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多项目同时进行如何做好进度管理?

[ 日期:2021/3/18 ]

恒佳PMP培训中心

多项目并行比单个项目管理更容易出现意外,因为与单项目管理相比,多项目管理的环境显得更加复杂和难以管控。造成这些问题的原因很多。

例如:项目的优先级排序不当,在资源冲突的情况下,资源分配不合理,没有及时监控项目进度,没有专业的项目管理。

那么我们怎么样才能做好多项目进度管理呢?

1、制定项目标准及流程

不管做什么项目,尽可能标准化、流程化。形成各种文档模板,对项目过程遇到的各种问题进行整理、总结。

在完成标准化之后,能减轻很大的压力和工作。这是组织的一个决策和计划部门,也是一个监督机构。他们肩负着组织战略目标如何实现的责任,在组织业务层面上负责多项目的决策、计划、实施流程和监督等。

2、利用工具保持团队内信息透明化

当成员对一个项目信息有较高的可见性,并且也清楚自己以及其他成员在项目中所扮演的角色时,一方面可以培养成员的责任感,另一方面也有利于成员间相互“监督”任务进展。

同时,团队内的所有人也都清楚大家都在忙什么,遇到问题的时候也知道应该向谁寻求帮助、汇报。

要想保持团队内信息透明,可以借助项目管理类的工具,比如看板、任务列表、燃尽图等。比如 ONES 系统,除了项目的可视化,还有严格的权限管理,分工更有序,信息也更安全。

3、利用工具密切监控项目的进度

其实有很多最后的进度问题都可以在早期解决,所以项目进行过程中,一定要密切关注进度,及时发现并解决问题。

比如燃尽图、仪表盘、甘特图等工具技术,都可以直观反映项目进度的健康程度。项目经理可以根据观测到的结果,预测项目结束的时间,判断是否能如期完成,若不能完成,查找原因并采取措施解决问题。

4、明确每个人的工作职能和任务

在制作项目计划之前,让所有人参加讨论,对主要的工作量进行分工,每个人明确知道自己的工作任务和时间。如果你控制的项目和人数比较少,比如10个人之内,跟你在同一地点,最好每天清晨花上10分钟开个早会,确认一下前一天进度。

人多的话,每天写工作日志,每周工作总结,项目经理及时确认进度。

5、学会有效委托和授权

在每个项目中培养一到二个人核心人员,通过标准化的方式,让这二个参与到项目管理工作中来。把项目中的工作进行分类,能委托出去一定要委托出去,把精力放在进度控制和用户沟通这二项中。

6、制定任务优先级

为了避免一次处理太多项目,应该把注意力集中在重要和紧急的项目上。因此,需要根据项目目标确定优先顺序,然后依次有序地开展项目。根据评级,确定哪些项目要优先启动,这对项目目标的实现非常重要。

7、任务的分配

利用项目管理工具进度猫将任务分配,这样能看到每个人都有那些工作,及个人的任务进度,对于任务分工也能更明确,尽量避免出现一人同时参与多个项目的情况。

8、团队间的协作

在多项目管理中,各个项目之间交换各种信息,沟通信息量成倍增加,团队间的协作也更加频繁。

这时多项目结构化协作就变得非常重要,有一个固定的沟通平台,方便成员间的沟通,还需要项目管理工具进度猫的协助,可以很好的解决这个问题。

9、设立奖惩机制

除了上面提到的反馈沟通、信息透明的方式,也需要一些硬性的规定,比如说绩效审查,根据进度基准,测量、对比、分析成员的进度绩效,有奖有罚。

至于如何衡量成员的工作效果和进展,可以用 ONES 的报表功能直观地展现出来成员的工时情况和任务的进展。

10、实时监控项目进度

项目组织外部环境是非常复杂多变的,需要根据外部环境的变化和需求对组织内的项目进行调整。

因此,项目管理者要在进度猫甘特图中明确每个项目的里程碑节点,监控项目进度,定期对所有项目的进度进行统一更新,做好风险储备,出现问题及时调整。

11、明确项目的验收条件

在做项目前,就一定要了解项目达到什么条件可以验收,可以回款。对大多数项目,早点完成条件进行验收,比项目做得完美重要的多。

进行有效的反馈沟通。你发现成员A最近工作进度有点跟不上!

你对他说:最近要加把劲啊,要努力跟上进度啊。
员工A说:好的。然后员工A从原来七点下班改到八点下班了,可是进度依然没跟上。

这中间的问题在哪里呢?

首先是,两者对谈论的话题没有一个共同的认知,反馈不够清晰,努力是个太宽泛的词,两者认可的努力的程度是不一致的。

第二,这根本算不上反馈,只能算是提醒,反馈一定要是能指出明确地问题的,应该是具有建设性的。

上面两点总结起来,就是反馈一定要是清晰的。一般来说,有固定时间周期的反馈交流,能解决大部分的沟通问题,进而解决很多问题。

PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会(Project Management Institute(PMI)发起的,严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。目前,已在全世界190多个国家和地区设立了认证考试机构。

PMP的报考所需条件如下:报名考生必须具备35小时以上项目管理PMBOK学习或培训经历,并出示相关证书复印件。
1.具有学士学位或同等的大学学历或以上者,申请者在五大项目管理过程中至少具有4500小时的项目管理经验,并且,在申请之日前6年内,累计项目管理月数至少达36个月。(在计算项目管理月份时,所要求的36个月是不重叠的、单独的。)
2.不具有学士学位或同等大学学历或以上者,申请者在五大项目管理过程中至少具有7500小时的项目管理经验,并且,在申请之日前8年内,累计项目管理月数至少达60个月。

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