10大跨部门沟通项目管理原则

对项目经理来说，跨部门沟通不好，可能会对项目造成严重影响。你认为十万火急的事，到了其他部门口中，竟然成了“芝麻绿豆大的事”。原本应该合作解决的问题，到了跨部门会议上，又沦为“各弹各的调”，找不到共识。

在不同部门、不同立场与利益的情况下，很多人抱怨为什么跨部门沟通这么难？那么怎样才能把话说清楚，把项目做好呢？其实，你只要掌握10个基本原则，就能无障碍地进行跨部门沟通。

1、沟通前先做好准备

在你跟同事讨论事情之前，先把一些基本问题想清楚，不要毫无准备地沟通，否则很可能得不到你想要的效果。

有几个问题应该事先想清楚：你希望对方帮你做什么事？你认为他会要求你做什么？如果对方不同意你提出来的做法，有没有其他选择方案？如果双方没有达成共识，你会有什么后果？对方又会有什么后果？

2、了解其他部门的语言

跨部门沟通不好，很多时候都是“语言不通”所引起。例如，营销部门人员平常讲的是“相同语言”，他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样，财务、生产、人力资源等部门，也有自己的语言与观点。因此，想要沟通顺畅，前提是要听懂对方的语言。

这里有一个重要的方法是换位思考，试着站在对方的立场思考：这么做，对业务部的业绩有帮助吗？如果我是他，会接受这种做法吗？这个方法真的有用吗？

跨部门的换位思考能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外，频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时地跟其他部门同事吃饭、聊天，有好处无坏处。

3、开诚布公是最好的对策

你面对的是必须长期共事的同事，因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心理，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。相反，互信会让双方在沟通时打开心门，他们会清楚地说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。

诚信沟通有四个要素：错的不要解释；务必不要争执；不打断对方说话；微笑再微笑。

频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时地跟其他部门打交道，有好处无坏处。

4、不要害怕冲突

在跨部门会议上，每个管理者为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。有些管理者，尤其是新手，怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。艾林哈特在《有效沟通》一书中指出，“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突，决策质量就会低落。”艾林哈特提醒，千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。

有时候，太过和谐反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。因此，艾林哈特建议项目经理，态度要柔软，立场要坚定，“别太快或太轻易地顺从认命。记住，你是部门的管理者，虽然你要和其他部门保持良好关系，但捍卫本部门成员的权益，更是你责无旁贷的使命。

5、呈现事实，专注中心议题

让沟通聚焦的最好方式是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。

美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中指出：“事实可以将沟通过程中‘人’的因素降到最低。在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑，但‘事实就是事实’，它不是出自人的幻想或自私的欲望。因此，提出事实可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。”

6、多提选项，保持弹性

当你进行跨部门协商时，不要执着在单一做法上，而是开发多元选项，例如，一次提出3～5个方案，让其他人有更大的选择空间。

专家分析，多元选项能让选择不再“非黑即白”，项目经理有较大的弹性调整自己的支持度，也可以轻易变换立场，不觉得有失颜面，因此能够降低沟通时的人际冲突。

7、创造共同目标，一起合作

无可讳言，各部门间一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通，一定要强调彼此的合作关系，竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。

因此，尽量去创造一个横跨各部门的共同目标，然后一起努力，就算有争执也没关系。因为，就像苹果计算机创始人史蒂夫·乔布斯所言：“如果每个人都要去旧金山，那么，花许多时间争执走哪条路并不是问题。但如果有人要去旧金山，有人要去圣地亚哥，这样的争执就很浪费时间。”

在跨部门沟通中，达成一致的目标需要弄清楚四个问题：双方的共同目标是什么？有什么阻碍双方合作？创造共同目标的资源是什么？合作的价值是什么？

8、尊重沟通对象的权力

每个项目经理都是各自管辖范围内最有权力的决策者，而他们也期待别人尊重他们。因此，当你在进行横向沟通时，一定要挑对对象。

例如，你们最新的网络营销计划下周就要上路了，但是信息部门的网站建设还未完成。这时，不要心急地马上跑去找负责的工程师，你应该去找他的主管，进行协调，找出解决之道。

总之，跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系，以免造成不必要的误会。

9、善用幽默

幽默可以作为沟通时的缓冲剂，也可视为一种防御机制。当你必须呈现触犯到他人的事实，或要沟通棘手的事情时，以轻松或幽默的方式来传达，给对方留足面子，也有助于正面沟通。

幽默使用法则的四条禁忌：不谈论对方家庭；不以人身攻击；不涉及组织敏感话题；幽默有度，点到即止。

10、确保沟通信息无误

当你针对某个项目或议题，进行跨部门沟通后，务必要回到自己部门，向部门成员清楚地传达最新进度与信息。很多时候，跨部门会议中所决定的事项，必须交由各部门的一线人员去执行。因此，一定要确保所有信息传达无误，才不会让达成的共识大打折扣。

为了确保沟通信息无误，项目经理可以利用这几个方法：向对方重复沟通中的主要内容；利用澄清的方式提出不明白的内容；谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。

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