项目经理如何运用敏捷让团队效率翻倍

敏捷管理是一门极力减少不必要工作量的艺术。谷歌、亚马逊、苹果、微信、京东等全球 500 强企业都在用的管理方法，适用于各行各业，被盛赞为应获“管理学的诺贝尔奖”。它专注于让员工不受种种杂事的羁绊，激发个体斗志，释放出巨大的人类潜能，帮助我们更快地工作，更有成效地工作，在更短的时间内完成更多的工作。不管你所从事的行业有多复杂，都可以利用敏捷管理，凡有人工作之处，敏捷管理都能起作用。

我们从5个方面来讲述如何利用敏捷管理带好团队，让工作效率立马翻倍!

一、每次延迟决策，都在增加失败的可能性

能在1个小时内快速做出决定的项目，58%都获得了成功。如果花超过5个小时来做决定，成功率就几乎为零。决策拖延越久，代价就越高。

敏捷管理的关键经验是，让最接近工作的人来做决定，速战速决。敏捷管理，是大多数敏捷项目的实现方式。与传统项目相比，敏捷项目失败的可能性不到一半，但成功概率要高得多。这是切切实实、有据可查的数字。

某家大型全球汽车公司使用的通用日式审批制度“禀议”，一个很小的项目审批需要4、5个月的时间和35个签字。实行“禀议”的目的是，就应该做出什么决定在管理层中达成共识。有人拿出提议后，该提议就会在决策链中的每个人中间流通;等每个人都同意，最后经过高层领导签字同意，决定就做出了。虽然有些决定很重要，但也有一些并不重要。

不同类型的决定应该由不同类型的人做出，需要由最了解情况的人根据既定情境做出决定。敏捷管理流程简洁，是因为它可以将决策下放到团队层面。在敏捷管理中，只有两个决策者，产品负责人和团队。因此，需要由利益相关者或主管做出的决策较少。这是关键。只有真正拥有最多知识、最了解情况的人，才应该做决定。这样才能速战速决。如果做一个决定要花5个多小时，那么这几乎是一个肯定的信号，表明你必须把它送上审批链。

1个小时!这就是目标，就是做出决定需要的时间。

二、革新做事方式

可能你无法想象，医院手术室也在用敏捷管理。对于医院来说，一个关键问题是需要多长时间来清理和重置手术室。这里的清理指的是全面彻底的清洁。灯、地板、墙壁，整个环境。

保持手术室清洁，是生死攸关的大事。清理和重置手术室大约需要1个小时。几十年来一直如此。想想看，不仅是给房间消毒，他们需要与下一个医疗团队、外科医生、麻醉师和护士协调，以便在正确的地方设置正确的手术器械。医院运用敏捷管理，观察在清理和重置手术室有哪些地方可以改善，很快，问题浮出水面。长期以来，清洁工每人专职负责一项任务。他们意识到，如果大家合作完成同一个任务，就会更快地完成。重复这样的合作，耗时从平均1小时缩减到半小时，有时更短，而且没有牺牲质量。医院因此节省了多少钱，但这不是特别重要。通过敏捷管理，医院能够治疗更多的病人。
　　
不是通过改变技术，也不是通过添加员工。仅仅是通过观察小事，关注过程。

三、将决策层踢开

通常来说，人们在当上管理层之后，职位越高，离第一线实际发生的事情就越远，同时也越相信自己有能力解决这些问题。但是，问题始终是存在的。而实施敏捷管理是为了发现拖累团队的问题。因为敏捷管理能够把问题暴露在光天化日下，让团队更好地集中精力去解决。其中一点便是先将决策层踢开，授权给合适的决策者。

日本生产电气安装设备的公司创始人山田昭夫，认为“禀议制”(上文提到)极其荒唐，应该将其取缔。他对员工们说，你认为怎么做最好，就怎么做;让最接近工作的人来做。然而，在大多数公司里，领导们坚持要了解一切，掌控一切，做出最后的决定，从而导致对情况了解最少的人做出种种决定。员工不得不花费大量精力说服领导，领导也不得不去做完全不熟的事情。因为担心得不到足够的信息，领导们就要求得到更多的信息，阻碍团队的进展。然后，领导又开始担心自己可能会犯错误，于是就召开各种其他会议来分散决策权。p结果就是滚雪球一样，时间成本不断增加，但是效果没有任何起色。

一家大银行曾经做出过草率决定，结果被政府罚款数千万美元，因此他们设立了风险委员会。银行的任何提案都必须得到这个委员会的批准。委员会召开没完没了、扼杀灵魂的电话会议，一讨论就是好几个小时。等到真正做出决定时，已经搞不清是谁提出的主意，也搞不清一开始想解决什么问题了。至此，风险委员会不仅阻止了做出糟糕的决定，而且完全阻止了做出任何决定，最终做出一个决定需要几个月时间。

最初定义非常简单的事项很快就会超出其初衷。委员会的建立是为了确保做出错误的决定。但是，当他们终于做出决定的时候，时机已经错过。不幸的是，这种风险委员会在金融领域已经非常普遍。因此，敏捷管理无需召集特殊会议，问题也无需经过多个各自为政的职能部门分别处理后，再集中上报给公司高层。这种管理方式大大提升了决策速度以及信息的传递效用和透明度。

四、怎样确定团队工作量?

个人和团队都是有自尊心的，会为自己设定越来越高的目标，这是人类的天性。事半功倍并不夸张，这是所有团队的目标。团队不自量力地过度发挥自己的能力也是人之常情。这就会导致，他们要么走捷径避免让自己和利益相关者失望，要么无法实现自己的期望。预测未来工作量的最佳方式，是参考过去的工作量。估算工作量只是衡量一件工作需要付出多少努力的一种方法。通常，管理层会坚持制定使员工最大限度施展才能的目标，以推动团队或公司的发展。

问题是，如果你说目标是X，人们会不惜一切代价去实现X，员工可能尝试走捷径，甚至明知故犯地做错事，使自己看似达到了X。长此以往，会出现各种问题。因此，在很多公司，并不是团队勉强承揽了太多工作，而是管理层给团队压了太多担子。

典型的情况是，业务部门希望在某个日期前交付，而技术团队无法在该时间段内完成所有请求工作。如果承诺什么都做，就无法提早完成任务。敏捷管理的重中之重是要学会拒绝。一旦团队掌握了实际的工作完成进度，他们就能以能力有限进行反驳。这个工作进度也可以为领导层提供更好的参考，让他们知道到什么时候能够完成哪些工作。这个时候提出拒绝并不会造成一些不必要的工作阻碍。

五、不要等待，要行动，速度很重要。

通过快速迭代——尝试，观察反应，再尝试——最终可以取得快速反馈，让解决方案出现。我们每个人都想让计划完美无缺，但造成的结果便是决策的过程无限延长。但实际上，完美的计划是不存在的，我们处在一个随时都在变化的世界中，不可能预知其结果。
　　
我们唯一能做的就是尝试些什么，并得到反馈。有行动总比没有行动好，千万不要犹豫不决，要行动起来。简单一句话：不要等待，要行动!

举个例子：拿破仑的大军像波浪一样横扫欧洲，取得一个又一个胜利，短短几年就政府了整个欧洲大陆。当时，当某部队的士兵看到敌人时，一般的规则是不交战，而是上报给司令部，请示该怎么办。

拿破仑用两条简单的规则改变了这一切：第一，见到敌人就开枪;第二，驰援枪响之处!这两条规则允许数万发过军队自发地迅速将全部兵力投入战争，而无须得到任何人的许可或指示。一支部队开火，附近的部队也会冲过来开火，就像野火一样蔓延开来，越来越多的法国军队向需要的地方开火。这两条原则永远地改变了战争。

其实在某种程度上，做什么并不重要，重要的是为了学习和进步，要有行动、有所作为，才能有所为。敏捷管理所做的就是给你一个快速的反馈，让你知道一个决定是好是坏。敏捷管理允许你转向，改变主意，寻找一条不同的道路，朝着目标前进。每一个快速的决定都会为下一个决定提供情报。毕竟，道路从实践中产生!

敏捷管理的目的是为了降低改变想法的成本。无论从事什么行业，你遇到的问题都是一样的，都可以在本书中找到相关模式和案例，运用敏捷管理，以超出你想象的速度帮助你解决问题。3M、斯伦贝谢、萨博、博世公司等全球知名企业都因为敏捷管理而变得更高效。斯伦贝谢公司节省了25%的项目成本，美国特种部队生产率实现了1250%的增长，汽车修理厂让造车速度提升6600%。苹果、谷歌、亚马逊、微信、京东都在用!美国特种部队、荷兰国家博物馆、瑞典战斗机制造商、伦敦证券交易所、意大利小餐厅也在用!它的核心是一次只做一件事，不做任何无用功，在更短的时间内完成更多工作。
　
PMP的报考所需条件如下：报名考生必须具备35小时以上项目管理PMBOK学习或培训经历，并出示相关证书复印件。
1.具有学士学位或同等的大学学历或以上者，申请者在五大项目管理过程中至少具有4500小时的项目管理经验，并且，在申请之日前6年内，累计项目管理月数至少达36个月。（在计算项目管理月份时，所要求的36个月是不重叠的、单独的。）
2.不具有学士学位或同等大学学历或以上者，申请者在五大项目管理过程中至少具有7500小时的项目管理经验，并且，在申请之日前8年内，累计项目管理月数至少达60个月。

中国大陆地区PMP考试将启用新版考纲。新版将专注于以下三个新领域:

人——强调与有效领导项目团队相关的技能和活动；
过程——增强管理项目的技术领域；
业务环境——突出项目和组织战略之间的联系。

内容贯穿价值交付范围（包括预测、敏捷和混合的方法），分布在三个考试领域。新的PMP考试将继续使用《PMBOK指南》第六版作为参考。

通过新考纲与《PMBOK指南》第六版对应关系，可以看出新考纲对教材PMBOK的变化还不大：主要是突出了人的重要性，强调的是整合与思考，一半基于预测型的项目管理方法，一半则基于敏捷型或混合型项目管理方法以及两者的混合，但不变的仍然是围绕PMBOK章节知识点考察理解和应用。

变化点为以下三个：

1、考察维度从5大过程组变为3大领域：人员(42%)、流程(50%)、商业环境(8%)；
2、考试情景更加贴近真实项目趋势;考察侧重点从做事到关注人；
3、对于项目经理的软技能要求更高，匹配PM能力模型三角。

将原有的知识点从不同的角度进行规划与分析，相比以往的考纲基于理论在每个环境的应用，新的考纲考察重点在于实际项目管理中人所需要的能力：领导力，技术项目管理能力，以及战略与商业管理能力，强调真实项目环境下的专业能力。

《2021年PMP考试新考纲》——重视服务型领导力

虽然旧考纲已经包含了支持变更，但新版考纲加大了敏捷式管理的应用、注重交付拥抱变更、强调贴近实际、注重变更管理与绩效管理，体现了PMI注重最佳实践与项目管理团队量体裁衣的能力。

新版考试其他调整还包括:
考试题目为180道题 (此前考试是200道题) ；
考试时间为230分钟（此前考试时间为240分钟）；
题型将包括单选题和多选题，多选题将说明需选择几个正确选项。