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项目初期的任务估算方式有哪些?

[ 日期:2023/1/13 ]

恒佳PMP培训中心

任务的估算分为两种方式。

1、从上而下的方式

就是不管细节,用专家的经验或类比过去类似的任务来直接给出任务的估算时间。好处是估算时间很快,缺点是专家不好找,类似的任务也未必多,因而估算的准确性不是很高。

2、从下至上的方式

这种方式就是要通过考虑任务的细节后估算出任务的时间,好处是比较准,但过程都相对较慢。常见的方法有三种。

1)三点法项

也叫加权平均法。对一个任务,我们可以估算完成它的最乐观时间、最可能时间、最悲观时间,然后加权平均得出实际完成时间。比如某个任务我们评估出:

最乐观时间:3天
最可能时间:5天
最悲观时间:8天

那么估算时间就是:(3+5*4+8)/6=5.2天

三点估算也叫做PERT法。

2)打牌法(德尔菲法)

实践中的打牌法比较有意思,参与评估任务时间的团队成员手上都拿着1-10的扑克牌。当大家评估某一个任务时,每个人都出牌,来标注自己心中认为需要多少时间来完成任务。比如,有人出3,有人出5,有人出8,然后,让出的最多和最少的两人阐述自己的理由,然后大家再出牌一次,直到大家出的牌都很接近了,此项任务的时间就评估完成了。这实际上就一种德尔菲法的变形。

这个方法的好处是结合了大家经验,结果比较准。不好的是比较费事,而且要找到经验差不多的人也比较难。

现在有很多移动问卷的APP支持这个功能,这样估算的人员都不用在一个房间里,大家在线上就可以交流完成,每个人预估的值也可以很快呈现,速度会比传统的打牌法快很多。

3)参数法

参数法是一类特殊任务的评估方式,比如砌墙类工程任务,这类任务有历史数据,有计算公式,可以进行类比,评估会很准。比如一般情况下一天砌墙3米,那么9米的墙就需要3天完成。

注意事项:项目前期我们都希望把完成任务的时间估的越准越好,希望今后项目的计划就不会有改变了。这个期望实际上是不现实的。

原因如下:

1、我们在项目前期估算任务的时间当然是越准越好,但是这不是为了不改变计划,而是为了计划变更建立一个基准,我们今后是在这个基准上进行变更,使得所有的变更都是根据的,防止项目任务时间随意变化,比如超过了计划的50%而又说不出一个理由来就不行了。

2、由于各种原因,比如需求的变化、风险、认知、环境参数等等的改变,会导致完成任务的时间有所改变,所以想在前期极致地追求评估的准确性也是不现实的。

3、在评估任务时间之前一定要非常明确任务的内容,越清楚越好,如果前期项目的某个需求不太清楚,那么相关任务的时间就只能大致预估了。

实践的技巧:

如果很多经理对于项目任务的时间评估的出发点是为了控制项目的整体时间的话,我更加推荐“关键链法”。

我们在使用关键链法进行项目任务估算时,设法把个人估算当中的一些隐藏的裕量(摸鱼的时间)剔除。比如员工估算4天完成,那么就给他2天时间作为任务时间,而且把项目中所有的任务时间都按照50%削减,结果使项目整个估算时间总体压缩了50%,然后把整个的富余的时间压缩了出来,作为一个统一的安全备用,作为项目管理的一个公共资源统一调度、统一使用。虽然此时很多项目任务在50%时间的压力下都完不成任务,但是由于有统一的时间余量可以缓冲,这样就还是可以大大缩短原来项目的工期,据统计可以节省1/3的时间。但是关键链法对员工的压力非常大,经常用会造成996的巨大压力。

总之,项目经理可以在项目任务评估时组合使用上面的五种估算方法,尽量把项目任务估算准确,然后在适当的时候可以采用关键链的方法提高项目任务的完成时间。

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