集体目标，从长远上解决此事。

分析：1.出现这种问题，说明项目经理没有把合适人的放到合适的位置上去。在分配任务时，一定要充分考虑到个体差异，最好在分配任务前能征求一下团队成员的意见。
2.能力较强的成员付出较多，这是一种普遍现象。问题是他们的付出是否得到过适当的回报？比如晋升机会、资金以及其它待遇等。
3.分配任务实际上就是和团队成员形成了一种契约关系。分配给自己的任务，能做就把它做好，不能做及早提出来。而出现案例中的问题，说明团队成员间的沟通是存在一些问题的。
4.过程监控、跟踪不到位。分配任务后，项目经理应经常了解项目的进展情况，并及时调整相应的计划。

分析：案例所提及的事情是现在的团队成员中的一种普遍现象。美国员工他们注重自己的工作范围。超越工作范围的事不愿多做一点，自己工作范围内的事情认真地做。中国员工存大致存在两种状态，一是不愿付出，二是有目的的付出，真正无目的付出的人很少。我作为项目管理的一位老者，把我的经验告诉大家，搞项目管理的人不要怕付出，你真诚的付出终归可以得到回报。只是汇报的形式不同，通常付出可以得到三（jing）的回报，这就是：经济；经验；精神。只要你真心的付出，你至少可以得到三者之一的回报。

分析：在分配任务时，这些事情就必须考虑到，如果是有过项目经历的项目经理更清楚，这些也不叫额外的事，只是琐事多，就事情本身来说，难度不大，这个时候，可以考虑，对这些任务做一个分解，每人做一点，或者说，也可以指定项目中任务轻的人来完成，同时在项目会议上可以指出，再教育大家一些努力 。

分析： 我们都知道：伟人们之所以伟大，正是因为他们完成了普通人难以完成或不愿完成的事情，我们也许有时会嫉妒那些比我们有成就的人，也曾感叹过世事的不平，之所以如此，正是因为我们忽略了他们在许多事情上比我们多付出的心血！
在工作当中中，肯定有一些比较棘手、麻烦，所谓“额外”的事情存在，而在一个团队中，也必须有某些人愿意多付出并且有能力处理这些额外的事情的人，这些人就是我们常说的所谓能力高的人，可以想象，如果提升的话，不提升这些人提升那些人呢？
所谓“举秋毫不为多力，见日月不为目明”，只做平常的事情，只能是个平常人，只做份内的事情，只能说明是个本分人，但并能不能成为优异的人，那些“额外”事情必将有人完成。

（三）工作中临时任务加不完，主要项目却卡住进度，七点经验之谈

这是我很常被询问的问题：「Esor，虽然我知道时间管理就是自我管理，就是专注自己的重要事情。但问题我的工作上就是无法专注，因为每天都有老板、客户临时加入的大量工作，而且每件意外工作都说是紧急又重要，导致就算我想专注重要工作，最后重要项目还是都卡关。」
这时候，应该怎么办呢？虽然我目前也依然是上班族，有正职工作，博客只是副业。我的职场上也会遇到类似上述的情况，我的工作流程也有需要接受他人管理的时刻，也有必须因为意外而改变的时候。频率虽不低，但我想我的职场，应该没有像是上面情形所描述的那么极端与夸张。
所以，虽然我无法以亲身经验，来探索上面最严重情况的解答。但从多年来的职场经验，我也想跟大家分享一下我的做法，也趁此机会，我对自己工作流程做一个反思。 

工作流程上，还是要以完成重要有价值的项目为优先。
不过职场上，重要项目不一定是我个人项目，也可能是团队的目标、重要的产品，是从整个公司角度判断的重要项目，要以这样的项目为优先。
这时候，如果面临有许多临时工作插入，导致这样的重要项目卡关，那么我会尝试下面七种方法，看看哪种方法可以解决这个问题。
判断
时间管理不是排程，而是一种选择（参考：主观选择，打破「我需要」的人生工作整理困局），而选择前需要有所判断。
我会判断这件被插入的工作，是不是跟目前项目有关，如果是，应该排在项目的哪个流程做更好。无论对方说得有多么紧急，我还是必须有自己项目流程的判断，这样就算要跟主管讨价还价（或是请求给我一点时间时），才有准确的谈判选择。
虽然我也不喜欢工作不照我安排，不喜欢有临时意外的事情，但我也会判断这件被插入的工作，会不会真的是目前重要项目中的紧急意外呢？被加入的临时事件，也可能从整个项目的角度来看很重要，因为项目有可能有意外，不可能完全不变动。
那么如果判断后，发现这件临时工作真的不重要，真的跟目前重要项目无关，真的是琐事，那要怎么办呢？

2.集中
我其实也很讨厌做行政庶务，也讨厌跟重要项目无关的杂事，但职场上不得不有些时候要帮忙。
这时候，我会适当的「集中」处理这些次要的杂事。
先判断对方说的紧急有多紧急，例如是不是今天给他就可以？或是明天给他就可以？如果是，那么我还是可以先处理重要项目的进度，只要在上班的下午选择一个时间，集中把早上以来陆陆续续出现的临时工作，一次处理完成就好。这样也是今天就给他，事实上，对方还不一定今天就确认。
或是对方真的很紧急，希望愈快给他愈好，那我也可以晚个一两个小时吧？先把预排好的今日项目进度，用两个小时全力完成，两个小时后，把前面出现的一些琐事集中处理完成，这样通常也不一定是太大的延误，甚至不是延误。
而一旦能「集中」，那么我就能优先专注在全力冲刺重要项目，先让真正有价值的进度产出，并且节省下切换的干扰时间。
3.精熟
如果连集中也没办法，对方真的就说：请立刻给我。
那么我会尝试用「效率的提升」来解决这种困扰。什么是效率的提升呢？
例如对方说：立刻给我一个档案。但我有准备好云端储存与搜寻系统，只要一个关键字搜寻，不用去翻找文件夹，就能立刻传送档案，甚至是纸本档案也都已经这样数位化处理，可搜寻、可直接转传分享，这样就节省了好几分钟找数据、转数据的时间。
例如对方说：立刻申请一个行政流程。但我有准备好这个偶尔会做到的工作流程的笔记，笔记中有详细的步骤清单，每个步骤需要什么数据与操作，都有经验笔记，这样一来，我就能用更快的速度完成这个流程。
利用练习，利用工具，利用方法，让执行的速度变得更快，这就是精熟。（可参考：开始练习让一次经验有10倍效力）
而一旦精熟，那么就算有很多临时工作，其中可能很多都能顺手快速解决，那么就不至于造成那么大的干扰与时间浪费了。
4.预防
除了让自己面对这些临时琐事，可以愈做愈快，我还会思考，有没有可能预防这些临时琐事呢？
虽然看起来临时工作好像是别人临时给我的，但我不会只是这样想，我也会回头思考，有没有可能是我的工作流程规划有问题，导致我做的事情会出现很多意外，于是别人只好一直插入需要快速解决的临时需求呢？
5.多工
虽然现在很多研究都说应该要专注，多工是不好的。不过，这也要看我们这里所说的多工事什么意思。
如果说，我每天都有重要项目要推进，但每天也会有大量临时工作加入，这时候，说不定下面的多工流程会是有效的。
例如，可不可以把一件重要的工作拆解成多个行动，原本写一篇文章要两个小时，但分解成写大纲、写案例、写方法、写结论，每个只要三十分钟。这样一来，是不是就能在处理临时工作之间，也能分段完成重要的进度呢？
例如，反过来想，把那些临时琐事变成不用动脑的行动清单，只要照着一步一步做就好。这样我还是可以专注在重要项目的处理上，但是需要喘口气时，就去做一两步琐事的待办清单，做为缓冲，但不用动脑，也降低干扰。于是重要项目与临时工作也能同时进行。
不要忽视拆解出行动清单的力量，无论是重要的事，或是琐事，都能帮助我们大幅度的提升效率：「准备好琐事清单，帮你不费力进入决定性工作状态」。
6.拒绝
有没有其他足够重要的事情，可以让我有足够的勇气，在工作上拒绝他人的某些临时而又不重要的要求呢？
拒绝，当然也会是一个选择，当然职场上我们也很难拒绝，甚至绝大多数都无法拒绝。
不过，当真的已经来当极端情况时，如果我确认了真正整个团队最重要的项目，并且我也真的无力负荷，那么从这样的角度，提出拒绝，也是一个必须考虑的办法。

7.正视
当然，拒绝也不一定有效。
这时候，如果真的琐事已经严重干扰原本计划工作流程，那么我会正视这个情况。
正视的意思是，如果琐事就是每天需要占用我大量工作时间，那么在我可以安排的项目进度、工作时间上，就要把这个时间考虑进去，不能理想化的安排项目进度，必须知道我每天只会有两三个小时（或更少？或许可以精算一下？）能推动项目，那么我应该如何预估更准确的项目流程与时间呢？

小结：
以上，是我的经验与方法。问我类似问题的朋友很多，或许我的经验还无法完美解答您的问题，但提出我的想法，提供大家一个参考与讨论的起点。