如何进行项目风险识别?
PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会(Project Management Institute(PMI)发起的,严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。
其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。
PMP作为项目管理资格认证考试,已在国际上树立了其权威性,PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才,项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA,MPA之后的三大金字招牌之一。
项目本身就是一个复杂的系统,影响它的风险因素很多,影响关系错综复杂,有直接的,也有间接的;有明显的,也有隐含的,或是难以预料的,而各个风险因素所引起的后果的严重程度也不相同。当进行项目决策时,完全不考虑这些风险因素或是忽略了其中主要因素,都将会导致决策失误,失去处理这些风险的最佳时机。
因而,将项目风险最大化的识别出来,是项目风险管理的核心。只有从系统的观点出发,横观 项目所涉及的各个方面,纵观项目的发展过程,将引起风险的极其复杂的因素分解成比较简单的、容易被认识的基本单元,进而对风险进行分类、评价、应对和监控,才能做好项目风险管理工作。
一、项目风险识别的相关概念
1、内涵
项目风险识别(Risk Identification)是项目风险管理的基础和重要组成部分。风险识别就是确定何种风险事件可能影响项目,并将这些风险的特性整理成文档。
风险识别是项目管理者,识别风险来源、确定风险发生条件、描述风险特征并评价风险影响的过程。
2、风险识别的作用
风险识别是风险管理的基础,没有风险识别的风险管理是盲目的,通过风险识别,可以将那些可能给项目带来危害和机遇的风险因素识别出来。风险识别主要作用有以下几点:
(1) 帮助找出最重要的合作伙伴,为以后的管理打下基础。
(2) 为风险分析提供必要的信息。
(3) 确定被研究的体系或项目的工作量。
(4) 是系统理论在项目管理中的具体体现,是项目计划与控制的重要基础工作。
(5) 通过项目风险识别,有利于项目团队成员树立项目成功的信心。
二、项目风险识别的过程
风险识别是判断哪些风险可能影响项目并记录其特征的过程。下图描述了本过程的输入、工具与技术和输出。
风险识别活动的参与者可包括:项目经理、项目团队成员、风险管理团队(如有)、客户、项目团队之外的主题专家、最终用户、其它项目经理、干系人和风险管理专家。虽然上述人员往往是风险识别个过程的关键参与者,但还应鼓励全体项目人员参与潜在风险的识别工作。
识别风险是一个反复进行的过程,因为在项目生命周期中,随着项目的进展,新的风险可能产生或为人所知。反复的频率及每轮的参与者因具体情况不同而异。应该采用统一的格式对风险进行描述,确保每个风险都有明确和清晰的理解,以便有效支持风险分析和应对。对风险的描述应该便于比较项目中的某个风险与其它风险的相对后果。项目团队应参与识别风险过程,以便创造并维持团队成员对风险及其他风险的相对后果。项目团队应参与识别风险过程,以便创造并维持团队成员对风险及其应对措施的主人翁感和责任感。项目团队之外的干系人可以提供其它客观信息。
1、识别风险的输入
1)风险管理计划
风险管理计划为识别风险过程提供一些关键要素,包括角色和职责分配、已列入预算和进度计划的风险管理活动,以及可能以风险分解结构的形式呈现的风险类别。
2)成本管理计划
成本管理计划中规定的工作流程和控制方法有助于在整个项目内识别风险。
3)进度管理计划
进度管理计划有助于了解可能受风险(已知的和未知的)影响的项目时间(进度)目标及预期。
4)质量管理计划
质量管理计划中规定的质量测量和度量基准,可用于识别风险。
5)人力资源管理计划
人力资源管理计划为如何定义、配备、管理和最终遣散项目人力资源提供指南。其中也包括了角色和职责、项目组织图和人员配备管理计划,他们是识别风险过程的重要输入。
6)范围基准
项目范围说明书中包括项目的假设条件,应该把项目假设条件中的不确定性作为项目风险的潜在原因加以评估。
WBS是识别风险过程的关键输入,因为他方便人们同时从微观和宏观两个层面认识潜在风险。可以在总体、控制账户和工作包层级上识别并继而跟踪风险。
7)活动成本估算
对活动成本估算进行审查,有利于识别风险。活动成本估算是对完成进度活动可能需要的成本跟的量化评估,最好用一个区间老标书,区间的宽度代表着风险的程度。通过审查,可以预知估算的成本是否足以完成某项活动(是否给项目带来风险)。
8)活动持续时间估算
对活动持续时间估算进行审查,有利于识别与活动或整个项目的应急储备时间有关的风险。类似地,估算区间的宽度代表着分概念的相对程度。
9)干系人登记册
可以利用干系人的信息确保关键干系人,特别是发起人和客户,能以访谈或其他方式参与识别风险的过程,为识别风险过程提供各种输入。
10)项目文件
项目文件能为项目团队更好地识别风险提供与决策有关的信息。项目文件有助于跨团队沟通和干系人之间的沟通。项目文件应包括(但不限于):
项目章程
项目进度计划
进度网络图
问题日志
质量核对单
对识别风险有用的其它信息。
11)采购文件
如果项目需要采购外部资源。采购文件就成为识别风险的重要输入。采购文件的复杂程度和项目程度应与计划采购的价值及采购中的风险相匹配。
12)事业环境因素
能够影响识别风险过程的事业环境因素包括(但不限于):
公开发布的信息,包括商业数据库;
学术研究资料;
公开发布的核对单;
标杆对照资料;
行业研究资料;
风险态度。
13)组织过程资产
能够影响识别风险过程的组织过程资产包括(但不限于):
项目文档,包括实际数据;
组织和项目的过程控制资料;
风险描述的格式和模板;
经验教训。
