优秀的项目经理,都是闭环高手!
项目做久了才发现,闭环的本质更多是一种确定性:自己交代给别人或别人交代给自己的事,肯定会有一个确定的结果,以确保这个任务,能够顺利的进行下去完成项目交付,那怎样才能做到这个确定性呢?做到以下三点就可以了:
一、沟通闭环:反馈要主动
及时主动的反馈,是做到有效闭环的第一步,对过程和结果的反馈都要及时主动。
1、对过程反馈要主动
很多时候,领导交办或者是答应别人的事,可能需要一个比较长的周期去完成。这时在执行过程中,你就要主动给予反馈,做到让领导或他人知道你的进展情况。
特别是任务周期比较长的工作,领导可能已经把你这件事暂时性忘记了,但你不能因为领导好像已经忘记,自己也就什么都不讲了。恰恰相反,这种情况你更应该主动跟领导反馈,一是让他知道你的工作量,二是防止拖到最后才反馈没有时间做调整,被动等着对方来问你进度,跟你自己主动汇报相比,前者会导致你最终的沟通量更大,而且效果更差。
过程中的主动反馈,你可以根据实际情况采用三种不同的反馈方式。
周期性反馈:主要适用于任务周期较长的情况,你可以采用定期报告(日报、周报、月报)或例会等反馈方式。
阶段性反馈:主要适用于项目或事件有相对明确的节点、里程碑等,一般采用会议、评审等正式的反馈方式。
临时性反馈:相较于周期性和阶段性反馈,你用的最多的反馈方式反而是临时性反馈。这种反馈随时都可能发生,反馈形式也是多种多样,有像周期性和阶段性反馈的正式形式,也有通过微信、电话回复一两句话就搞定的。
2、对结果反馈要及时
1)接受信息时的及时反馈
在收到别人发起的信息时,要及时给予对方一个信号,证明你收到了信息,让对方了解到你对信息的接受情况。你反馈的信息可以是某个任务具体的完成时间,也可以是个人的意见或建议,或者是一句简单的“收到”。
2)对事项完成情况的及时反馈
当你某件事情后,需要及时主动地将完成情况发送给相关方,并确保对方接受到了你的信息。如果你默默完成不做声,等着对方来问完成情况的话,你哪怕将事情完成得有100分,在对方心目也最多剩下80分。
在项目中,不确定性越来越多,则导致焦虑情绪也就越来越多,正是因为大家都想追求尽可能多的及时反馈,所以沟通闭环的建立是一切开始的根基。
二、能力闭环:不断拓展自己的能力边界
“沟通闭环”,带来的更多是及时性,而非确定性。要进一步提高闭环的确定性,你还要确保自己的能力与承诺是匹配的。
在能力匹配上,我们经常陷入两个导致无法闭环的陷阱:盲目给他人承诺;碰到有挑战的事就躲。
盲目承诺会提高别人对你的期望,从而在你未能给到确定结果时失望更大,长期以往甚至会永久失去他人的信任,比较常见的是:
对领导安排的所有任务都是很爽快地就应承下来,甚至在接任务时还会自己提高要求,比如,领导安排写一份文件,说三天后给到就可以了,但是有很多人说“不用这么久,我加加班,最多两天就给你”。
其实最怕的就是做项目中,盲目承诺,承诺的同时不可避免的又多揽了几个任务,结果只能疲于奔命,导致质量不达标。
另一种闭环陷阱是,碰到有挑战、棘手的任务下来,能躲则躲。即使分配到自己头上了,也会找各种借口“这个我不行”“我手头上还有其它工作忙不过来”推脱给其他人。
总是躲着有挑战的事,会缺少能力提升所需的压力和锻炼环境,然后就长期停滞在一个低水平上,一个经验用十年说的就是这个意思。
因此,做到“能力闭环”,是自己跳一跳够得到的,这样既能给对方确定性,又能不断地拓展自己的能力边界。
三、结果闭环:对结果负责
反馈上主动可以做到“沟通闭环”能力上匹配可以做到“能力闭环”,但如果你对结果采用不负责的态度,则以上两种闭环也就没有意义了。
在项目中,有人接到任务,遵循的是“做完”原则,只要按要求完成任务就行,而有的人接到任务,遵循的是“做好”原则,TA会尽己所能做到最好,远超别人的预期。
所以在项目中,每一个项目经理都要抱着对结果负责的态度,做到自己的最大极限。
沟通、能力、结果这三种层次闭环的要求是逐层递进的,你要做到能力闭环,就必然会做到沟通闭环,因为你只有不断地主动反馈,才会让能力更好地匹配承诺。
要做到结果闭环,就必然要做到能力闭环、沟通闭环,否则你就没办法对结果负责,你可以先从沟通闭环做起,逐步做到结果闭环。最后,祝大家都可以成为一名给人确定性的闭环高手。
PMP认证不分行业,适合任何领域行业的项目,是通用的项目管理理念。在自我提升、晋升、加薪方面都会对你有所帮助。PMP证书不受行业限制。不管是IT、建筑、制药、制造业,还是电信、金融、通信领域,PMP证书都受到广泛的高度认可。
PMP的报考所需条件如下:报名考生必须具备35小时以上项目管理PMBOK学习或培训经历,并出示相关证书复印件。
1.具有学士学位或同等的大学学历或以上者,申请者在五大项目管理过程中至少具有4500小时的项目管理经验,并且,在申请之日前6年内,累计项目管理月数至少达36个月。(在计算项目管理月份时,所要求的36个月是不重叠的、单独的。)
2.不具有学士学位或同等大学学历或以上者,申请者在五大项目管理过程中至少具有7500小时的项目管理经验,并且,在申请之日前8年内,累计项目管理月数至少达60个月。
中国大陆地区PMP考试将启用新版考纲。新版将专注于以下三个新领域:
人——强调与有效领导项目团队相关的技能和活动;
过程——增强管理项目的技术领域;
业务环境——突出项目和组织战略之间的联系。
内容贯穿价值交付范围(包括预测、敏捷和混合的方法),分布在三个考试领域。新的PMP考试将继续使用《PMBOK指南》第六版作为参考。
通过新考纲与《PMBOK指南》第六版对应关系,可以看出新考纲对教材PMBOK的变化还不大:主要是突出了人的重要性,强调的是整合与思考,一半基于预测型的项目管理方法,一半则基于敏捷型或混合型项目管理方法以及两者的混合,但不变的仍然是围绕PMBOK章节知识点考察理解和应用。
变化点为以下三个:
1、考察维度从5大过程组变为3大领域:人员(42%)、流程(50%)、商业环境(8%);
2、考试情景更加贴近真实项目趋势;考察侧重点从做事到关注人;
3、对于项目经理的软技能要求更高,匹配PM能力模型三角。
将原有的知识点从不同的角度进行规划与分析,相比以往的考纲基于理论在每个环境的应用,新的考纲考察重点在于实际项目管理中人所需要的能力:领导力,技术项目管理能力,以及战略与商业管理能力,强调真实项目环境下的专业能力。
《2021年PMP考试新考纲》——重视服务型领导力
虽然旧考纲已经包含了支持变更,但新版考纲加大了敏捷式管理的应用、注重交付拥抱变更、强调贴近实际、注重变更管理与绩效管理,体现了PMI注重最佳实践与项目管理团队量体裁衣的能力。
新版考试其他调整还包括:
考试题目为180道题 (此前考试是200道题) ;
考试时间为230分钟(此前考试时间为240分钟);
题型将包括单选题和多选题,多选题将说明需选择几个正确选项。
