项目管理中保证沟通的有效性，不要让沟通浮于表面

（一）项目沟通管理

所谓沟通，是人与人之间的思想和信息的交换，是将信息由一个人传达给另一个人，逐渐广泛传播的过程。在项目管理中，专门将沟通管理作为一知识领域。PMBOK中也建议项目经理要花75%以上时间在沟通上，可见沟通在项目中的重要性。多数人理解的沟通，就是善于表达，能说、会说，项目管理中的沟通，并不等同于人际交往的沟通技巧，更多是对沟通的管理。
所谓项目，就是为实现特定目标而临时组织的一次性活动，所谓项目沟通，就是在开展项目工作中进行的交流，所谓项目沟通管理，就是为了实现项目目标，科学地、合理地组织和管理所有项目工作中的沟通交流。
项目沟通管理的具体内容
项目中沟通对象主要为项目干系人，不同干系人需要的信息可能不同。所以在项目启动时，就要识别所有的项目干系人，以及不同人的不同信息需求。不同人所得到信息拿出来共享交流。
沟通对象、需要的信息、信息发布频率等都要确定好，执行沟通计划。看上去很简单，每个项目都可以依此模式套用，但实际上很多项目在执行中都会出现沟通问题。
计划要分长期计划，中期计划，短期计划。
各期计划分清：主次、紧急与否之分，只有正确区分，才能一 步一步展开工作计划。

(二)项目沟通管理易犯障碍

1、“我以为”的错误：以为沟通过，别人就清楚了；以为没有反馈，就是没有意见了。特别是跨部门的沟通，无论是口头还是书面，更是要注意双方是否理解一致。有时候太过主观，认为有些东西不说，对方也是知道自己的想法与立场，每个人想法不同，不可能完全猜到对方的心思，只有及时沟通，才能取得好的成效。
2、不敢越级沟通，不敢与高层直接沟通：不少公司的项目经理在职能上，一般比部门经理要低，所以经常出现项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通，都要上级职能经理的协助。特别是对跨部门的较为复杂的项目中，项目经理要敢于“管理”公司高层，就项目问题与高层进行直接沟通。
可能有部分项目经理是担心不知如何与高层沟通，因为高层的思维是较发散和概要的，如果是谈解决方案等细节问题，估计很难交流，这里也要求项目经理要对问题有很好的抽象归类能力。
3、害怕被拒绝：这是人的本性。如果在销售岗位，应该有专门针对性的培训。在项目推进中，经常出现这样的情况，可能有一些想法建议，要么思考很久才敢提出来，要么不敢与项目干系人提出，白白延误了好时机，或者需要其它部门协助时，不敢提出来。
4、没有提前计划沟通好，造成等人局面：经常出现这样的时候，要确定某个事项，需要几个负责人参加，但因为没有提前计划，到时约不到人，结果推迟等待，无谓的增长滞后时间。实际上，对于难度较大问题，至少要提前两周计划好，预约好相关人员。
5、欠缺适当的沟通技巧：自己不是管理专家，不用在沟通技巧中耗费太多时间，但需要掌握一些适当的沟通技巧，主要是对人对事的敏感度，能针对具体事情判断是单独沟通、书面沟通、口头沟通更有效，还是需要适当借力，能达到这个层次就可以了。

（三）项目组成员的沟通浮于表面，非常的耽误时间。

案例：工作中我发现公司一个比较明显的沟通问题——沟通不到位。常常项目组成员的沟通浮于表面，没有深究原因，导致执行过程进行到下一步又折返回来找问题，非常的耽误时间。更重要的是本来可以预料且避免的问题结果还是发生了，又得花时间去解决，常常充当“消防救火员”的角色，很被动，也身心俱疲。

　　好比一个人问另一个人吃了吗和吃了什么所得到的信息量是完全不同的，我认为在项目管理中每一个参与项目的人员都应该抱着负责的态度，对与自己相关工作的责任人深入一点挖掘信息，多一点追问，少一点敷衍，这样的话才能有“额外收获”——也许问题的根本原因就在一次次抽丝剥茧的沟通中暴露出来。这一点对于接口部门和接口负责人尤其重要，不要怕麻烦，也不要偷懒，起初沟通得充分一点，会为往后节省出更多的时间，就像经过深思熟虑再行动和莽莽撞撞行事得到的结果一定不一样。套用一句流行语劝诫大家，现在偷过的懒迟早都是要还的!

分析：项目团队中上下级之间往往难以实现充分而有效的沟通，很多人在与一个比自己地位高或威望大的领导进行沟通时，往往会表现失常，难以充分表达自己的想法，因此需要把平等的理念贯彻到上传、下达这两种沟通方式之中去：适当减少管理层级、重视第一手资料的获取、以避免言路不畅；重视非正式沟通的作用，鼓励团队成员提出有价值的建议等。

分析：对于沟通不到位的问题，首先要分析原因所在，有可能是沟通方式的问题，比如说以邮件等文字形式，这样就可能会产生歧义，导致沟通障碍，电话、语音、视频更好一些，面对面最佳，我们可以借鉴国外的一些做法，首先你对他说明问题，然后让他进行复述自己的理解，之后问他有什么想法，再问有什么可以帮助他等这么反复几次的问答，可以让他明白你要表述的问题，才能做到有效的沟通. 

分析：以各种项目经理的工作时间分配来看沟通工作的重要性。可将项目经理分为三类：一类是普通的项目经理，他们最多称之为工程督导；另一类是有效的项目经理，他们可称之为实施经理；最后一类是成功的项目经理，他们交付的项目非常成功，客户满意度高，他们在企业里能获得较快的提升。同样是做项目，这三种项目经理在管理项目上有什么区别呢？那就是有效沟通，项目沟通上所花的时间和精力对项目的成功有着决定性作用，它不仅造就了成功的项目经理，也造就了成功的项目。有效的沟通是成功项目的典型特征之一。作为项目启动过程的一部分，项目核心团队应该撰写一份沟通计划。

分析：沟通渠道是技术层面的。良好的沟通渠道可以减少内耗，让项目进行得更顺利。但如果沟通渠道不畅通，就会造成很多误解，从而伤害感情，甚至影响到交流的平台。可能的沟通渠道数量可以用一个简单的公式计算：N(N-1)/2.

分析：提高沟通要弄清楚听者想听什么，透过认同、赞美、询问需求的方式实现，并以对方感兴趣的方式表达。同时在适当的机会和场所中，依据需求变化场所。倾听时，用对方乐意的方式倾听，积极探询说者想说什么，设身处地，积极回应、鼓励表达，控制情绪适时回应与反馈，最后确认理解，澄清异议。

分析：团队最开始的时候，沟通不到位是正常现象，毕竟了解一个人是需要时间的。但是作为项目管理者只要拿出诚意，在正常的项目管理过程中，通过沟通的反馈对目标进行观察和分析，必然会得到一些反馈，可以及时的察觉到对方对自己沟通方式、沟通内容的反馈情况，再依据反馈进行适当的调整，必要的时候可以进行换位思考

分析：1、首先是因为对所有成员的基本情况以及长处短处甚至家庭情况没有进行全面的了解；2、在业务工作开始的时候，没有全体全面深入了解目标任务的内容，就草率开展；3、在业务工作进行中，没有进行计划、分工、制定方案、检查、考核、奖惩等方面的沟通；4、在业务工作结束后，没有回头加以检查复盘，对业绩好坏没有奖惩方面的沟通。

分析：要了解沟通不到位的原因是什么客观原因：问题没有讲清楚，要求没有明确，执行人员是否理解或有能力执行等。主观原因：氛围与环境不良，散漫惯了，就是不配合等针对不同的原因制定对策。可能不一定从根源上解决，但应该会有所帮助.

分析：沟通不到位的本质不是不到位 而是他以为 他以为 之所以发生他以为的事情本质原因就是没有责任心或者责任心不强。所以要解决沟通不到位的问题只要解决责任心的问题就可以了。

（四）项目管理中主要技巧

聆听中的主要问题
1.被动地听
2.注意力分散
3.偏见和固执
4.过早下结论
聆听中的技巧
1.使用目光接触和对视
2.展现赞许性的表示
3.避免分心的举动或手势
4.适时合理地提问
5.正确有效地复述
6.避免随便打断对方
7.尽量做到多听少说
8.使听者与说者的角色顺利转换

（五）克服沟通问题的方法

(一)合理地选择沟通方式和环境
(二)正确地安排沟通次序和时间
(三)适时地营造沟通的氛围
(四)不能进行超范围的沟通活动
(五)充分运用信息反馈
(六)积极驾驭语言与使用词汇
(七)积极地使用非言语信号 

（六）项目沟通计划

项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。 [1]
设想一下，当你被任命接替一个项目经理的职位时，最先做的应该是什么呢？召开项目组会议、约见客户、检查项目进度……都不是，你要做的第一件事就是检查整个项目的沟通计划，因为在沟通计划中描述了项目信息的收集和归档结构、信息的发布方式、信息的内容、每类沟通产生的进度计划、约定的沟通方式等等。只有把这些理解透彻，才能把握好沟通，在此基础之上熟悉项目的其它情况。

（七）保持畅通的沟通渠道，保证沟通的有效性

项目沟通中典型的问题是“过滤”，也就是信息丢失。产生过滤的原因很多，比如语言、文化、语义、知识、信息内容、道德规范等等，经常碰到由于工作背景不同而在沟通过程中对某一问题的理解产生差异。因此，参与项目组的成员都必须以项目“语言”方式传达和接收信息，同时了解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。
其次，建立沟通平台，最大程度保障沟通顺畅，使得信息在传递中保持原始状态。
第三，建立沟通反馈机制，保证沟通的有效性。在项目实践中，采用了适当的沟通方式，运用了有效的沟通技巧，并不一定就能得到准确的回应，因此，对于重大问题的沟通或者多人之间的沟通，必须要求信息接受方对信息的沟通结果进行确认和复述，以确保信息的正确和有效。

（八）采用正确的沟通形式，克服不良的沟通习惯

工程项目中的沟通形式是多种多样的，通常分为书面和口头两种形式。书面沟通大多用来进行通知、确认和明确要求等活动，语言文字运用得是否恰当直接影响沟通的效果。使用语言文字时要简洁、明确。
口头沟通过程中应该坦白、明确，避免由于文化背景、民族差异、用词表达等因素造成理解上的差异。此外，还可借助于形体语言进行沟通，像肢体语言、图形演示、视频会议都可以用来作为补充方式。它能摆脱口头表达的枯燥，在视觉上把信息传递给接受者，更容易理解。
在项目沟通中要特别注意要克服不良的沟通习惯，该用书面沟通的不用口头沟通，该与项目经理沟通的，不于组员沟通，该今天沟通的，不拖到明天沟通，要严格执行沟通规则，避免出现项目沟通中的失误。

（九）重视沟通效率，节约沟通成本

沟通对项目的重要性是毋庸置疑的，但项目经理在强化沟通的同时不能忽视沟通的成本。沟通方式的选择，沟通时机的把握，沟通范围的界定都会影响沟通的成本，进而会影响整个项目的成本和进度。所以，要尽量采取节省成本的方式达到沟通的目的，能网络会议、电话会议的就不宜集中开会；能邮件、电话达到目的的，不必面谈；能用规章制度标准化的事情，没必要个案沟通。