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向上汇报总被怼怎么办?

[ 日期:2022/8/22 ]

恒佳PMP培训中心

职场就像是一个大舞台,80%以上的时间里我们都在台下埋头练功,只有不到20%时间是在台上表演唱戏。这不到20%的表演就是汇报。台下十年功,台上几分钟,不仅是舞台,也是职场的真实写照。汇报很重要,却也是很多职场人久治不愈的痛点。

我在每次组织关于如何汇报的工作坊之前,都会先做一轮访谈。其中被问到最多的问题是:我怎么知道领导是怎么想的呢?言外之意是:我之前每次汇报被怼主要是因为不了解老板的想法,不能投其所好。如果能搞清楚老板是怎么想的,汇报的问题不就解决了么?逻辑上是成立的,但事情并非这么简单。今天我们来聊聊这件事。

1、比「知道领导是怎么想的」更重要的,是「让领导知道你的想法」
2、快速了解领导想法的三个实操建议:精准提问、快速反馈、过滤情绪、

一、比「知道领导是怎么想的」更重要的,是「让领导知道你的想法」
你可能会说我在耍滑头,其实真不是。这么说有以下三个原因:

1、领导通常其实没想法
你可能又要反驳了:老板比我们站的高看的远,他怎么能没想法?别着急。当老板让你去解决某个问题的时候,他认为这应该是你的职责范围,而不是他的。因此,即便他能力允许,也不可能花时间按照解决问题三步法去定位问题,分解问题和提出方案。这本来就是你应该干的事。而他对自己的定位,就是决策。

2、领导需要的是工作伙伴,而只不是「执行力」好的下属
你可能又要反驳了:作为下属,所谓执行力好不就是老板下指示,我们高效完成么?对于大多数职场白领,公司花钱买的更多的是脖子以上,而不是脖子以下。按照指令执行是最简单的事情,还不需要承担风险。反正老板怎么说我怎么做就好了。但这也是最没有价值的。所以老板其实特别希望你能给出你的想法,从而给他以启发,然后你们像工作伙伴一样共创出一个更好的想法。

3、垂直领域的问题,你本来就应该更专业

老板的核心职责是战略管理、横向整合,因此对于某些垂直领域的问题,比如产品问题、技术问题、项目问题应该是你比他了解更多的细节、也更专业才对。因此,他其实特别需要你的专业意见。比如,某个产品的品牌宣传什么时间做比较好?作为市场品牌主管的你就应该比他更清楚。这么说难道不需要知道老板的想法?不是的!了解老板想法的过程,是个互动的过程,其中就包含了你对自己想法的描述。下面我具体说说。

二、快速了解老板想法的三个实操建议

1、提问
所谓高效,不是把事情做的很快,而是一次性把事情做对。所以,当我们接到一个任务的时候,是不可以直接就开干的,而是要先提问。比如,老板说,你帮我做一个部门年度总结的PPT吧,下周我要用。这时候,你就要开始提问。问什么呢?

第一,问场景和意图。
这个汇报是面向哪些人?什么场合?意图是什么?等等。同样一个年度总结,给不同的人汇报,内容、结构等都可能不同。类似的像:产品方案、项目报告、调研报告等等都一样的道理。

第二,确认推进方式和时间节点。
这个材料具体下周几要用?这是确定deadline。基于此,我们可以倒排计划,确定中间里程碑节点。中间的推进节点如何设置?这是要确定工作方式,明确过程预期。比如还是上面那个年度总结。如果当下是周一,下周一要用。那么,中间的推进节点可能这样设置:
节点一:周二早晨审核确认汇报结构
节点二:周三下午审核确认主要内容
节点三:周四下午审核报告A版
节点四:周五下午定稿。
为什么要确定推进方式和时间节点呢?
一是化被动为主动。作为这个事情的OWNER,你需要指定计划,带领老板一起完成这个工作。虽然,老板是上级,但事实上这件事情的主导权在你的手上。
二是明确预期。让老板知道周五可以完成这个工作的,并且中间有几个节点需要他的配合确认,需要提前预留时间。

完成以上工作之后,如果公司有日程管理系统可以预先把老板的时间book上,如果没有可以发一个邮件备忘。

第三,确认支持需求
这一点很容易被忽略。

如果你能识别出这个任务的完成需要某些部门的支持,或者资源上的支持,是需要提出来的。并且在安排任务的时候提出,获得同意的概率也最高。这样做一方面有利于你后续工作的顺利完成;另一方面,对于那些需要支持你的人,也可以提前有个准备。

2、快速反馈
在完成以上确认之后,需要做的就是快速反馈一个draft。很多人会担心,说太快会不会弄错,出很多问题被骂呢?我通常回答:放心,一定会错的。这跟你弄得仔不仔细没关系。通常我们很难一次性就照顾到方方面面,反馈的越快,给自己争取到越充裕的时间进行完善。还有,别忘了,老板也是需要基于你的反馈来完善自己的想法的呀。

如果你足够仔细的话会注意到,我上面的案例中,定的第一个节点确认汇报结构是周二(第二天)的上午。这是从接到任务之后最短的时间节点。目的就是给后面材料编写工作留出足够多的时间。

3、过滤情绪,关注内容
通常当我们在进行中间确认的时候,老板可能因为各种原因发脾气。这时候千万不可以被他的情绪所影响,要过滤情绪,关注内容。因为,事情还在你身上,中间确认环节的目的是为了获取修改意见,以确保下一次不会被骂。所以,无论老板怎么发脾气,你要冷静地仔细地听,他对于报告本身的意见是什么,这才是后面干活的基础。

以上三点其实是一个闭环的操作。如果老板又有新的想法或者意见是你不清楚的,需要重新回到第一步开始提问。

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通过新考纲与《PMBOK指南》第六版对应关系,可以看出新考纲对教材PMBOK的变化还不大:主要是突出了人的重要性,强调的是整合与思考,一半基于预测型的项目管理方法,一半则基于敏捷型或混合型项目管理方法以及两者的混合,但不变的仍然是围绕PMBOK章节知识点考察理解和应用。

变化点为以下三个:

1、考察维度从5大过程组变为3大领域:人员(42%)、流程(50%)、商业环境(8%);
2、考试情景更加贴近真实项目趋势;考察侧重点从做事到关注人;
3、对于项目经理的软技能要求更高,匹配PM能力模型三角。

将原有的知识点从不同的角度进行规划与分析,相比以往的考纲基于理论在每个环境的应用,新的考纲考察重点在于实际项目管理中人所需要的能力:领导力,技术项目管理能力,以及战略与商业管理能力,强调真实项目环境下的专业能力。

《2021年PMP考试新考纲》——重视服务型领导力

虽然旧考纲已经包含了支持变更,但新版考纲加大了敏捷式管理的应用、注重交付拥抱变更、强调贴近实际、注重变更管理与绩效管理,体现了PMI注重最佳实践与项目管理团队量体裁衣的能力。

新版考试其他调整还包括:
考试题目为180道题 (此前考试是200道题) ;
考试时间为230分钟(此前考试时间为240分钟);
题型将包括单选题和多选题,多选题将说明需选择几个正确选项。

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