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别让多部门协调问题坏了你的项目

  [日期:(2013-5-19)]  

案例:项目的前期是由公司的A部门(软件部门)和第三方公司共同实施,项目中途由于A部门与第三方公司的沟通协调出现问题,造成项目延期。
于是加入公司的B部门(项目管理部门,我所在的部门),但B部门对第三方公司的协调控制力度也不够。造成B部门的规范、计划、方案得不到具体实施。项目也由原来的A部门与第三方公司的双方扯皮,变成A部门、B部门、第三方公司的三方扯皮。
请问作为B部门的项目经理,有什么好的处理方案?第三方公司是长期合作伙伴,不要考虑更换第三方公司。

案例分析:多部门项目

1、此项目为职能型组织结构。此公司没有建立统一的项目管理流程。
2、第三方公司应该是外包公司,当时的合同没有制定好。
3、项目经理召集相关关系人,包括双方领导等重要干系人对问题进行分析,明确已完成任务,末完成任务。对延期部分按变更控制流程处理,更新相关的项目管理计划。形成合同的补充协议,运用PMP培训中的知识体系,做好干系人分析。
4、项目经理做好团体建设。形成相关绩效考核办法

沟通,协调,解决

作为B部门的项目经理,应以沟通,协调,解决为主,达到解决问题的目的,具体的处理方案如下:
①召开部门会议,让A部门和B部门人员进行参加,及其公司的上层参与,就目前项目的情况进行沟通,了解项目最新情况,了解中途延期的原因,并达成一致意见;
②召开A部门,B部门,第三方公司的圆桌会议,就目前项目延期的问题进行分析,实事求是,具体问题具体分析,分析问题根源的所在;
③针对问题,A部门、B部门第三方公司共同制定项目规范,计划,实施方案等,相互配合,协调与解决,并加强公司内部和第三方之间的沟通。


找出问题根源

A,B部门作为公司内部机构,应该一致对外。先安内,再攘外。由于利益的一致性,相互体谅,支持。制定可行的几种方案。

再找出第三方公司延期的原因,计划无法实施的原因,调整沟通方式,获得第三方公司的支持。并在恰当的时候肯定第三方公司的作用、贡献,打好沟通基础。

要求第三方公司在实施过程中遇到任何困难,要及时告知。本公司根据风险是否可控进行计划调整,或者由利益相关的更高层施压保证计划不被调整。


加强沟通,针对困难点集中攻克

作为项目的负责人,首先需要积极的和A部门以及第三方公司进行沟通,当然这需要项目经理的智慧。将双方关注的问题点汇总并尽可能的取得观点的一致性,最终汇总各方观点并形成一个行之有效的方案。通过三方的具体讨论形成具体的行动方案。

强化沟通
 
1、首先B部门是否有获得公司领导的支持,对A部门的项目成员有在此项目的领导权?要求A部门的项目成员预见风险及遇到问题时能及时告知B部门的项目经理
2、技术细节由A部门与第三方直接沟通;
项目进度等框架及事务性工作由B部门与第三方沟通;
定期安排三方会议检讨项目进展;

 

 
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