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项目经理如何做好会议纪要

[ 日期:2022/8/9 ]

恒佳PMP培训中心

开会是项目经理日常高频活动之一,有时候开会很简单,难过的是会后还要写会议纪要。不少人觉得这是个麻烦事,嗯,有时候麻烦你也得写,今天就说一下如何写好会议纪要。

1、三种会议纪要的类型

项目会议一般是项目经理进行记录。

按照会议纪要的详细程度,可以分为情景再现版、重点突出版和待办事项版三种类型。

1)情景再现版
情境再现版的会议记录是逐字逐句记录下发言人的讲话,给会议纪要的阅读者一种情境再现的感觉。这种会议纪要严格来说不能叫纪要,应该叫“记录”,一般出现在政府或特别重大的会议中,以帮助未参会的人员可以准确了解会议的要领。这类纪要的记录难度比较大,耗时很长,比如一个5小时会议逐字稿的整理大概需要10小时。

2)重点突出版
重点突出版就是突出会议重点,只记录会议中的有价值的内容,比如共识、结论、未解决的问题、待办事项等。这种会议纪要是最常见的版本,由项目经理或项目助理(如果有的话)做完后,可以同步给领导、项目团队和客户等,使大家对会议的重点一目了然。这种形式对记录人的总结归纳能力提出了较高要求,要求记录人能对项目有一个整体的了解。

3)待办事项版
待办事项版是指只记录会议后达成的行动共识,即谁应该去做什么事情,以具体的待办事项列表呈现出来。这类纪要严格来说也不能叫纪要,只能叫“结论”,如果是这种类型的会议,不需要用会议纪要的模板来记录,只简单写下会议后的to do list即可。

2、如何做会议纪要

1)会前:充分准备
熟悉会议五要素:会议流程、会议文件、参会人员、会议环境、会议记录设备这5个要素。
参考过往会议纪要:对之前开过的相关会议进行汇总和梳理,熟悉会议的来龙去脉。
会前充分准备才能在会议中抓住重点,才不会开得稀里糊涂。

2)会中:精准记录
专心听、重点听:记录重点内容,简明扼要地记下谁说了什么话,以及得出结论的过程。
借助工具、模板:借助会议记录模板、录音笔等工具,保证重点内容不遗漏。

3)会后:输出执行
条理清晰:整合会议记录内容,按议题进行梳理,保证“不重复、不遗漏”。
领导决议重点记录:如果领导讲话较为模糊,不能一代而过,而要根据主题和领导讲话内容进行补充。
审核与执行:开会是为了解决问题,通过会议达成共识,推进下一步的行动,才是会议的目的。

4)时效性
会议纪要具有很强时效性,也许有项目经理认为在会后1小时内发出会议纪要已经很及时了,但是最好是尽可能在会后马上发出,或者在会议最后几分钟当场发会议纪要。这样做可以激励自己不断提高自己的专业能力,也可以在团队中逐步提升自己的影响力。

3、会议纪要的内容

回归到效率和实用性的角度,会议纪要只要涵盖以下几个方面即可,如果你有时间,那就可以再花点时间去美化。

1)会议信息
会议时间、地点、主持人、与会人员、记录人员、主要议题等内容,都需要在纪要中得到体现,一方面能帮助大家回忆起会议的场景,另一方面也是帮助需要的人可以追溯到更多项目细节。

2)共识信息
会上产生的共识结论,即大家都认可并且达成一致理解的,是会议纪要中最为重要的信息,需要在纪要中详细记录。共识一般是颗粒度比较粗的决策,或者代表高层级的意志和态度。

3)待办信息
待办是会后要完成的工作计划,一般在任务会议后输出。需要记录清晰事件、输出物、时间要求、质量要求、负责人,并且发出前要跟相关的负责人逐一确认待办,保障其接收和计划可行。

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