当前位置:首页 >> 正文

关于时间管理法则及如何高效提高工作效率的一些方法

[ 日期:2020-5-6 ]

恒佳PMP培训中心

PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会(Project Management Institute(PMI)发起的,严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。
其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。

PMP作为项目管理资格认证考试,已在国际上树立了其权威性,PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才,项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA,MPA之后的三大金字招牌之一。

在管理学上,时间管理是有效地运用时间降低变动性。时间管理的目的只有一个:决定什么事该做,什么事不该做。互联网时代,似乎每个人都生活在忙碌之中,微信、电话、短信、会议、任务,我们几乎无时无刻不在接受信息与任务的冲击,时间管理成了每个人工作生活中必备的基本能力。

今天推荐的这篇文章,详解了比尔·盖茨、巴菲特这些牛人是如何做时间管理的。懂得管理时间的人,才不会被时间无情地“杀”掉。

下面,是高效时间管理的21个黄金法则,希望对你有所帮助!

1、订出事业、健康、工作、财富、成就、自我成长等方面的目标。问自己三个问题:如果自己有100万,会定什么目标?如果自己只剩下6个月的生命,会定什么目标?假设自己做什么事情都不会失败,会定什么目标?

2、事先规划好行动。目标——列出行动步骤——每天执行——经常修正。

3、提前列出工作内容,核对工作进度。做重要的事情,有效授权给合适的人去做,处理紧急事件。

4、用80%的精力做20%最重要的事情,用80%的时间来处理会影响到未来的事情。

5、不值得做的事情,一分钟都不要去做。一次只做一件事情。一般认为至少持续工作一个小时才能处理一件比较重要的事情。如果中途被打断,所耗费的时间至少是持续工作的五倍。

6、帕金森定律。事情总是会拖到最后一分钟完成。有可能在两个小时内完成八个小时的工作,需要压缩、紧凑时间。不要把两个小时的工作拖到八个小时完成。完成一个分段目标,应该给自己一个奖励,产生持续的行动力。

7、成功的人,时间至少以半个小时来计划,甚至计划到分钟。每天衡量、检讨、修正自己的时间运用,在有意识的时间,记下自己此时此刻在做什么,清楚自己的生命是如何消逝的。

8、不要故意拖延。不停地对自己说:“立刻去做!立刻去做!立刻去做!马上去做,想想看,一分钟等于50元钱!”培养紧急意识。

9、尽可能在每一件不重要的事情上授权。授权时要明确:一是告诉被授权人,你想得到什么的结果;二是要挑选一个正确的人进行授权;三是希望被授权人做什么,什么时候完成,并要随时查核完成进度。

10、会议成本=会议时间*参会人员*参会人员的平均工资/时。一是对会议的目标要明确,要达到什么目的;二是一个小时以上的会议必须提前下发会议议程;三是优先处理重要的事情,自己的事情讨论完毕,可以提请主持人先行离席;四是准时开始,准时结束。

11、尽量避免被干扰。包括电话、人、突发事件。

12、自己适合做什么事情,要完成什么有价值的工作,希望得到什么样的效果。

13、集中处理同类事情。如集中回复几个电话,集中批阅文件等。不要回一个电话,批阅一份文件,授权一件事情,再通一个电话。

14、TRAF系统。T—丢弃,把不用的档案丢进垃圾桶;R—转手,把事情转手给不同的人去处理;A—行动;马上就做;F—存档,把有用的处理完毕的档案归档,并做好记录。一个重要的原则是:东西用完后要放回原处,减少寻找时间,对工作档案要系统化集中放置。

15、持续不断,不要停止,直到完成。创造性、行政性的工作分开做。

16、每天至少投资一个小时在大脑上,三年后可能会成为一个领域或行业的专家。充分利用交通、休息、等人的零散时间,随身带书看或听录音。

17、说要说的话,长话短说。一次回复多个电话,做好电话记录,身边随时备好纸和笔。

18、提前15分钟到会场,集中注意力,做笔记以备忘。

19、把工作系统化、简单化,寻找更好的办法。重要原则是:时间长一点,做快一点;不要做太多的事情,只做最重要的事情;做最拿手的事情,尽量少犯错,第一次就把事情做对,减少修改时间;利用团队的力量,团结合作。

20、学会说“不”。尽早、经常运用。

21、自己的时间也要注意分配给家庭成员、朋友、社会等。不与家人沟通,不参加朋友聚会,不关注社会都是不可取。

每天所做的一切事情,都应该尽量做最重要的事情,保证使自己更进一步向目标迈进!

以下是高效提高工作效率的方法

1、消除噪声,关掉手机、电脑的通知功能。关掉通知功能,你的注意力会更加集中。我们不能同时处理多项任务。你可能会觉得自己能行,但实际上,你的大脑在不同任务之间切换的时候,每次都要关闭和重启,这样做事效率很低。

2、把所有东西都写下来。努力让大脑尽量保持空白,努力不要去记任何东西。当你的脑海中有各种想法、主意和任务在纷飞的时候,你很难全神贯注在一件事情上。每当扎克伯格有一个想法时,他就把它记录在手机的便签应用上,然后把它放到一边。

3、减少工具的数量。要弄明白如何使用一种新工具或者切换工具,这是需要花费时间的。扎克伯格日常90%的工作都用以下4种工具来完成:Chrome浏览器、TextEdit(Mac OS下的文本编辑器)、Trello(清单管理系统)和谷歌文档。

4、给任务归类。为了减少不断切换任务导致的低效率,扎克伯格留出整块的时间来做相似的事情。他在日历中创建了例行任务活动,专门花1~3个小时来做这些任务。把任务列举在一起,有助于保持大脑的全神贯注,让你做到事半功倍。

5、用简单的任务帮你进入状态。任务列表上的第一个任务看起来如果很艰难,你就会感到心很累。克服这个问题的好方法之一,就是把每天的前几项任务安排得比较简单,你很快就能顺利完成它们,精神也为之一振。

6、把重要事情安排在上午。什么才是最重要的任务?你要在头一天晚上思考一下,如果你第二天只能做一件事,那么做哪件事才会给你带来最大的成就感?你就把那件事安排在第二天上午。

7、限制工作时长。效率最高的人以90分钟为单位开展工作,限制工作的时长可以帮助你保持注意力集中。时间框架缩短了,就必须集中注意力。

8、你没有必要每天都锻炼身体,但是要动起来。任何一个姿势保持太长时间,都会不利于我们的血液循环。运动则会马上改善这种情况,这是让你“换换脑筋”的机会。

9、与那些能让你快乐的人来往。他们会让我们感觉良好,而如果我们感觉良好,那我们的工作效率就会更高。

10、准备方便食用又有营养的食物。吃得好可以让你更加高效地工作。如果你喜欢在做饭上花时间,那就去做吧。如果你没有做饭的时间,那就可以准备一些方便食用又有营养的食物。

11、用音乐来提神。如果你要做那种重复性的任务,比如回复邮件,就可以听你自己喜欢的歌。但如果你需要做比较复杂的任务,需要集中注意力,你就听那些没有歌词的歌,让你保持入神状态。

12、独立思考洞察的能力。布兰登·伯查德建议,平常可以自我练习,要求自己在一分钟内讲完要点;如果能转化成文字更好,可以帮助你调整内容的逻辑。

另外,不等上级通知,自己主动思考与检讨每一个决策与表现,问问自己能为客户、公司提供什么服务和技能,再进行调整修正,这将会让你更具有优势。

13、掌握工作和休息的频率,维持活力。在每45分钟或1个小时后快速充电休息,释放上一个任务的紧张和焦虑,然后蓄势待发进行下一项任务。

14、持续地关注你的目标。布兰登·伯查德建议,要随时问问自己是为何而做、为谁而做,从中获得心理认同感和使命愿景,确保行为与目标一致,才能拥有更卓越的表现。

15、专注重点,提高工作效能。每个人的时间都是有限的,因此要找出最重要的东西,并时刻把它放在第一位。

16、适当地表现出勇气。成功人士面对高风险、困境和未知的恐惧时,他们更愿意去说出实话,为他人出一份力。他们也不怕争斗角力,毕竟成功就是要翻越高墙,才能磨练出自己的专业能力。

分享到: