项目采购管理相关问题解析

项目采购管理，是指项目团队，在为客户完成项目的工作中，从第三方采购原材料、人员等的过程。也就是站在买方的视角，如何对外采购、管理卖方。

采购管理包括：12.1 规划采购管理；12.2 实施采购；12.3 控制采购。也是一个典型的PDCA过程。

首先需要掌握的是买方和卖方之间的交互关系，和采购的流程。

一、规划采购管理

记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方。

1、合同类型。

合同分三种：总价、成本补偿和工料。什么情况下选择什么合同，是考试重点之一。

1）总价合同：已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用；
2）成本补偿合同：工作范围会在合同执行期间发生重大变更；
3）工料合同：在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持。

2、采购工作说明书

用于定义要对外采购的项目范围，充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。内容包括：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点等。

通俗地说，就是项目经理想要对外采购的内容，仅仅包括要采购的产品信息。和卖方相关的信息，不包括在其中。

3、招标文件

采购部门依据项目经理提供的采购SOW，用于向潜在卖方征求建议书。如果需要卖方提供信息，就叫做信息邀请书；如果其他事项明确，仅需要价格，叫做报价邀请书；如果需要卖方提供解决方案，使用建议邀请书。

4、自制外购决策

通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成，还是需要从外部渠道采购的决策。

二、实施采购

获取卖方应答、选择卖方并授予合同。

1、投标人会议。
在发出招标文件之后，投标之前，召集所有潜在卖方开的澄清会，体现公平、公正的原则。

2、采购谈判。
在中标之后，买方和中标的卖方之间，就合同的详细条款进行谈判，最终签署协议。

三、控制采购

管理采购关系，监督合同绩效，实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同。

1、采购审计。
对采购过程的结构化审查，审计采购过程是否合规。

2、检查。
对承包商正在执行的工作进行检查，以确定可交付成果满足买方的要求。

3、索赔管理。
如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，或对变更是否发生存在分歧，此类有争议的变更称为索赔。首先本着友好协商的原则，其次采取替代争议解决方法（ADR），最后可能引发诉讼等。

参考题目：

1、在采购计划过程中，项目发起人指示项目经理必须创建一份具有最低风险的采购计划。下列哪一个合同类型表明买方风险最低？

A. 成本加激励费用合同
B. 总价加激励费用合同
C. 成本加固定费用合同
D. 工料合同

2、采购部向潜在供应商提交一份执行一个项目的建议邀请书（RFP）。投标人会议之后，项目经理收到供应商A要求澄清RFP的电子邮件。项目经理应该接下来怎么做？

A. 修订RFP，增加澄清意见，并将其重新发送给所有供应商
B. 向所有供应商发送具有澄清意见的电子邮件
C. 向供应商A发送具有澄清意见的电子邮件
D. 发送信息之前获得管理层的批准

3、公司希望进行一个新的财务应用程序。完成自制或外购分析之后，公司审查了所有供应商的建议书并选择了其中一家供应商。继续进行项目的下一个任务是什么？

A. 创建一份风险采购计划
B. 对管理层外包项目的决定进行申诉
C. 进行合同谈判
D. 记录变更请求