六大原因导致项目预算超支，你需要项目成本控制三部曲

（一）如何计算项目成本

对于一个项目经理来说，项目管理三角形里，范围，质量，进度和成本，成本是四个要素里的一个。
很多项目经理拿到的项目可能不需要涉及成本这一块，尤其是在人力资源外包的乙方公司，这块对于乙方的项目经理可能会略去。但是不管怎样，对于一个完整的项目而言，成本计算和控制是重中之重。

项目的成本可以左右项目的范围。同时也可以对项目质量，以及进度产生影响。
那么在拿到一个项目之后，如何制定项目预算？如何保证预算部超支呢？不妨我们先来看看项目成本的构成。
对于一个项目的成本，基本可以分为两类，一类是设备成本，另一类是人力成本。

设备成本顾名思义就是硬件成本，比如工作区域场地的租赁费用，购买服务器的费用，使用第三方服务的费用。这些费用都是客观存在的，比如在明确知道项目需要使用那些第三方服务后，可以明明白白的知道需要花费多少钱。
所以硬件成本相对来说容易计算和控制，只要罗列每一笔需要的支出项即可。
人力成本如何计算呢？
人力成本需要从资源计划开始着手，下面是之前我们罗列的资源计划:

汇总一下，得到下表：
每一个角色都有需要使用的天数。然后对应的，每一个角色在公司内部都有一个成本，这个成本是公司统一计算得来的，包括该角色对应的工资+公司需要为其交的五险一金，还有该资源在公司办公所占场地的租赁费用等等，一般公司会对每一个角色有一个平均成本。打个比方这个平均成本是如下的单价，那么将上表丰富一下就可以得到下面的表：
首先根据单价计算每一个角色的成本，然后汇总所有角色的成本后得到整个人力资源的成本。当然如果牵涉到出差，还需要计算差旅支出。
将计算后的人力成本加上硬件的成本就是整个项目的成本。
在这个基础上可以适当的增加一些比如5%左右作为项目的成本。因为这只是根据最有可能的估算得到的结果，根据三点估算的性质，正负3西格玛都是有可能的。

于是现在我们得到了最终项目的成本。接下去就是申请预算了。如何申请预算呢？这就是仁者见仁智者见智了。根据项目成本的计算，你已经有了自己的底线，剩下的就看你怎么安排资源，怎么从其他竞争者中脱颖而出。

对于老板而言，当然希望项目预算越少越好，这样等于是花小钱，办大事。但是老板也不是傻子，对于项目成本他自己心里也是有数的。也不会越少越好。怎么拿捏这个度，是项目经理需要自己总结的。
唯一可以给大家的是：实事求是，量力而行。千万别为了获得项目而将预算压的非常接近成本，这样对于项目本身就是一个非常巨大的风险。一旦在实施过程中出现一些没有估计到的问题，就会造成超支。项目的超支，犹如创业公司现金流断裂，对于项目是致命的。切记。

（二）你是不是做了这6件事，才导致项目预算超支的

大部分项目很少都能够在设定的预算范围内完成，尽管说正确的规划是项目成功的关键，但通常也有超出规划的一些问题，其中之一就是预算超支。的确，通过正确的规划能够避免一些问题，但你永远无法预测，一旦你开始一个项目，最终会发生什么。

下面是通过一些项目的经验来得出的导致预算超支的原因，了解这些原因可以帮助你避免预算超支的风险：

01 资金不足
导致预算超支的一个主要原因是资金不足，一个项目在刚开始如果预算分配不足，就会明显的导致成本超支，如果你想要一个项目取得成功，没有足够的预算那简直就是痴心妄想。
如何避免：对于出现项目预算超支的情况，要提前给项目赞助商进行解释，建议可以通过追加预算或减少项目交付范围来进行处理。 

02 不可行的成本估算
项目管理中一个重要的工作就是做成本估计，而大多数项目中出现预算超支的一个共同原因就是对于成本估计不足。如果一个项目成本的估算是凭感觉或者是通过不合格人员的经验得出来的，那么这个项目该项目被意外地将要面对的预算超支，如果在项目的早期阶段还可以进行调整，但实际上往往都发生在很难调整的后期。
如何避免：寻求专家的工作人员和题材的专业人士的帮助，而制作项目的成本估算。分解工作为较小的部分，然后进行估计。您可以通过使用成本估算技术，如参数化建模，3点估算，储备分析，自下而上的分析，仿真等进行综合测算。

03 低估了项目的复杂性
越大的项目预算超支的风险越高，因为这种类型的项目，在执行的过程中交互产生的复杂程度会大大影响项目的预算，项目复杂程度越大，其产生的很多有形的、无形的成本就会不断增加，而这类成本往往在项目的规划阶段很难被考虑到的。
如何避免：将项目进行逐层分解，可以分解成若干个小的项目，在项目的一开始就应该预留出充分的变化空间和足够延迟的计划来避免预算超支这种情况的出现。

04 延长项目进度
如果该项目是按照计划来进行的，这并不一定意味着该项目预算也能够被满足。另一方面，如果项目进度被延长，那毫无疑问的项目需要投入更多的时间和金钱，而项目延期也意味着项目人员或项目资源也需要更多的时间。
如何避免：一个项目的关键阶段就是规划阶段，在最初分配给项目的时间和成本时，任何偏差都会大大影响到后面的所有阶段。如果你被要求延长项目的杀害，你需要和你的赞助商进行澄清，这可能会超过原计划的预算，因为更多的时间就意味着需要更多的资源。

05 缺乏备份计划
如果你没有为可能出现的所有问题制定一个备份的计划，那么往往一个小小的延迟，都有可能导致你项目的预算超支。如果不能为所有的问题制定备案，那么对于可能出现的重大问题，制定应急预案是必不可少的，否则，往往就不仅仅是预算超支，甚至可能是导致项目失败。
如何避免：凡事总有万一，对任何问题都要有一定的应急措施。在项目制定预算的初期，应该估算出项目备份计划中可能需要的成本，这样当项目进度或范围发生了一些意想不到的变化时，项目的预算计划有应变的空间。

06 缺乏资源规划
就算是预算充足，如果项目经理不能有效的按照计划提供资源，也会导致预算超支。很多时候，项目经理错误的估计了资源的使用情况，如专家资源没有按照进度被有效的使用，或者错误的估计了问题的严重性，人员的不合理安排等等。
如何避免：这可以通过适当的规划计划的范围、估计的成本和时间来避免，然后相应地将预算按需分配到所有部门。提前规划一切的前提是，你需要了解所有的的资源和设备，避免出现错误放置的情况出现。

（三）三管齐下，项目成本控制三部曲

市场竞争的日益复杂，以及专业化程度的不断加强，越来越多的项目型企业如“雨后春笋”般涌现在神州大地。于项目型企业来说，对项目实施过程的监督和管控是整个企业管理领域中最为关键的一环，项目管理受到越来越多人的关注。

项目进度、项目质量、项目成本，作为项目管理关注的三大要点，项目成本往往最容易被忽略。为了追求客户高满意度，许多项目型企业在实施项目时，往往非常重视要如期将高质量的产品/服务交付给客户，“按时按质”几乎成为了他们开展项目工作的最高指南，最后项目成果的确如期按质交付出去了，而项目成本却处于“失控”的状态，导致企业需要为此付出沉重的代价，高涨的项目实施成本，如同一个沉重的包袱，一点点地压垮着整个企业的运营。

面对更加激烈的市场竞争，企业要想赢得竞争优势，强大的成本管控能力是必不可少的。项目型企业主要支出便是项目成本，把控好项目成本，在一定意义上便是把控好了企业成本。新时期的项目管理，必须更加注重项目成本控制，将项目成本摆在了与项目进度、项目质量同等的地位上。

在项目运行过程中，企业应该采取哪些举措，才能够更好地控制好项目成本呢？以往，由于不够重视以及缺乏有效的管理手段，很多企业对于项目成本的管控，往往只是停留在事后的成本核算上，并没有在项目实施过程中进行主动干预，项目成本把控力不足，处于非常被动的局面，往往在事后才发现项目超支严重，却已经于事无补。新时期项目成本管控更应该将管理的触角从事后分析延伸到事中控制、事前预防，小编认为，可以从以下几个方面，来对项目成本进行全方位的管控。

事前预防：在项目启动前，必须对项目的成本和费用有一个计划和预测，在科学的分析论证基础上，对项目的总支出以及每个细项的支出有个具体的预测。8Manage PPM（项目管理系统）支持"自上而下"项目预算管理，根据项目总成本层层向下，计划好每个子项的成本支出，用于指导项目实际支出。

事中控制：有效的项目成本管控，必须支持项目实际成本支出的实时汇总和更新，通过与项目预算的对比，项目管理者第一时间获知项目超支情况，以便及时采取调整措施。8Manage PPM（项目管理系统）支持"自下而上"的项目支出汇总，自动实时汇总项目实施过程中的各项实际支出，并在出现超支情况时高亮显示，发出预警。同时，系统还提供费用控制功能，可自定义项目或单个事项的费用在某个范围内需要再被审批。

事后分析：在整个项目完成后，除了对成本进行统计、分析外，事后分析，更是下一个项目事前科学预测的开始，通过对每个项目进行科学分析，查漏补缺，为下一个项目开展积累经验，以便之后做出更科学的判断和预测。8Manage PPM（项目管理系统）提供先进的商业智能分析技术，支持从多个维度来对项目的成本进行统计分析，并且支持自定义生成各种报表，方便管理层更好得了解项目费用支出情况。