如何高效的进行项目沟通管理？

PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会（Project Management Institute(PMI)发起的，严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。
其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。

PMP作为项目管理资格认证考试，已在国际上树立了其权威性，PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才，项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA，MPA之后的三大金字招牌之一。

大多数组织中，有大量的交谈，却没有大量的沟通。在项目的实际运行中，项目经理花在沟通上的时间甚至占据全部工作的75%-90%。只有良好的沟通，项目经理才能够获取到足够的信息、第一时间发现项目问题，进而控制好项目的各个方面。

据统计，有70%以上的失败项目，不是因为计划不周详，也不是控制不到位，而是因为项目某些资源无法及时、充足利用，这直接与沟通不利有关。

项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。要想提升项目的成功率，管理好项目沟通至关重要。今天笔者就来带大家看一看如何做好项目的沟通管理。

1、什么是沟通？

沟通，即为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。

沟通包括以下三项主要内容：
1）沟通是信息在信息源和信息接受者之间的交流；
2）沟通是在各种干扰中对信息的准确理解；
3）沟通需要有反馈，通过反馈将信息产生的结果返回，并对进一步的决策产生影响，确保项目始终与目标保持一致。

2、项目主要有哪些沟通障碍

沟通障碍简单的解释就是影响沟通有效进行的各种因素。以研发项目为例，影响项目沟通有效进行的因素包括如下几方面：

我们可以根据研发项目沟通障碍形成的不同原因，将研发项目沟通障碍分为三类：主体性障碍、成员性障碍和信息性障碍。

根据形成的原因，主体性障碍可分为组织沟通氛围和制度缺乏、沟通管理的技术手段不足和研发前景的未知性3种，成员性障碍根据形成的原因可分为由于成员能力责任专业差异、技术人员性格特点和成员之间的竞争性3种，信息性障碍根据形成的原因则可分为信息的商业机密性和伪真性2种。

主体性障碍是指由于研发项目组织的管理、制度等方面的原因而导致的沟通障碍，成员性障碍是指由于团队成员个人自身原因而产生的沟通障碍，信息性障碍则是指因为研发信息的特点而造成的沟通障碍。

3、项目沟通方式的构成

五种正式沟通渠道：链式、轮式、环式、Y式、全通道式

四种非正式沟通渠道：单线式、流言式、偶然式、集束式

同正式沟通相比，非正式沟通的：

优点是：沟通形式灵活，直接明了，速度快，省略许多繁琐的程序，容易及时了解到正式沟通难以提供的信息，真实地反映员工的思想、态度和动机。非正式沟通能够发挥作用的基础，建立团体中良好的人际关系，能够对管理决策起重要作用。

缺点主要表现在：非正式沟通难以控制，传递的信息不确切，容易失真、被曲解，并且，它可能促进小集团、小圈子的建立，影响员工关系的稳定和团体的凝聚力。

4、沟通管理的主要过程

1）沟通计划编制

沟通计划包括决定项目干系人的信息和沟通需求：谁需要什么信息；什么时候需要；怎么获得。沟通计划一般在项目初期完成，后续要经常审查和调整。

2）沟通计划编制的步骤：
（1） 确定项目干系人的沟通信息需求；
辨别出对项目干系人的影响和收益，以此帮助项目经理制定最佳的沟通策略
（2） 描述信息收集和文件归档的结构；
把所需信息的类型和格式以及价值分析相结合便可以定义沟通需求；
（3） 发送信息和重要信息的格式
明确的界定谁与谁沟通，以及谁将接收什么信息。

知道什么信息发给哪些干系人是很重要的。通过分析干系人的沟通，你能避免浪费时间和金钱去创建或发送一些不必要的信息。

2）信息分发

信息分发用来向项目关系人及时提供所需的信息，包括实施沟通管理计划、处理以外信息需求等。

项目信息可以通过不同方式发布，包括项目会议、书面 文档复印件的发布、共享网络电子数据库、传真、电子邮件、 语音邮件和电视会议。 项目沟通的形式很多，可能是口头或通过电子邮件、会议，以及项目章程和项目计划，项目变更和项目状态报告等。对于每一次的沟通，要事先向沟通各方通知沟通事宜、 时间、地点及预备事宜，最好是以书面或 Email 形式进行通知。

3）沟通的实施

沟通是多人参与的一个活动，每个人对事物的理解都不一致，沟通就是为了使沟通各方对事物的认识达到一致。 是人，就会涉及到一些利益因素，因为在做项目中经常会碰到一些人的立场不同，导致给沟通设置很大的障碍。 因此为保证沟通的有效性，在沟通过程中应注意以下几个方面：

（1）抓住要点
项目经理的沟通要简明准确。团队成员都很忙，他们看邮件只会去关注关键内容：什么事儿? 和我有关吗? 我要做 什么? 什么时候? 因此项目经理要简单扼要地表达沟通意愿，提高工作效率。

（2）应用各种沟通技巧 沟通首先要学会倾听，而且是积极倾听。 a.沟通中不要直接拒绝对方，不要以这个绝对不行等这样的语气，应该说我们考虑一下这个事情是否可行，然后慢慢分析理由，引导被沟通者的思维来与你达成一致。b.在和不熟悉业务的人狗托那个专业业务时，最好能有一个现成的例子或原型来引导客户在这个基础上进行沟通。

4）沟通收尾

（1）形成沟通纪要
不论是沟通目标还是内容，以及沟通过程记录，都要仔细记录。最终形成沟通纪要，通过Email或其它方式发给沟通各方，有利于沟通各方对沟通情况有一个了解和确认，这样整个沟通才有一个较好的开端和收尾。

（2） 沟通结果跟踪
只有沟通纪要仍然不够，即使沟通是有效的，我们也需要对结果进行确认和跟踪。例如在某个会议上项目组达成了5点共识并形成了会议纪要，那么项目经理就需要确认 已达成的5点共识是否得到了有效的执行？是否需要将执行情况报告给相关干系人？直至沟通结果按照预期执行。