做项目一定要学会做总结

1、职场中经验主义盛行，然而一个不容忽视又自相矛盾的问题是，我们“做得多而总结得少”。相关数据积累得不多，缺乏分析与总结，以致于同一个错误反复发生。一方面强调经验的重要性，另一方面又不认真总结与提炼。这绝对有些滑稽！ 

2、经验教训五宗罪

1）不总结，以致于相同的问题一直在发生。
2）只关注眼前而漠视长远的价值，没有认识到总结的重要性。
3）应付差事，总结的质量低下。
4）没有好的机制，导致总结的东西不完整（留一手）。
5）自我服务偏见，以致于总是成功经验说得多、失败教训说得少。

徒弟：为什么做项目的时候，一定要写文档？
师父：因为文档总是要写的，领导也许永远想不起来你做了哪些事，但他一定会想起你写过的文档。
徒弟：那为什么大家写文档的时候都非常痛苦呢？
师父：因为很多人更看重的是形式，而不关注过程，领导或者客户的很多要求是根本做不到的，异想天开；写文档是件烦心事儿，痛苦的不是写文档本身，而是明知道写的是垃圾还在写；更痛苦的是连写个垃圾都这么慢，还要尝试让它看上去不那么垃圾；更更痛苦的是好不容易写出来了还是个垃圾；当然最让人痛不欲生的是，居然连垃圾都写不出来。

某公司主要为客户提供产品的自动包装系统。在一个项目中，马东担任软件设计工程师。经过几个月研制，产品通过了验收测试。两周后，系统发给客户，同时交付的还有一套文档，当然，这套文档是从公司档案室配发的。

后来，这套系统在客户现场运行过程中，陆续暴露出一些问题，公司一直倡导“客户至上”的服务理念！本着这一原则，马东就根据客户要求，立马进行现场整改，这些问题一个个都解决了，客户还给公司发来了马东的表扬信。

服务进行了，但是客户手中的文档，还有公司档案室里的文档，都没有更改。因为，要更改的话必须要办理各种手续，既要领导批准，还要客户签字，马东觉得这程序太烦琐了，而且客户催得紧，急着使用，也并不关心这些东西。

这个项目就这样顺利移交给了客户，使用也还比较正常。

一年后，另一个公司用更高的薪水把马东挖走了！当然，在离职前，根据公司规定，马东做了工作交接，他所负责的工作都移交给了李芹。

马东离职后的第四个月，那个客户反应系统出了问题，要求提供售后服务。公司领导安排李芹第一时间赶到现场。根据系统报错，李芹先后查阅了用户手中的使用文档和公司档案室中的文件，都无法理解这个错误，因为系统的状态跟所有文件都不一致！

李芹把情况汇报给公司领导，大家都骂马东没有做好移交工作，诚心给人挖坑。

职场中经验主义盛行，然而在项目这个行当中，我们如果过度相信经验，事实证明效果并不好。还有一个不容忽视又自相矛盾的问题是，我们“做得多而总结得少”。相关数据积累得不多，缺乏分析与总结，以致于同一个错误反复发生。一方面强调经验的重要性，另一方面又不认真总结与提炼。这绝对有些滑稽！

相同的问题一直在发生，不总结

在一次项目管理前沿会议上，主题发言人向400多位听众问：“你们当中多少人在项目结束时做过经验教训总结？”

大约10人举手。

他接着问了一个更尖锐的问题：“你们当中有多少人被要求向管理层说明，如何在下一个项目中避免再犯上一个项目犯过的相同错误？”

只有2人举手。

项目尽管有其独特性，但在同一组织内部，同类项目间的问题却十分相似，记录、总结这些问题形成自己的经验教训检查表（数据库）极具价值。

只有将这些经验和教训应用在后续项目中，才能减少不可饶恕的无能之错，避免重复性问题的发生。很多人一方面强调经验，事实上他们在项目开始前又很少仔细研读过往项目的文档，这便失去了学习其他项目经验和教训的绝佳机会。

不知道历史的人注定会犯相同的错误。相同的错误总是不断重现，这简直就是一个悲剧。

如果我们在遇到问题的第一次就学会了如何处理问题，形成自己的经验教训总结，就为避免事情的重复发生奠定了基础。如果个人、群体和组织都有良好的“问题记忆”，那么先前的不好经历或许就不会再次发生。

关注眼前，不真正认可总结的重要性

人们总是享受眼前快乐而漠视远期痛苦，这就是人性。

1、很“忙”，以致于没有时间总结

完成工作时就急着做下一个工作（他们已经有了下一个工作，这是一个“忙”的社会，貌似很多人如果不装作“很忙”，就有一种被“无视”的感觉）。

项目中的人们常常优先考虑工作中的主要活动——那些可以看得到、对利润和/或进度较为明显重要的方面，经验教训总结常被退居次位，因为这是帮助“以后”工作的事！

尽管磨刀不误砍柴工这句俗语人人皆知，但具体到一个项目，“磨刀”则很可能会暂时误了“砍柴”。虽然老总们希望员工采用正规方法，但是他们却不太会允许暂时的“误工”。如果这种误工可能使自己的绩效不足甚至受到惩罚，人们就不会去“磨刀”，而宁愿将“钝刀”交给别人，让他们受罪。

2、没有经费支持

对项目进行总结就要召开经验教训总结会议，这需要大家来参加，但是一般人们都“痛恨”开会、写报告；编写文档需要成本，更需要时间，如果组织是向客户收取项目经费的，尤为如此。客户可能拒绝支付项目总结的费用，而组织也不愿意从管理费中单列总结费用，在成本有限的情况下，项目后评价常被视为可有可无的奢侈品。

现实中，经验教训总结工作常成为一项主观上的活动，而且还时常被认为没啥作用，以致于总是缩减到最少，甚至力图避免。

3、“贤人”们不屑于经验教训文档的撰写

经验教训总结工作差的另外一个原因在于经验教训文档的撰写者。重要的项目团队成员在组织中属于“贤人”，一个项目未完，就往往被分配到另一个“重要”项目上。简而言之，“贤人”不是用来编写文档的。为了解决这个问题，职能经理们使用另外一些“闲人”编写文档。换句话说，编写者水平可能有限。

解决这个问题要考虑拟编写的文档及文档的预期读者。一般的规则是，写文档需要团队协作，这样就需要“贤人”们放下身段，花点时间，向文档编写者提供技术细节并予以指导，当然，文档形成后还必须让“贤人”们审阅。

经验教训总结质量低劣

我们的某些传统文化、非物质文化遗产逐步濒危，很大一部分原因就是依赖口口相传的方式和学习者的悟性，文档资料却远不够翔实。

1、喜欢口口相传，不喜欢形成文字记录

不重视文档好像已经成为我们的一种习惯，毕竟我们喜欢做，讨厌写。一个例证是，口口相传貌似是咱们文化的一部分。

2、总结不实在，总是需要“悟”

中餐馆开遍全球，简直是中资企业的典型：企业的命运很大程度上依靠大厨的手艺。换句话说，企业的命运很大程度上寄托在能人身上而不是企业自身，而能人又靠的是个人的悟性、经验、直觉或秘方（这常是所谓正宗与非正宗的区别）。

有意思的是，与中国人相比，美国人似乎强调个人英雄主义。但在企业经营中，反而是中资企业更依赖个人英雄。

很多总结就像某些菜谱——“盐少许、味精适量、中火”，让人看得一头雾水。在这一点上，我们应该向西方人学习，他们的菜谱写得非常清楚，按照说明文件一步步做下来就行。

一个中学生就可以按照文件的描述，把麦当劳汉堡在全球做成一个味儿。如果按照我们的某些文件来，不要说小学毕业，就是读完硕士、博士甚至壮士也不管用。你想把那个“少许”弄明白，要不断地试错，需要进行很长时间的摸索，还得有“悟性”。

事实上，如果文件撰写得实在，后人可以轻松达到前人的水平。当然，如果后人智商稍微高一点，就可以在前人基础上向前迈一小步，实现一点点突破，从而实现持续不断的积累。这也是现代自然科学逐渐进步的过程。

某项目的分包商使用了新技术，该技术未经过充分验证，存在技术失效的不确定性。在项目的经验教训库中，问题描述为“分包商使用的新技术存在风险”，应对措施是“强化与分包商的沟通，关注新技术的发展和应用”。

这属于典型的花架子式的经验教训总结，说的全是“正确的废话”，你要看明白就需要很高的悟性！完全没有可操作性，像“强化沟通”“关注新技术”这样的经验根本无法衡量，更无法落实。

很多项目都有经验教训总结，但不够务实，往往沦为应付领导们看的花架子。这不仅没有意义，还给人造成“给员工增加无谓工作”的印象。

没有好的机制导致总结不完整

在某些情况下，大家好像缺乏帮助后人的利他精神。很多时候，会觉得自己掌握了某种知识，一旦免费教给别人，自己就吃亏了，不是有一种说法叫“教会徒弟，饿死师傅”吗？

很多组织意识到，知识掌握在少数人手中有较大风险，天真地希望每个员工都可以被替代，于是要求大家把知识分享出来，写成文档。后来，组织发现仅仅要求是行不通的，于是开始引入考核——强迫大家做总结、写文档。

但是，如果没有机制保证，这简直是一厢情愿。如果员工们感觉到了不安全，即便考核也只能产生一些连自己都不愿意再看一眼的垃圾。一方面，写的文件充满了“正确的废话”；另一方面，把大部分内容都说了，但最关键的一点不告诉你——留一手。

貌似留一手也是有文化背景的，武侠小说中记录盖世武功的秘笈总是少一页！

在意识到危险时，人往往会选择自我防护，这是人性。要求员工是圣人不光是奢望，更是不负责任的。“猫抓老鼠，老鼠戏猫”是普遍的管理现象，可笑的是，管理者和被管理者都是天生的演员，都觉得自己演技高明。

成功经验说得多失败教训说得少

1、不愿意面对某些方面需要改进的事实

在“不惜一切代价成功”的文化中，承认我们还可以做得更好，简直是不可想象的。如果已关闭的项目运转良好，往往没有人想要浪费时间对其进行审查；如果项目运转情况很糟糕，没有人想要重蹈覆辙。

无论一项工作已做得如何好，总有可以改进的余地。我们应当以这种思想来做经验教训总结。很显然，责备或惩处之风只会导致没有人愿意对工作进行诚实的评价。

另一个值得警惕的现象是，从人性角度而言，人们总结自己做得不好的方面似乎可以接受，但是被他人指出自己的不足却时常会引起对抗，网友对“母校”和“祖国”二词释义就是实例——母校是允许自己骂而不允许别人骂的学校，祖国是允许自己骂而不允许别人骂的国家！

2、自我服务偏见

事实上，人类都自我感觉良好。在加工和自我有关的信息时，会出现一种潜在的偏见。人们常常从好的方面来看待自己，当取得一些成绩时，容易归因于自己；而出现坏的结果，就会怨天尤人，归因于外在因素，还时常说是一个意外。也就是说，人们总是把成绩归于自己，把问题推给外界，这就是自我服务偏见。

在项目总结时，我们也不可避免地存在自我服务偏见，以致于成功经验总结得多，失败教训总结得少，而且，总是将成功归因于自己，将问题归因于外部，这就导致总结得非常不完整，更缺乏客观性。

二战期间，盟军对法西斯德国本土展开空袭。盟军飞机遭到了德国地面防空炮火的猛烈攻击，大量飞机被击伤、击落，损失惨重。

为降低飞机被击落的概率，有必要对机身的关键部位进行相应的加固。工作人员对参战返回的飞机做了全面的检查，他们发现，几乎所有飞机的机腹部分都弹痕累累，而机翼却几乎没有被炮火击中的痕迹。军方决定对飞机的机腹部分进行加固，以应对敌方密集的枪弹。

哥伦比亚大学的统计学教授亚伯拉罕·沃德（Abraham Wald）却给出完全不同的建议：真正需要加固的是机翼，而不是机腹！

沃德教授是对的。飞机的机腹中弹，对飞行的影响不大，但是如果机翼一旦被击中，安全返航的概率几乎为零！那些能接受检查的飞机，只不过是因为幸运，躲过了机翼中弹的灭顶之灾罢了。最终，军方采纳了专家的建议，对参战飞机的机翼部分做了合理加固。果然，飞机被击落的数量大大减少了。

成功需要很多因素共同发挥作用，而失败只要一个条件就可以重现。因此，学习别人怎样成功几乎不可行（成功人士的经验也存在自我服务偏见），倒是可以学习如何避免重复别人的失败。我们是普通人，避免不了这些生理上与生俱来的自然“缺陷”。

为减少自我服务偏见的影响，请时刻记住：取得成绩的时候，多想想外部因素；遇到问题时，多找找自身责任。一句话，在经验教训总结时，多说教训，少谈经验。

PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会（Project Management Institute(PMI)发起的，严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。

PMP作为项目管理资格认证考试，已在国际上树立了其权威性，PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才，项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA，MPA之后的三大金字招牌之一。