项目开始阶段，项目经理应该这样做

试想一下，一小时后如果有一位重要的客人到你家里来拜访，你现在干什么？几乎无一例外，每个人都在整理房间。因为人总是把自己最好的一面展示出来，这就是人性。

《西游记》是大家耳熟能详的名著。当孙悟空和一些妖魔鬼怪大战三百回合而无法搞定的时候，他就会去找观音菩萨当救兵，而观音菩萨来后，根本不用任何武器，只需叫出这个妖魔鬼怪的名字，而后让它现出原形，顿时就把它降伏住了。

文化人类学家在研究东西方神话故事时，发现了一个共同的场景：当妖魔鬼怪出来的时候，只要你能够叫出它的名字，它的魔力瞬间就消失大半。事实上，这就是普世的心理学原理：看见即是降伏。

一、在项目启动阶段制定所有人可看的规则

看见即是降伏的原理对项目管理极有价值。

许多问题就像某种依靠其神秘性吓人的妖怪，你说出它的名字，它就会被消灭。任何项目的开始阶段都为项目结果埋下了伏笔。在开始阶段，提前制定好可预见问题的处理规则，相关方在面对实际问题时的配合程度将大大提高。

项目不是在结束时失败，而是在开始时失败。

先说出对方实际中会遇到的情况，尤其是那些不愉快的情况，同时说出他们在这些不愉快的情况下可能要做出的心理反应，从而改变对方的固有“程序”。当事情真实发生的时候，也就是固定的“程序”触发条件产生时，对方的固有“程序”便会失去原有效用。心理学中这叫“免疫效应”。你可以马上试试这种模式的神奇作用。

你可以这样和你的家人沟通：“我知道你听了我的想法之后会感到生气，但是我真的很想要那部越野车！”

你也可以直接走进你的老板办公室对他说：“我知道这个要求会让你十分不快甚至产生各种失调现象，但是我真的想要加工资。”

你还可以对你的客户这样说：“我知道您可能抓狂或者愤怒，但是我不想骗你，因为项目的确不能按时完工！”

这样说虽然可能并不会让对方满足你的请求，但是你会发现，至少对方不快的情绪会大大降低。请注意，气顺了，一切都会好起来！

在启动阶段到底要树立哪些规则？这要视项目的类型、周期和人员规模等情况而定。实践中，在启动阶段明确下述规则十分重要。

沟通方式、频率、内容及格式。

项目经理的权力、项目奖惩权力、人事调度权力和项目方案的决定权力等。
甲方责任、需求提供、调研配合和业务指导等。
变更处理流程、文档、权利等。
团队合作模式、风格、出勤、考核标准、争议解决等。
项目开发方的各个部门的义务及责任。

这些规则并不一定都以项目制度的方式公布出来，因为成为项目制度本身可能会给某些相关方带来压力，会比较敏感。但是，即使不能用制度的方式呈现，项目经理也要正式地提出关于这些规则的建议。

这些规则映射到制度上，分别是：

项目例会制度。
绩效考核制度。
汇报制度。
文档流程。
变更管理制度等。

在项目启动阶段，相关方对这些规则并不敏感，一般比较容易建立。遇到问题时再讨论建立规则，因其针对性过于明显，极易引发争议和冲突。

一个需要注意的问题是，在启动阶段确立规则会让人觉得项目经理比较教条、刻板，常有人以“项目时间紧、任务重，先干起来再说”等说法搪塞！对此，项目经理要顶住压力，不必过多解释，因为你解释的理由往往会成为别人反对你的靶子。

记住，没有规则在前，后面全是坑，吃亏的是你自己！

二、可视化让项目管理更有效

我的一位朋友是某研究所的总工程师，近两年该所发展迅速，项目任务饱满。但是，他向我诉说了“幸福的苦恼”：项目普遍拖期严重，他们还自嘲“没有我们完不成的项目，但我们也没有按时完成的项目”。

据统计，在对软件项目进度与成本估算时，开发者对自己工作的估算比现实要乐观，大多数项目实际完成时间超过估算进度的25%~100%，少数的进度估算精确度达到了10%，能控制在5%之内的项目十分罕见。

在瞬息万变的时代，商业机会稍纵即逝，如何在限定时间内完成预期的项目成果，怎样管理这尴尬的进度是每个项目经理面临的挑战。

看见即是降伏，人总是把自己最好的一面展示出来。项目经理利用这个原理，通过可视化、透明化对项目过程进行管理。

利用WBS做成任务墙

WBS是一个有用的工具，让所有与该项目有关的人一起来创建WBS，并在WBS中使用不同色块标明每个工作的状态，还可以把各工作的责任人标明，同时给出各工作的时间计划。WBS完成后，将其粘贴在公共场所，将其可视化，这就是任务墙。这种方法能够清楚地告诉大家项目的进展情况，深受项目团队的喜爱。

5分钟站会（5 Minutes Stand-up Meeting）是实践中项目管理的另一个好办法。

5分钟站会时，项目团队成员在固定时间（如每天上午8:30—8:35）、固定地点，每天站着围在一起，轮流主持、相互通报，每人回答以下3个问题。

昨天我做了什么？
现在我遇到了什么困难？
今天我计划做什么？

5分钟站会既可以推动项目进展、跟踪项目问题，也往往可以提升团队对项目的责任感，起到团队建设的作用。

事实上，任务墙和5分钟站会这类可视化工具之所以能发挥不错的作用，其根本原因是它抓住了问题的核心——人总是把自己最好的一面展示出来——看见即是降伏。