项目上采购过的东西要有个证明

老张正在卖力的敲打键盘，这一份项目例会的会议纪要已经改了三遍，老张感觉还有一些东西在会上没有讲到位，就重新整理了一下思路，尝试把逻辑说的更加清晰一些，尽量避免出现歧义，当前这个项目已经进行了一个月，一切都走上了正轨，老张这才有闲心来对付一个会议纪要。

技术负责人过来了，“老张，有个投诉......”

老张一听就急了，“最近没有听说有什么问题啊，怎么还会有投诉，哪儿来的？”

“别激动。”技术负责人一看，赶紧安抚一下老张，“和当前项目没啥关系，是一个采购物料的核算，物料厂家找我们要钱来着。”

老张琢磨了一下，“项目采购物料都是有采购流程的啊，按照流程来不就行了，怎么找到你这儿来了。”

技术负责人给老张从头讲了一遍，老张听了半天，这件事还真是和这个项目没啥关系，不过供应商只能找到这个项目来进行核算。

这算是一个遗留问题，项目组和项目的第三方供应商可能都存在一些问题。

这个供应商是集团第三方供应商名单中的一个，在一年前签订了一个试验站点的供货设备安装合同，这个实验站点是为了向客户展示和营销使用的，进度赶得非常紧。

项目组人员口头上通知了这个供应商尽快备货，那作为乙方自然是不敢怠慢，于是急急忙忙采购了一部分物料开始进场安装。

后来营销进展不利，这个试验站点就暂停施工，随着时间的推移，这个试验站点项目几乎就是不了了之，兜兜转转，在内部由于营销人员和参与这个试验站点项目的人员变动较大，没有及时通知到这个供应商进行物料核销，这一拖就是一年多。

这个试验站点后来被划分到老张当前这个项目中来了，归属到正常的施工站点中，这也就是供应商找到老张要求核销的理由。

“现在他们需要进行费用核销，主要是之前采购的物料费，施工人员的安装费，还有设计费和项目管理费用，大大小小他们说是有几十万快钱。”技术负责人最后道出了对方的诉求。

“我去找过公司的会计，不过会计那边没有同意。说公司的系统中没有这个项目物料采购的记录。”

老张考虑了一下技术负责人的所说的这个情况，然后说，“既然这件事情确实发生了，总是要处理的，会计那边是按照规章制度办事，核销费用是需要证据的，你让他们尽可能提供完整的采购证据，比如项目组要求他们采购的邮件证明，文档，发票，还有接货单或验收文件等等。”

“你再去找找当时这个项目的一些人，看看他们是不是还有和这个项目相关的证明材料，然后一起审核一下。”

最终，这个供应商经过一个多月的单据整理和证明材料的收集，老张和技术负责人以及项目团队对这些材料进行逐一审核，确认了整体费用大概在8万元左右，对方也接受了这个核销结果。

那么，在项目中，为了避免给供应商和项目自身带来不必要的损失和麻烦，在采购方面需要注意下面几个方面：

1.供应商中标后，在物料采购前一定要发邮件给项目经理并抄送给相关人员，避免口头协议带来的证据缺失；

2.供应商人员参与项目管理过程，比如开会，需要及时进行签到或在会议纪要中签字，并留存复印件；

3.在项目暂停或取消的时候，需要及时通知供应商及时完成工作量的整理和物料的核销以及项目的费用结算，双方统一确认避免后续争议。