项目经理怎么和老板做项目汇报

项目经理怎么和老板做项目汇报

作为一名PM，应该怎么和老板做项目汇报，当然，这里所说的老板只是一个代名词，泛指那些对项目有重要影响力的利益相关者。

做过项目，尤其是带过项目的都知道，带项目本身就非常的不容易，向老板做汇报可以说是项目中非常关键的一个环节，所以咱们就来聊聊这个其实可以影响到项目和个人成败的话题。

在实际项目中，为什么要向老板做项目汇报，主要有下面几个原因：

1.寻求支持。

作为PM，在做项目的过程中，会遇到相当多棘手的问题，这些问题有一部分是自己可以解决的，有一些是自己解决不了的，比如说：项目里重大问题的决策、项目资源的协调等等，这些问题在项目经理自己的权限和能力范围内如果无法解决的话，就必须上报，由领导拍板。另外，有的时候，项目经理在项目中遇到了一个问题正在一筹莫展，而领导的点拨有时候真的可以扭转乾坤。

2.澄清问题。

作为PM，在做项目的时候，往往会遇到复杂的组织环境、利益纠葛和人事斗争，虽然PM尽量不卷入纷争是一个基本原则，但是常在河边走怎能不湿鞋？有些时候，就在项目经理拼尽全力实现项目价值的时候，一些人会在背后捅刀子，干一些见不得人的事情，所以，为了不让这些人的阴谋得逞，为了项目可以达成目标，就必须要及时和老板做汇报，并通过汇报的方式澄清问题、粉碎阴谋。

3.述职。

项目是一种临时性的组织结构，而作为这个临时性组织结构的负责人，PM是需要定期或者不定期地向管理层述职的，述职的表现形式其实就是做项目汇报，用项目汇报的形式让老板了解你的工作状况和授权的使用状况。

第4个原因：拉近关系。

项目是组织实现战略和目标的重要方式，作为PM获得了老板的授权来带领项目，本身就给各方一个强烈的信号，那就是PM在这个项目上是老板的代言人，站在这个角度来讲，PM完全可以建立和老板在工作中和工作外的关系，当然，这里面的比例和尺度是需要拿捏的，适度地建立工作外的关系不仅可以保证项目和个人的安全，更可以用这种参考关系推动项目成功。

5.交换信息。

项目里的信息可以说是满天飞，PM每天要和不同的组织、不同的角色打交道，处理非常多的事情，在此期间也不可避免地会了解和收集到组织内部和项目相关的一些信息，这些信息可能老板并不知道，但是可能会非常重要，另外，老板那里也经常会有一些对于项目和个人有重大影响的信息，所以向老板做项目汇报其实就是一个交换信息的非常理想的方式。

接下来项目经理该怎么做呢？

作为专业的PM，尤其是专业的项目管理者，在项目里面会把老板作为利益相关方来进行引导和管理，而且一份沟通管理计划就可以搞定项目汇报，具体怎么做沟通管理计划，以后咱们再单聊，今天咱们就不那么正式了。

和老板做项目汇报，其实从步骤上来讲很简单，就2步。

1.当你在项目里刚得到老板授权的时候，就和老板约定项目汇报的频率、方式、内容甚至是地点。

所谓频率，就是项目汇报多长时间进行一次，或者是在什么样的特定事件发生时做项目汇报，比如说：每2周五下午汇报1次，每次汇报时间不超过1个小时。

所谓方式，就是用什么样的形式来汇报，比如说：面对面、电话、邮件还是微信文字或者是微信语音等等。

所谓内容，就是汇报项目里的哪些事情，比如说：变更、进度、风险、问题等。

所谓地点就很好理解了，如果领导没有离开办公区，就在办公室或者是独立的会议室，如果出差，就可以提前或者推迟或者远程进行项目汇报。

2.按照约定进行项目汇报。

既然要向老板做项目汇报，那首先就需要了解老板在听项目汇报时的心态，主要有下面9点：

1.老板很忙，没有时间听废话。

2.老板要做的事情是决策，而不是做你应该做的事情。

3.老板喜欢明确，而不是含糊其辞。

4.老板对项目的具体过程和细节不关心也不了解，除非有特殊的原因。

5.老板只关心自己的关注点。

6.老板始终在关注一点，那就是你是否有效控制着项目。

7.老板始终在评估一点，那就是你是否让TA承受了风险。

8.老板很希望知道TA不知道的一些事情。

9.老板不想听抱怨，只想听你的对策和方案。

所以，结合老板上面的心态，在做项目汇报的时候，要注意以下8点：

1.即便是口头汇报，也最好在汇报前把项目状态报告发给老板，供他快速参考和备查，在TA关注的内容上打下明显的标记，例如文字标黄、加上粗体等，让TA一眼可以看到。

2.在口头汇报时，一开始建议先用总-分-总的结构，用最简要的语言先说项目的整体情况，例如：目前项目整体正常、目前项目有3个小问题等等，然后再做进一步的汇报，在汇报的最后，再做总结。在汇报的过程中，对于老板的决策、关注点和建议，要及时记录下来。

3.在口头汇报时，措辞简明扼要，尽可能量化，汇报顺序按老板的关注点排序，对于问题需要说明是否处于控制之中。打个比方，如果老板最关注进度，然后就是质量，你可以这样说：从上次汇报以来，项目实际进度比计划进度晚了1天，在下次汇报前可以追回来，另外目前发现1级Bug2个，3级Bug6个，都不是大问题，可以在下次汇报前解决。如果项目即将或者已经失控，不要隐瞒不报，一定要如实上报老板。

4.不要说老板不关心的事情，例如项目过程和事情的细节，但是如果老板主动问起一些细节，那就要非常详细地讲清楚事情的来龙去脉，如果出现这种事情，一般说明你被人在背后捅了，在介绍情况的时候，要有理有据、不带情绪，必要的时候，可以在汇报后给老板补充一份书面报告。

5.老板是人不是神，对于一些需要老板决策的内容，例如方案，就需要提前把评估好的几套方案发给老板，让老板提前有个准备，在口头汇报时说明每套方案的优缺点、你和相关方的建议，以及建议的理由，另外最好无意地透露给老板，自己作为PM，是整个项目的责任人。

6.如果项目出现问题，在汇报时要注意：绝不掩盖事实、绝不推卸自己的责任、绝不打小报告。从一定意义上来说，项目出问题是正常的，老板一般不会因为项目出问题对你诸多不满，除非你确实出现了不应该有的重大失误，在这里更加重要的是：你作为PM，是否可以很好地解决问题，让项目回到达成目标的轨道上来。当然有些问题非常复杂，可能是因为别人的失误间接造成了你的失误，至于是不是要替其他人背黑锅，只能你自己来权衡，我建议，即便要背黑锅，至少也要让所有人都知道你是替罪羊。

7.老板叮嘱和交代的事情到底做到了哪一步，要主动汇报，不要等老板问到。

8.在必要的情况下，和老板分享项目中的一些信息。必须要说明，这个尺度一定要把握好，一定不要在老板面前无中生有、打小报告，而是在如实反应情况。

以上是最常见的口头汇报，如果是书面汇报，可以参考上面的原则，但是有一点需要注意：在写书面报告的时候，一定要设想如果全公司的人都看到了这份报告会有什么样的结果，因为很有可能，老板看了报告后会转发给其他人。所以在做书面报告的时候，一定要慎之又慎。

好了，怎么和老板做项目汇报就说这么多，如果你参照了上面的注意事项，你在老板心目中的形象至少应该是不会减分的。