浅析PMP知识领域——项目相关方管理

PMP知识领域——项目相关方管理

一、基础概念

定义
包括用于开展下列工作的各个过程：识别能够影响项目或会受项目影响的人员、团体或组织，分析相关方对项目的期望和影响，制定合适的管理策略来有效调动相关方参与项目决策和执行。
——为提高成功的可能性，应该在项目章程被批准、项目经理被委任，以及团队开始组建之后，尽早开始识别相关方并引导相关方参与。
——相关方满意度应作为项目目标加以识别和管理。

常见相关方问题
1.没有识别全部的相关方——全员参与，群商群策；
2.对所有相关方一视同仁——管理策略，因人而异；
3.对所有相关方分别一一管理——链条效应，妥善运用；
4.只在项目初期识别一次相关方——循环分析，动态调整；
5.不会主动影响相关方——实施联络，实战情商

4大过程
启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组

发展趋势和新兴实践
相关方的外延正在扩大，从传统意义上的员工、供应商和股东扩展到涵盖各式群体，包括监管机构、游说团体、环保人士、金融组织、媒体，以及那些自认为是相关方的人员。
1.识别所有相关方，而非在限定范围内；
2.确保所有团队成员都涉及引导相关方参与的活动；
3.定期审查相关方社区，往往与单个项目风险的审查并行开展；
4.应用“共创”概念，咨询最受项目工作或成果影响的相关方。该概念的重点是，将团队内受影响的相关方视为合作伙伴；
5.关注与相关方有效参与程度有关的正面及负面价值。
——正面价值是相关方对项目的更积极支持所带来的效益；负面价值是因相关方未有效参与而造成的真实成本，包括产品召回、组织信誉损失或项目信誉损失。

裁剪需考虑的因素
1.相关方多样性；
2.相关方关系的复杂性；
3.沟通技术。

敏捷或适应性环境中需考虑的因素
1.高度变化的项目更需要项目相关方的有效互动（扁平化管理）和参与。
2.在动态的共创过程中交换信息，通常能实现更高的相关方参与和满意程度；保持与相关方社区的互动，有利于降低风险、建立信任和尽早做出项目调整，从而节约成本，提高项目成功的可能性；
3.加快组织内部和组织之间的信息分享，敏捷型方法提倡高度透明。

二、识别相关方

概念
定期识别项目相关方，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。

作用
使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。

发生时间
根据需要在整个项目期间定期开展。通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展。


输入 
商业文件：在首次开展识别相关方过程时，商业文件和收益管理计划是项目相关方信息的来源。

工具与技术 
数据收集
⑴.问卷和调查。可以包括一对一调查、焦点小组讨论，或其他大规模信息收集技术；
⑵.头脑风暴。用于识别相关方的头脑风暴技术包括头脑风暴（通用的数据收集和创意技术，用于向小组征求意见）和头脑写作（头脑风暴的改良形式，让个人参与者有时间在小组创意讨论开始前单独思考问题）。

数据分析
⑴.相关方分析。会产生相关方清单和关于相关方的各种信息；
⑵.文件分析。评估现有项目文件及以往项目的经验教训，以识别相关方和其他支持性信息。

数据表现：相关方映射分析/表现，一种利用不同方法对相关方进行分类的方法。对相关方进行分类有助于团队与已识别的项目相关方建立关系。
⑴.权力利益方格、权力影响方格，或作用影响方格。基于相关方的职权级别、对项目成果的关心程度（利益）、对项目成果的影响能力，或改变项目计划或执行的能力，每一种方格都可用于对相关方进行分类。
——对于小型项目、相关方与项目的关系很简单的项目，或相关方之间的关系很简单的项目，这些分类模型非常实用。
⑵.相关方立方体。
⑶.凸显模型。通过评估相关方的权力、紧迫性和合法性，对相关方进行分类。
——适用于复杂的相关方大型社区，或在相关方社区内部存在复杂的关系网络。凸显模型可用于确定已识别相关方的相对重要性。
⑷.影响方向。可以根据相关方对项目工作或项目团队本身的影响方向，对相关方进行分类：执行组织或客户组织、发起人和指导委员会的高级高级管理层；临时贡献知识或技能的团队或专家；项目团队外的相关方群体及其代表；项目经理的同级人员，如其他项目经理或中层管理人员。
⑸.优先级排序。如果项目有大量相关方、相关方社区的成员频繁变化，相关方和项目团队之间或相关方社区内部的关系复杂，可能有必要对相关方进行优先级排序。

会议：用于在重要项目相关方之间达成谅解。既可以召开引导式研讨会、指导式小组讨论会，也可以通过电子或媒体技术进行虚拟小组讨论，来分享想法和分析数据。

输出 
相关方登记册：记录关于已识别相关方的信息，包括：
⑴身份信息。姓名、组织职位、地点、联系方式，以及在项目中扮演的角色；
⑵评估信息。主要需求、期望、影响项目成果的潜力，以及相关方最能影响或冲击的项目生命周期阶段；
⑶相关方分类。用内部或外部，作用、影响、权力或利益，上级、下级、外围或横向，或者项目经理选择的其他分类模型，进行分类的结果。

变更请求：首次开展识别相关方过程，不会提出任何变更请求。随着在后续项目期间继续识别相关方，新出现的相关方则需要输出变更。

项目管理计划更新：在项目初始时识别相关方，不会导致项目管理计划更新。但随着项目进展，项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。

三、规划相关方参与

概念
根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法的过程。

作用
提供与相关方进行有效互动的可行计划。

发生时间
根据需要在整个项目期间定期开展。


工具与技术 
数据表现
⑴.思维导图。用于对相关方信息、相互关系以及他们与组织的关系进行可视化整理；
⑵.相关方参与度评估矩阵。用于将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较。
不了解型。不知道项目及其潜在影响。
抵制型。知道项目及其潜在影响，但抵制项目工作或成果可能引发的任何变更。此类相关方不会支持项目工作或项目成果。
中立型。了解项目，但既不支持，也不反对。
支持型。了解项目及其潜在影响，并且会支持项目工作及其成果。
领导型。了解项目及其潜在影响，而且积极参与以确保项目取得成功。

输出 
相关方参与计划：确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略和行动。可包括：
⑴.调动个人或相关方参与的特定策略或方法；
⑵.关键相关方的当前和计划参与程度；
⑶.相关方变更的范围和影响；
⑷.相关方之间的关系和潜在交叉。

四、管理相关方参与

概念
与相关方进行沟通和协作以满足其需求与期望、处理问题，并促进相关方合理参与的过程。

作用
让项目经理能够提高相关方的支持，并尽可能降低相关方的抵触。

发生时间
在整个项目期间开展。


输入 
项目文件-变更日志：记录变更请求及其状态，并将其传递给适当的相关方。

工具与技术 
沟通技能-反馈：使用反馈机制，来了解相关方对各种项目管理活动和关键决策的反应，收集方式包括①正式与非正式对话；②问题识别和讨论；③会议；④进展报告；⑤调查。

基本规则：根据团队章程中定义的基本规则，来明确项目团队成员和其他相关方应该采取什么行为去引导相关方参与。

五、监督相关方参与

概念
监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。

作用
随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与活动的效率和效果。

发生时间
在整个项目期间开展。


输出 
工作绩效信息：包括与相关方参与状态有关的信息。