如何进行数字化项目管理规划

公司有个海外基础设施项目T，直接合同客户在K国，最终业主又在D地区，项目金额较大，又采用新的产品技术平台，应该说项目T是一个复杂的国际项目。对这样一个项目，专门和详尽的项目规划就显得非常重要和必要。通常，这种项目规划需要召集整个项目组花好几天时间，坐在一个会议室，面对面地讨论沟通，制定出详细的项目计划，以指导后续阶段的项目实施。

项目T项目组成员分布于上海、广州、湖南某地，PMO专家位于北京，四地人员聚在一起面对面工作，无疑和当时仍严峻的疫情防控形势和要求格格不入，会增添很多不必要的麻烦和风险。而在当时，项目T急需一个完整的项目计划作为后续实施阶段的指导和引领，而不能只是被动地等待疫情管控措施的放松，再完成传统的面对面项目规划活动。显然，项目T和其项目组面临困境。

利用数字化技术和平台在线上完成项目T的项目管理规划，就成为对项目组一个有吸引力的选项。在公司管理层的支持下，项目T项目组和PMO专家决定做一大胆尝试。

由于是第一次线上实践，没有现成的经验可供参考，为降低实施复杂度和秉着积累经验逐步推进原则，项目组不打算把项目T所有的项目规划任务全部放在线上通过数字化方式进行。

根据项目T执行过程阶段实际需求的紧急度和工作优先级，项目组选取了进行数字化实践的三个模块：读合同、项目工作包分解(WBS)及时间进度网络图、项目风险及机会分析。

一、项目管理数字化规划过程

1、读合同

该模块采用线下准备和线上审查、讨论、澄清相结合方式。首先在线上项目规划会议前，项目经理把项目合同、读合同的摘要模板发给全体项目组成员。项目组成员通过通读合同及附件，从自己不同职能角度摘录项目合同条款和附件中描述不明晰需要澄清、无具体操作流程标准、隐藏风险或机会的项点，用专门的读合同摘要模板记录成一张张卡片。

在线上会议期间，所有的摘要卡片通过Circuit数字化远程协作平台一张张向全体项目组成员展示。先由卡片摘录人介绍摘录的原因和需澄清的关键内容，项目经理或其他项目组成员如能当场予以有效澄清或解答，此卡片关闭;否则该卡片被记录归档，在后续和合同客户的项目管理会议或以其他沟通方式予以澄清解决关闭。

读合同阶段输出的摘要卡片是项目风险和机会分析的一个重要来源或输入。

2、项目工作包分解(WBS)及时间进度网络图

该模块全部在线上通过数字化项目规划工具Conceptboard完成。首先，PMO专家在工具Conceptboard上根据项目合同交付范围，用工具自带的思维导图(Mind Map)模板设定基本框架，项目组成员可同时在工具上进行项目工作包分解(WBS)。

每个项目组成员可互不干扰地，同时并独立完成和自己职能相关的项目工作包分解。对于和外部客户、第三方有接口的工作包，以一个明显色标清楚标注，详细列明外部需提供的前置工作或条件，由项目经理统一组织和外部项目干系人的沟通澄清确定;对于与其他项目组成员有接口的工作包，用另一个明显色标清楚标注，在项目经理和PMO专家协助下，与涉及到的其他项目组成员共同讨论协商确定工作界面和最小工作包的输入输出。

完成好的项目工作包分解(WBS)结果最后由项目经理和PMO专家进行最后的审定和批准。

下一步，项目组成员可将批准后的最小WBS工作包复制到Conceptboard工具的另一个设定的区域，直观地完成工作包的时间进度规划。最终的项目时间进度表可线下应用专门的项目进度管理软件进行编辑和维护跟踪。

3、项目风险及机会分析

在项目规划工具Conceptboard的某个选定区域准备好三个图表：风险(Risk)、事件(Issue)、机会(Opportunity)。三个图表的横轴和纵轴各自有不同的定义，从而三个图表的不同颜色区域表示不同的描述和维度。

所有项目组成员第一步先在Conceptboard工具上生成电子报事贴，写上自己识别出的项目风险、事件和机会，并把它直接拖拽到三个图表中自己认为合适的颜色区域。

在PMO专家的组织下，第二步每个项目组成员依次描述自己识别的项目风险、事件和机会点以及进行相应的分析评估。通过辅助沟通工具项目组微信工作群的投票，全体项目组成员完成第三步，选取最重要的6个项目风险、3个事件和3个机会。最后，项目经理线下组织资源进行详细的量化分析并制定相应的风险减轻或消除、机会强化和获取措施。

纵观项目T的整个项目管理数字化规划过程，很多步骤和工作思路非常创新，项目组成员感觉很新颖也很有兴趣，整个活动比较投入。线上工作的一个巨大优势是所有的活动都是数字化可记录的，在活动过程中可以直接实时形成电子化的文件，如行动工作列表(Action List)，对行动工作进行后续跟踪。

在项目T的数字化项目管理规划实践过程中也发现很多以后需要改善和提高的方面：

1、项目组成员对线上项目规划工具Conceptboard使用不熟练，影响了整个工作的流畅性和工作效率。类似的活动需要在会前进行充分的专门培训。

2、部分项目组成员对一些项目管理规划的工作指令和最终规划目标理解不清晰，导致工作成果满意度和专业度降低。需要加强整个项目组的项目管理基本知识、理念、流程和专业能力方面的培训。

3、预定给某些工作模块规划的时间不够，影响了最后的规划工作质量。建议类似的线上项目管理规划不要贪大求全，先选择最急需的模块，预留充足的时间，把它做透做深入。

4、线上项目管理工作模块的选取需慎重考虑，不是所有的线下项目管理规划过程的模块都适合线上这种方式。线上方式不能完全取代线下的活动，另外线下一些独有的方式应该保留，这一点要切记。

5、在线上工作方式中，PMO专家的一些引导技巧无法完全发挥、使用，需要在以后的活动中特别考虑或挖掘。

6、线上工作对网络质量有依赖，不佳的网络质量将严重影响工作的效率和效果，甚至项目组成员的工作情绪。

此次对项目T的线上项目管理规划实践，总体上是很成功的，基本达到甚至超出了预设的效果，是在当前抗击新冠肺炎疫情环境下一次有益的尝试。

在后疫情时代，线上的项目管理工作数字化应用可以作为线下方式的很好补充并可使之常态化，其将逐步改变我们既有的工作思路和行为模式，对项目管理的未来发展起到很好的推进作用。

PMP指的是项目管理专业人士资格认证。它是由美国项目管理协会（Project Management Institute(PMI)发起的，严格评估项目管理人员知识技能是否具有高品质的资格认证考试。其目的是为了给项目管理人员提供统一的行业标准。

PMP作为项目管理资格认证考试，已在国际上树立了其权威性，PMP为美国培养了一大批项目管理专业人才，项目管理职业已成为美国的“黄金职业”。在中国许多媒体已把PMP称为继MBA，MPA之后的三大金字招牌之一。

PMP考试报名费用：PMP考试初考费统一为3900元，重考费统一为2500元。

PMP考试时长：每次PMP考试时间为4个小时，9:00—13:00，可以提前15分钟交卷。

考试形式：PMP考试在国内为笔试，共200道单选题。

主要考试内容：PMP考试内容大部分来源于官方教材PMBOK指南中的五大过程组以及十大知识领域。

五大过程组：启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组、收尾过程组

十大知识领域：整合管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理、干系人管理。