在项目管理中建立高效沟通与协作的方法

（一）项目跨部门合作，三个要点 

跨部门协作总是比同部门合作难以推进，可能是你没有找对高效的沟通方法哦。
在组织架构日益复杂的今天，靠一个人单打独斗完成工作或项目越来越难，也越来越不可能。
不知你是否留意过，无论招聘什么岗位，几乎所有企业都在强调“团队合作”。 这里的团队不光指的是同部门协作，要包括公司内部的跨部门合作，甚至是跨公司与客户团队一起工作。

那么，跨部门合作有哪些特点呢？

1、和部门团队合作不同，跨部门协作具有时效性，项目结束，项目组随之解散；

2、目标一致，为了实现既定目标共同合作；

3、由一个部门牵头，成员来自其他部门。牵头部门成员一般担任项目组负责人，或称项目经理；

4、项目成员基本是平级同事。项目经理和组员之间没有任何上下级汇报关系，无法使用行政命令要求成员，因此容易出现不积极、不配合的情形；

5、因为该项目只是每个成员日常工作的一部分，不同部门的本职工作量不同，所以完成效率不高。

正因为跨部门项目具有如上特点，要想使项目如期且高质量完成，就需要在沟通环节提高效率，否则，整个项目就会如一盘散沙，一再延误，拖沓不前。

搞定跨部门合作，懂这3点就够了

如何做到高效沟通？

1、项目启动时，需要将项目的目标，人员职责和时间表达成共识

在项目正式开始前，通过大家的集体讨论，明确该项目的达成目标和预期成果，项目组成员各自的明确分工和职责所在，任务列表分解以及合理的时间进度表。并根据这些内容完成整体项目计划。

这样做的目的是让大家在执行前，就对项目整体有个清晰的认识并达成共识，形成责任感和担当意识。而这些也都是后期大家对项目进行监督和回顾的基础，也是前提。

2、项目过程中，通过多种沟通方式，定期回顾和发现不足

项目启动后，要根据计划，把握项目进展，定期召开项目组会议，共同查看各项任务是否按期完成。这种会议可以一周一次，或者两周一次。 

项目成员就各自负责的部分向大家汇报，进展如何；问题或障碍在哪；解决的方法或建议是什么；还需要哪些部门的支持；下一步各个合作部门的工作重点是什么；完成的期限又是什么等等。

搞定跨部门合作，懂这3点就够了

除定期会议，还可以通过邮件或微信群进行日常沟通，及时反馈。

对于未按期按质完成任务的“拖后腿”的人，进行适当提醒，或私下沟通问题出在哪里，达到督促有拖延的部门努力工作，赶上进度的目的。

项目进展中，如遇到重大困难和阻碍，或者意见冲突非常大，无法在跨部门项目组内部中有效解决的，一定要及时向上反应获得指示和支持，不要掩盖问题和矛盾，影响项目下一步进展。

3、项目结束时，举行庆祝仪式，激励和致谢项目团队

当项目如期结束，完成目标后，一定不要忘了，要根据项目影响力大小，举办不同规格的庆祝仪式，激励组员，感谢各个部门做出的贡献，并邀请上级领导参加。

这样不仅会使组员很受鼓舞，起到联络情感的作用，也有利于以后在进行其他跨部门项目中的积极配合。

跨部门项目的推动，其实对于职场人在组织中的发展特别有帮助，你既可以从中锻炼自己的项目管理能力，扩大个人影响力，积累更多人脉，也能获得更多的曝光机会和领导认同。

所以，千万不要等闲视之，敷衍了事，有这样的机会，不要嫌烦喊累，要牢牢抓住，全情投入，把它当成自己升职加薪的必经之路。


（二）项目沟通管理——有效沟通八步走


我们每天都在和很多人沟通，却经常感到沟通没有意义：觉得仅仅是一件小事，却要花费几个小时的时间和精力去和对方说清楚；觉得自己明明说得很清楚，对方的理解却南辕北辙；觉得自己明明不是那个意思，却总是被误解......

沟通虽然是我们每天都做的事情，但却不是一件容易的事，想要做好可需要一定的学习和锻炼。在壹建联之前发布的 “沟通有道，让你工程无忧”这篇文章中，我们也提到过“工程管理中最难的其实都是和人沟通协调的事”。

一个成功的项目管理者，他的最主要任务之一，就是要充分发挥自己的沟通能力来使项目团队更加有效地工作。而在建筑施工现场管理中，有效的沟通更为重要，因为项目都是以团队（专业、班组）作业的方式来开展的，而团队作业则需要更多的信息交流和思想沟通。

合格的项目经理必须要熟悉项目沟通的过程，并充分使用这一过程去分析和发现项目管理中出现的各种沟通障碍，从而使项目组织中的沟通高效、信息通畅。

项目沟通八步走

(1) 确定想法。项目沟通的目的之一在于提出问题、要求并获得回应。那么，在沟通过程中，作为信息发送者，你首先要确定此次沟通的内容、目的与想法，你在沟通过程中要对方接受和理解的东西是什么? 如果连你自己都没确定，还能指望对方能明确理解你的意图？

(2) 进行编码。同样的语言、词汇，对于不同的人来说，理解可能是不同的。所谓编码，是指将自己传达给对方的信息编译成对方能够正确理解的符号，通俗点说，就是“将自己的想法用对方听得懂的话表达出来”。在编译的过程中要综合考虑对方的地域文化背景、知识水平、理解力等因素。

举个栗子，你作为项目经理，准备向下面的基层施工人员传达一项新的施工方法，用文字介绍或者视频演示两种方式，哪一种更容易被他们所理解呢？

(3) 选择渠道。项目沟通中难免会受各种干扰导致沟通过程中信息的丢失与失真，那么选择合适的沟通渠道来和信息接收者进行沟通就显得很重要。

举个栗子：项目经理要和手下10个员工确定开会时间，那么相比于群发电子邮件或短信要求回馈这种方式，一个个打电话确认就显得过于繁琐。

沟通渠道的选择要考虑所传递信息的特性、信息接收者的情况、沟通渠道的噪音干扰，以及是否利于信息反馈等因素。

一般来说，项目中正式的沟通，最好是选择书面沟通（项目报告）或会议沟通等渠道，以免重要信息出现丢失。

(4) 传递信息。这一步，就是将项目信息通过你所选定的沟通渠道准确地传递给你的沟通对象。

(5) 接收编码。信息以编码的形式从发送者手中传给了接收者，并由信息接收者所接收。接收者需要根据发送来的符号的传递方式，选择相应的接收方式。

例如，面对面沟通中，对方发送来的符号是口头传递的，接收者就必须仔细地倾听对方的讲述，否则，符号就会丢失（话语遗漏）。

(6) 进行解码。是指信息接收者将自己接收到的（编码）符号还原为信息的过程。比如，将方言转化成普通话，将手势、眼神、脸部表情转化成能够理解的语言的过程等。

(7) 分析理解。项目沟通中最怕、也是最常见的就是双方出现理解偏差，所以要仔细分析你所接收到的信息，正确理解发送者所要表达的想法和要求。特别是在思想交换和感情交流的沟通过程中，不要局限于“字里行间”，要格外注意分析对方的“言外之意”。

(8) 积极反馈。这一步我个人认为是项目沟通过程中最重要的一步。因为在项目沟通过程中，其实很难做到信息传递过程中完全没有遗漏、失真，抑或接收者能全面理解并且能完全认同发送者的想法和要求。

那么没关系，有疑问、有不同的想法你可以提出来，提出来，双方一起沟通解决，最怕的就是沟通过程中“言者无意，听者有心”、有想法却不反馈，慢慢“积小成大”，最后各种误解导致沟通中断或沟通恶化。

反馈是项目沟通过程中必不可少的环节，它能减少误解和不被理解，有助于人们相互理解，而只有相互理解才能够使沟通继续下去。

总之，要想实现项目中的有效沟通：

首先，信息发送者要清晰地表达出信息的内涵，以便信息接收者能确切理解；其次，发送者要重视信息接收者的反馈并根据其反应及时修正信息的传递，免除不必要的误解；最终，信息发出者和接收者对所沟通信息的理解达成一致、准确、无误。

不过，有一点需要留意，有效沟通的前提是：双方利益没有大的背离！在项目上，有时候你会遇到这种情况：无论你做怎样的努力，对方总是很难沟通、甚至拒绝沟通。这种情况，经常是基于各单位利益和立场的考虑，他根本就不愿意跟你进行有建设性的实质交流。这种时候，遇到这种错误的沟通对象，远离，有时是一种明智之举。


（三）项目团队有效沟通

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在团队中的沟通，影响的着项目的方方面面，有效的沟通不仅能够保证项目更有效率的运行，也能够很好的把握项目的进展方向。

团队之所以成为团队，是因为团队会相互的协作去完成一个共同的目标。在完成这个目标的过程中就缺不了团队成员间的交流和沟通。如果团队有n个人，那么这个团队的沟通复杂度就是n*（n-1）/2。 

假设是一个50人的团队，那么这个复杂度就是1225，相当于有1225个沟通的通道。

团队越大，沟通的复杂度也会更大。所以沟通是否高效会对团队整体的效率产生很大影响。那么作为团队中的一员，我们应该如何进行沟通，来提高沟通的效率和质量呢？

搞清楚对象

就是搞清楚你要沟通的对象，这里面包含两层意思。

你有没有找对人？有一些问题你找了错的人，沟通了半天结果发现他并没有权力或者说他并不会有太强的意愿来一起配合。

举个栗子，例如你想在一个小组内推进周报的制度，你去找了小组内的各个同学，告诉他们为什么要写周报，balabalabala，结果你会发现他们并不支持也不能理解，因为大家并没有觉得周报对他们个人来讲有没什么太大的作用。而这个时候如果你找的是这个小组的负责人，跟他沟通是否需要有周报这样的制度，来规范大家的工作，结果可能就会不一样。

你有没有找全人？

再举个栗子：交互有变更的时候，作为交互设计师，如果你只找了开发沟通了设计的调整，你会发现后面就会有一堆人来找你，交互负责人找你说这个变更他不知道，他觉得没必要改这个设计；测试工程师来找你说这个变更他不知道，他不测；视觉设计师来找你说交互改了，没有通知视觉设计师，视觉稿并没有改····总之你会发现你之前跟开发工程师的这一次沟通简直就是无效的，需要重新跟相关的所有人沟通。这就是要找全沟通对象的重要性，没找全的话会导致你同一件事情重复沟通。

选择合适的沟通方式

沟通的方式有很多种，暂且从两个维度来分。

1.从沟通对象多少的维度，可以把沟通方式分为单个沟通和集体沟通，简称“单挑”和“群殴”。

什么情况适合单挑？

举个栗子，当一个项目经理需要推进一个流程，他自己对这个流程已经比较确信，从专业上讲，这对团队也是有帮助的，但是可能由于大家的立场不同，不同的角色会有不同的声音。

这个时候就适合先做单独沟通，跟每个关键干系人沟通他的想法，针对他们的困惑逐一进行解答。但是如果是“群殴”情况下，当有一个人提出质疑的时候，其他人很容易就附和，那么他们就会形成合力一起“抵制”。这个时候，你一个人可能就应付不过来当时的情况，你没有时间从容的梳理问题和解答他们的疑惑，从而导致沟通的失败。在类似想要说服一群人的沟通，可以先采用单个沟通的方式，之后只需要周知即可。

那么什么情况下，适合“群殴”呢？

一般当我们需要大家共同的力量一起想办法或者要做群体决策的时候，就需要采用群殴的方式。例如产品名字的脑暴，或者针对产品的一次重要调整的群体决策。这类事情，你还找人逐个沟通的话，那会极大的降低沟通的效率甚至让沟通无效。

2.从沟通工具的维度，可以把沟通方式分为：书面沟通和当面沟通。

书面沟通：书面沟通也有很多种，比如邮件沟通，IM沟通。

邮件沟通适用于一些结论的周知，或者一些严肃正式事件的交涉。

举个栗子：会议结束之后，你们得出了一些结论，那么这些结论可以由邮件的形式周知所有与会者。另一种情况，如果你们依赖的服务出现了问题，导致你们产品无法使用，而对方的响应还非常慢，这个时候如果你想引起各个老大足够的重视，那么你就可以发送一个邮件，抄送给自己的老大和对方的老大，来推进问题的解决。相较于邮件沟通，IM沟通的正式程度就会低许多，一般是一些即时信息沟通。它有一个缺点就是信息容易被淹没，所以不适合做正式的重要事项的沟通。

当面沟通：一些关键的沟通或者用文字表达不清楚需要来回商量的问题，适合用当面沟通。

同样的栗子，如果要进行交互的变更，就建议先做当面沟通，接收一下来自其他角色对这次变更的意见，而不是直接用书面沟通。又例如，作为项目经理想跟一位同事沟通一下他的工作调整的安排，那也不适合直接用书面沟通。因为对于这类问题，对方可能会有反馈，而且当面沟通时，你能通过肢体或者表情，来观察他对这件事情的态度或者认可程度，这就会影响沟通的效果。

沟通过程中的注意事项

沟通准备工作

每一次沟通都需要做相应的准备，例如一些数据的准备，一些沟通对象的背景调查，一些可选方案的准备。如果你想找开发负责人沟通提升研发质量，那么就得提前准备最近几个版本的bug情况，以及几个版本之间的质量差别，以及一些改进措施的备选方案等。没有准备的沟通，往往会冗长，而且难以得出结论。许多项目中的沟通都有这个问题。

谨记沟通的目的

每一次的沟通都是带有明确的目的。沟通的过程中，这个目的必须贯穿始终。日常沟通中有几种常见的情况，很容易影响目标的达成。

第一种是关于沟通主题在沟通中改变。举个栗子：在测试阶段，QA发现交互的变更只通知了开发，开发这么做了，但是QA并不知道，而且策划和项目经理等其他角色也不知道。这个时候，项目经理觉得有必要召集相关的人沟通一下对于这一次变更我们的处理方式，是接受呢还是拒绝。结果在沟通过程中一些同学的沟通方向就变成了责怪交互同学没有按照变更流程进行以及变更流程该如何改进。这显然就偏离了我们最初的沟通目的。这个时候项目经理就要立刻进行纠正，回到最初的议题上来。

关于如何纠正，我们可以首先肯定大家现在讨论的问题是很有价值的，但是由于目前还有一些工作没有提前准备，现在讨论起来效率不高，而且目前最紧急的应该是这次沟通的目的，所以建议我们先把大家要讨论的问题记下来，安排专门的讨论，当前先回到本次沟通的目的上来。

另一种情况就是情绪。当人在沟通过程中进入了情绪中，那么他往往就会忘记沟通的目的。作为一次沟通的owner，首先要观察到沟通对象的情绪，如果沟通对象进入了情绪中，我们可以采取一些措施来缓解当时的气氛：

1.强调共同目的：寻找到本次对话双方共同的目的，强调我们的沟通只是为了达到这样一个目的，并不是对对方找个人有不满。

2.保持尊重：我们在沟通中用到的语言或者身体语言都要注意，避免出现一些不恰当的词语或者有一些不礼貌的举动。要向对方显示足够的真诚和尊重。不管是大人还是孩子，当感到被尊重和被理解的时候，就会很容易平复心情，重新回到对话的状态中来。

3.及时道歉：如果说自己的一些语言或行为导致了对方情绪激动，我们可以直言道歉，例如可以真诚的说：不好意思，我刚刚说话的语气重了点。承认自己的错误或者适当的示弱，都会让对方觉得你对这次沟通的诚意。

4.当自己有情绪的时候该如何处理。一些时候除了对方，自己也很容易陷入情绪当中，当自己陷入到情绪中中我们可能就无法再关注到上一个点钟讲到的内容。这个时候最要紧的就是让自己能够冷静下来，最好的方式就是跟对方说，我们休息一下，等一下再回来继续对话。这一点的处理方法本身不难，难的是在那个当下，你要意识到自己有情绪了，而且这个情绪已经已经阻碍你们达成这次沟通的目的了。

5.沟通结论的确认和跟进。沟通有了结论之后，一定要对这个结论做一个确认和周知，结论的确认可以在沟通结束的当时就现场总结并获得沟通人员的确认。事后还可以用到第二点里面讲到的邮件沟通的形式进行周知。

常常见到项目中有一些沟通在口头沟通结束之后大家就各自回去执行了，半个月之后因为别的问题说起发现有一个落实的事项没有进行，原因是有人忘记执行了或者压根就不觉得当时大家共同决定了这件事情。所以结论的确认和周知很重要。周知之后还需要确保会议的决议有被执行，这需要一些跟进的机制。常见的一些跟进的方法有：

创建JIRA任务给相应的同学。

放在常规会议（定期召开）的跟进事项里面，这样这些结论会有一个固定的机制被看到和被跟进。

放在项目的流程里面，固化在日常的工作中

沟通的学问其实很大，不同的角度会有不同的理解。以上只是笔者基于过往有限的经历所梳理的一些要点，欢迎探讨！