项目管理中沟通的重要性

沟通，是执行力的第一步，它决定了人们的行动是否都还在正确的方向上，能否按计划、有质量地去完成。而这个检查跟进就是要通过高效的会议沟通才能完成。具体地说，就是要开好会。如何开好会？我们先从几个沟通的基本概念聊起。

一、沟通的四要素

完整的沟通要有四个要素：一个发送者，一个接收者，发出来的信息，收到信息后给出的反馈。好的沟通需要这四样东西，要能形成一次又一次的闭环。

但在现实生活中、工作中，总是这样那样地掉链子。大家总是不能主动地形成一个个闭环。比如，我在蒙特利尔的邻居老张和我说，他想在淘宝上订些东西，麻烦我去加拿大时，给他带一下。我说：“没问题。”然后呢？就没有然后了。

直到有一天，我收到两个包裹，拆开一看，不是我们家要订的东西。地址还写成隔壁小区的门牌号，只是我的名字、电话和小区名是对的。过了好久才反应过来，是老张订的。

然后我就说了老张一顿，我说下次你买了东西送来时要和我说一声，我差一点儿给丢垃圾桶。然后呢？又没了然后。过了一段时间又来了包裹，他还是没有提前通知我。唉！

再举一个例子，我申请了蒙特利尔的免费法语课程。网上申请后，项目的主管部门让我快递资料，我也全都照办。哪知道，一个多月过去了，网上申请的进度没有进展，还收到两次邮件催我交资料。

我也打了热线，还是没有找到原因。总之一定是哪里出问题了。我想别再纠结谁对谁错了，总得为达到目的多走一步吧。

我打电话给我太太，和她说不要用快递，希望她赶在圣诞节前最后一个工作日亲自跑一趟，再递一次资料。她就乘公共汽车转地铁，找到了那个在三楼的地址，发现根本没有那个部门。

在隔壁好心人的帮助下，我们才知道三四个月前他们已经搬到800米以外的地方。原来他们给我发的快递地址还是旧的。唉！

所以要想沟通得顺畅，四要素：发送者、接收者、信息、反馈，一个都不能少。

二、管理沟通的四个方面

最好的人才在哪里？要么在你公司，要么在竞争对手那里。那么我们请来了好的人才，怎么才能管理好呢？要靠快速反馈！我在沃尔玛美国出差的时候，看到过一本书《快速反馈》（FAST Feedback），作者是布鲁斯·图尔甘。书很薄，但FAST这四个方面对我管理沟通很有帮助。简单解释一下：

1、频率（frequency）

沟通要讲究频率，不同的沟通，要考虑需要隔多久一次最合适。比如新人加入时，是先紧后松，还是先松后紧。

我的一个福建做工程的客户，他们人力资源总监花了半年时间，喝茶聊天，终于挖到一个满意的总工。入职第一天见了面之后，这个人力资源总监就出差了，一个月后他回来时，这个新来的总工也辞职了。

2、准确（accurate）

沟通需要用准确的信息，比如找数据、做报表，收集准备好信息，能大大提高沟通效率。

3、具体（specific）

沟通表达要明确具体，目的就是要让对方明白清楚，减少歧义和误会，不要让对方猜测。

4、时效（timely）

什么事情可以等，什么不可以等。什么事情等到周会再说，什么事情不要发邮件，而是打电话，或者走过去马上当面谈。什么事情是今天最重要的，什么事情是陈年旧账不要再提，这些都要搞清楚。

三、如何达成高效的会议沟通

1、频率

我的建议是52次，退一步是26次。即最好每周一次，其次是两周一次。

过程管理，你做的次数越多，你就越有可能打败你的竞争对手。两次会议之间的时间间隔越短，说明你公司做事的节奏越快，可以提高成功的概率。

比如，每季度开一次此类会议，如果这个季度没做到，下次再跟进，半年就没了。每月一次，这次没做到，要等下个月，一晃两个月就没了。只要每周坚持跟进，一年就有52次机会去纠偏、去改善。

而在打关键战役时（比如电商的“双十一”），我们甚至需要天天开会，同时变成“996”的工作制度（朝九晚九，每周六天）。

就好像我们在一起建从上海到北京的高铁，我们每周都开工程进度会，每次开会大家都知道谁快了、谁慢了，为什么还没有把材料运到，谁需要增援去拉一把，等等。开会就是应该这样有压力，因为这是在打仗。

每一次会议，就像铁路上的枕木，我们应该一年有52块，最次也得有26块。那些一年只有4块和12块的公司肯定没有我们有52块的做得扎实。

我认识一个浙江的姚老板。他引进新人之后，觉得新人、老人磨合还是不行，于是他就在公司对面租了房子，每天请厨师做午饭。

这样一来Top10（Top10指领导班子，下同）每天都不用再发愁去哪儿吃饭，二来通过一起吃午饭，新人、老人可以在轻松的氛围里更好地磨合，三来这个午饭也让他们在一年内有200多天可以在一起聊项目进展。聪明吧！

2、Top10汇报为主，CEO和其他Top10成员反馈

如果前面都做好了，会议就比较简单直接：轮到Top10成员发言时，他只要说他负责的是哪个，然后逐个汇报进展就可以了。

我以前有个同事叫大鹏，他负责汇报一个教育Pad的项目。这个项目是为中小学提供电子书，取代传统的纸质课本。

开始时，他每次的汇报比较乱，于是我们帮他理了理。

那个项目的老板是一个技术发烧友，为了技术不计成本。而当时苹果iPad的价格越来越便宜，为了能让这个教育Pad卖得出去。

我们认为成本控制是第1重要的；第2重要的是内容如何和各省市的教育体系接轨，否则没有学校会用；第3重要的是渠道，即如何把产品卖出去。

从那以后，大鹏的汇报就有条理多了。他每次汇报只用说三个方面：成本、内容和渠道，然后逐个方面讲进展。

3、必须要有连续性

我在嘉御基金公司的卫老板说过：“每一个会议都要从上一个会议的结束开始。”这就像说评书开场一样：“上回书说到……”，而不是每次都在开一个新的会议。没有了连续性，也就没有责任感和紧迫感。

4、要坦诚

Top10成员之间沟通要坦诚，鼓励争吵。最怕不痛不痒，你好我好而其实最后谁都不好。

通则不痛，痛则不通。如果当面不能有什么说什么，总是让人猜测和揣摩；如果当面不讲，背后议论，那么公司很可能变得效率低下，反应迟钝。

马云说他和蔡崇信之间因为争吵，不知道摔坏了多少个手机。但是如果蔡崇信让他签什么字，把他卖了，那他也认了。

工作伙伴之间如果没有了坦诚的沟通，很多工作都会大打折扣，也将失去竞争力和人才。

过程管理，要耐得住寂寞，因为这是一个寻求量变到质变的活儿。

我们需要经常重新检视公司的会议——哪些要开，哪些要砍，哪些要改。要多思考怎么开会才更有价值。

除了体现执行力的会议之外，还应该看看要开哪些年度会议（如战略会、人才盘点会）、哪些季度会议、哪些月度会议（如经营分析会等），整理出一套适合自己的，且行之有效的会议沟通体系。

PMP认证不分行业，适合任何领域行业的项目，是通用的项目管理理念。在自我提升、晋升、加薪方面都会对你有所帮助。PMP证书不受行业限制。不管是IT、建筑、制药、制造业，还是电信、金融、通信领域，PMP证书都受到广泛的高度认可。 　　
PMP的报考所需条件如下：报名考生必须具备35小时以上项目管理PMBOK学习或培训经历，并出示相关证书复印件。
1.具有学士学位或同等的大学学历或以上者，申请者在五大项目管理过程中至少具有4500小时的项目管理经验，并且，在申请之日前6年内，累计项目管理月数至少达36个月。（在计算项目管理月份时，所要求的36个月是不重叠的、单独的。）
2.不具有学士学位或同等大学学历或以上者，申请者在五大项目管理过程中至少具有7500小时的项目管理经验，并且，在申请之日前8年内，累计项目管理月数至少达60个月。

中国大陆地区将在2021年第二次PMP考试将启用新版考纲。新版将专注于以下三个新领域:

人——强调与有效领导项目团队相关的技能和活动；
过程——增强管理项目的技术领域；
业务环境——突出项目和组织战略之间的联系。

内容贯穿价值交付范围（包括预测、敏捷和混合的方法），分布在三个考试领域。新的PMP考试将继续使用《PMBOK指南》第六版作为参考。

通过新考纲与《PMBOK指南》第六版对应关系，可以看出新考纲对教材PMBOK的变化还不大：主要是突出了人的重要性，强调的是整合与思考，一半基于预测型的项目管理方法，一半则基于敏捷型或混合型项目管理方法以及两者的混合，但不变的仍然是围绕PMBOK章节知识点考察理解和应用。

变化点为以下三个：

1、考察维度从5大过程组变为3大领域：人员(42%)、流程(50%)、商业环境(8%)；
2、考试情景更加贴近真实项目趋势;考察侧重点从做事到关注人；
3、对于项目经理的软技能要求更高，匹配PM能力模型三角。

将原有的知识点从不同的角度进行规划与分析，相比以往的考纲基于理论在每个环境的应用，新的考纲考察重点在于实际项目管理中人所需要的能力：领导力，技术项目管理能力，以及战略与商业管理能力，强调真实项目环境下的专业能力。

《2021年PMP考试新考纲》——重视服务型领导力

虽然旧考纲已经包含了支持变更，但新版考纲加大了敏捷式管理的应用、注重交付拥抱变更、强调贴近实际、注重变更管理与绩效管理，体现了PMI注重最佳实践与项目管理团队量体裁衣的能力。

新版考试其他调整还包括:
考试题目为180道题 (此前考试是200道题) ；
考试时间为230分钟（此前考试时间为240分钟）；
题型将包括单选题和多选题，多选题将说明需选择几个正确选项。