如何处理项目复盘常见问题

PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会（Project Management Institute(PMI)发起的，严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。
其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。

PMP作为项目管理资格认证考试，已在国际上树立了其权威性，PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才，项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA，MPA之后的三大金字招牌之一。

当项目经理经历了需求遗漏、技术变更、人员离职、计划超期、撕扯争吵、苦战加班后，项目终于上线了。为尽量避免项目中的问题再次出现，项目经理做了项目复盘，结果遇到了下面的问题。

1、总是浮于表面，无法找到根本原因或只关注问题，复盘会变成吐槽大会、批斗大会。

2、团队成员参与积极性差，缺少有效互动和思想碰撞，各自得出自己认为的结论。

3、未有效跟进复盘结论，导致改进措施无法落地。

那么，如何破解这些问题，达到规范流程、提高团队效率、积累经验教训的复盘目的呢?

一、先技控再人控

这是破解项目复盘常见问题的指导思想及实施纲领，它统一项目复盘的认识，建立基本流程和规范。先技控解决影响约70%的环境问题，再人控解决影响约30%的人员问题。

1、技控方面：注重建立完整的复盘流程、提供工具和模板，复盘的四个步骤是：回顾初始目标、评估实际结果、分析差距原因和确定改进措施。提供的工具及模板可以有：贯穿复盘流程问题的清单Q10、有助于找到根因的5WHY和鱼骨图、评估改进措施的收益投入矩阵，以及复盘材料模板等。

2、人控方面：系统化的理念培训与工具支撑，让团队成员认可复盘的价值，掌握复盘相关知识，有意愿、有能力复盘。

二、打造复盘文化

确定解决问题的指导思想，通过打造复盘文化，可以贯彻复盘理念、引导和规范复盘行为，形成复盘氛围。

1、争取领导支持，以提高团队成员参与度，更好地组织复盘，同时也可让改进措施得到更好地执行。

2、安排专人跟进复盘事宜，导入复盘理念及流程，让团队成员深入了解复盘概念，看到复盘流程。

3、寻找、讲解优秀案例，树立标杆并推广成功经验。

三、落实复盘套路

按照既定的套路实施复盘，实际应用中可能会遇到各类未知问题，重点关注如下三点注意事项。

1、设置引导人角色。项目复盘时，引导人提供流程操作指导，以防止走偏，同时以中立视角客观提问，从而帮忙团队避免盲区深入思考。建议由团队成员之外的中立方担任引导人角色，也可以由项目经理担任。

2、项目经理叙述项目背景及整体过程，确保团队成员获得统一连贯的信息，避免在基础事实类信息上浪费时间。

3、回顾目标时，加入业务目标和研发质量目标等，避免单纯关注项目计划达成情况，陷入追求项目片面成功的误区。

四、调动团队参与

提高团队成员参与度及积极性，激励大家踊跃发言，避免人不全、人到心不到、事不关己等问题。

1、复盘前，提前收集问题，引起团队成员重视并做好准备。复盘过程中要求举手表决，从而让团队成员身体和心理都参与进来。

2、统计团队成员参会心态。团队成员可能带着观光甚至抵触的心态来参加复盘，所以正式开始复盘前，先统计团队成员所持心态，有助于了解当前会议氛围并增强团队成员参与感。如果团队成员参会心态不太好，则再次宣讲并讨论复盘目的和原则或重新组织会议。

3、使用面向未来、积极的语言提问。比如，下次采取什么措施，可以做得更好?而不是问为什么这次会失败。还要问有哪些成功事例，总结好的经验，避免只关注负面问题，从而激发团队积极心态，让团队乐于参与。

五、深挖根因本质

复盘时可能遇到“总是浮于表面问题，无法找到根本原因”的问题，这时可采用5WHY和鱼骨图等工具找到根本原因和定位问题本质。

1、透过表象，寻求本质。如技术经理反馈开发进度滞后，需要加人。问题表象是开发进度滞后，问题初步解决方案是加人，而真正的问题可能是技术方案变更或需求加塞，导致工作量增加，或是工作量评估偏差。

2、反向追踪，确定根本原因。根本原因分析完成后，要从最后一个“为什么”反向追溯到“问题的现象”，确认反向逻辑也是正确的。否则，找到的可能只是近端原因或者并行关系的多个原因之一。

3、制定措施，提前预防。确定根本原因后，重要的是找到己方可控且具体的预防措施。如果在外部合作项目中，确定合作方是导致进度滞后的根本原因，而合作方是无法控制的外部因素，这时可能需要明确要求合作方确定各角色接口人，加强沟通，至少每周发送项目周报或己方定期跟进等。

六、跟踪闭环改进

项目复盘进入尾声，团队成员就事论事，参与度很高，找到了问题的根本原因，也讨论了后续的改进措施。那么，确定好改进措施复盘就结束了？如果这样，项目复盘会开得很成功，但是没有成效，因为改进措施还没有落地。大家看到改进措施落地后的成效，才会觉得复盘有用，下次积极参与，从而形成良性循环。

1、明确改进措施的预期效果和具体任务的责任人、计划时间。

2、集中精力解决团队可控的TOP3问题。

3、转变改进措施为待办事项，由项目视角转变为职能视角。由前文提到负责复盘的专人跟进待办事项落实，必要时争取领导的支持。

项目经理在日常工作中，须不断提炼、完善系统化的方法论，并应用于改进实践。多采用“先技控再人控”的治理思路，方可抓住问题本质及制定行之有效的解决措施，使项目复盘目标明确、流程规范，团队成员有能力、有意愿。

相信，这套组合剑法会使您遇到的项目复盘常见问题迎刃而解。让我们行动起来，重视项目复盘，提升复盘成效，服务于组织效能!