项目管理中预算超支的六大主因与应对方法

（一）七步削减项目返工成本

　　在质量成本中，返工成本占了很大部分。一些工厂设立了专门的返工工作站，还安排和培训了一些人员来做这些工作。质量管理大师克劳士比认为，这些做法都白白浪费了资源。他在《质量免费》一书中，提出了削减返工成本的正确方法。
　　1、用返工工时与总工时之比来确定返工工作量费用。
　　2、确定出单位产品中人为出错的费用。
　　3、把这些结果用简单明了的表格列出来，打上点，这样可以看出趋势，向生产管理人员解释了这些图表的意义和目的之后，就把它们挂在工作场所里。
　　4、宣布你要改进现状的意图。
　　5、分析所发现的缺陷的类型，并按照原因重新加以分类，比如缺乏训练、设备不全、粗心大意、缺乏流程等。
　　6、撤销任何专门从事返工的人员，把有缺陷的产品返回到制造缺陷的人手里，还要撤销返工工作站。
　　7、如果检验人员向生产部门经理汇报情况，那么告诉他们控制之外的信息。
　　克劳士比还建议，企业不要为返工预算设立单独的账目，不要让它从一般的生产时间中产生出来。返工成本应当成为常规账目体系的一部分，而由于返工造成的时间上的损失，应当由造成错误的部门经理负直接责任。


（二）导致项目预算超支的六大主因

00 引言

大部分项目很少都能够在设定的预算范围内完成，尽管说正确的规划是项目成功的关键，但通常也有超出规划的一些问题，其中之一就是预算超支。的确，通过正确的规划能够避免一些问题，但你永远无法预测，一旦你开始一个项目，最终会发生什么。 

下面是通过一些项目的经验来得出的导致预算超支的原因，了解这些原因可以帮助你避免预算超支的风险：
01 资金不足

导致预算超支的一个主要原因是资金不足，一个项目在刚开始如果预算分配不足，就会明显的导致成本超支，如果你想要一个项目取得成功，没有足够的预算那简直就是痴心妄想。
如何避免：对于出现项目预算超支的情况，要提前给项目赞助商进行解释，建议可以通过追加预算或减少项目交付范围来进行处理。

02 不可行的成本估算

项目管理中一个重要的工作就是做成本估计，而大多数项目中出现预算超支的一个共同原因就是对于成本估计不足。如果一个项目成本的估算是凭感觉或者是通过不合格人员的经验得出来的，那么这个项目该项目被意外地将要面对的预算超支，如果在项目的早期阶段还可以进行调整，但实际上往往都发生在很难调整的后期。
如何避免：寻求专家的工作人员和题材的专业人士的帮助，而制作项目的成本估算。分解工作为较小的部分，然后进行估计。您可以通过使用成本估算技术，如参数化建模，3点估算，储备分析，自下而上的分析，仿真等进行综合测算。

03 低估了项目的复杂性

越大的项目预算超支的风险越高，因为这种类型的项目，在执行的过程中交互产生的复杂程度会大大影响项目的预算，项目复杂程度越大，其产生的很多有形的、无形的成本就会不断增加，而这类成本往往在项目的规划阶段很难被考虑到的。
如何避免：将项目进行逐层分解，可以分解成若干个小的项目，在项目的一开始就应该预留出充分的变化空间和足够延迟的计划来避免预算超支这种情况的出现。

04 延长项目进度

如果该项目是按照计划来进行的，这并不一定意味着该项目预算也能够被满足。另一方面，如果项目进度被延长，那毫无疑问的项目需要投入更多的时间和金钱，而项目延期也意味着项目人员或项目资源也需要更多的时间。
如何避免：一个项目的关键阶段就是规划阶段，在最初分配给项目的时间和成本时，任何偏差都会大大影响到后面的所有阶段。如果你被要求延长项目的杀害，你需要和你的赞助商进行澄清，这可能会超过原计划的预算，因为更多的时间就意味着需要更多的资源。 

05 缺乏备份计划

如果你没有为可能出现的所有问题制定一个备份的计划，那么往往一个小小的延迟，都有可能导致你项目的预算超支。如果不能为所有的问题制定备案，那么对于可能出现的重大问题，制定应急预案是必不可少的，否则，往往就不仅仅是预算超支，甚至可能是导致项目失败。
如何避免：凡事总有万一，对任何问题都要有一定的应急措施。在项目制定预算的初期，应该估算出项目备份计划中可能需要的成本，这样当项目进度或范围发生了一些意想不到的变化时，项目的预算计划有应变的空间。

06 缺乏资源规划

就算是预算充足，如果项目经理不能有效的按照计划提供资源，也会导致预算超支。很多时候，项目经理错误的估计了资源的使用情况，如专家资源没有按照进度被有效的使用，或者错误的估计了问题的严重性，人员的不合理安排等等。
如何避免：这可以通过适当的规划计划的范围、估计的成本和时间来避免，然后相应地将预算按需分配到所有部门。提前规划一切的前提是，你需要了解所有的的资源和设备，避免出现错误放置的情况出现。


（三）项目管理不好，容易出现预算超支问题

项目管理不好，容易出现预算超支问题。预算超支的原因可能是项目范围管理不好有关。另外，有时候客户需求变更管理的好坏，也会影响到项目预算。下面是一些项目管理不好，容易出现超支问题的一些情况类型总结。

有的项目严重超支，是由于没有进行良好的项目变更管理造成的;而有一些项目严重超支，是由于在开始的时候就没有明确的项目范围说明书和进度计划从而使管理失去了基准而形同虚设。以上两种情况，都会造成项目范围的无限制增加或改变、项目进度的无限制拖延，从而导致项目资源、人员的过量投入。

有时候项目管理的不错，但是根据公司相关规定还是会归为预算超支，例如：某个项目经理同意客户需求，根据变更控制管理规定，客户根据相关的变更而支付了相关的费用。项目也顺利完成了。问题出在：当这部分费用收到的时候，公司管理层并没有把此费用追加给项目组。因此，项目组被认为项目严重超支。

针对上述例子中遇到项目超支问题。某网友的看法：如果你选择做某个公司的员工，就一定要支持公司的总体目标并支持公司管理层的战略措施。在此事的处理上，首先要把自己的想法坦诚地和公司相关管理层进行沟通，让他们明了你的看法。如果我们不去沟通，我们就不能主观断定别人肯定明白我们的想法。之后，也把我们对管理层做法的不解说出来，希望管理层能告诉我们他们这样做的初衷。在沟通之后，我相信管理层通常会认可我们的工作，而不会把一个本来不亏损的项目算为亏损的项目。但是，如果管理层确实由于整体战略需要这么做，需要我们作出一些贡献的话，我自己认为我们应该在理解的基础上服从。