项目经理该如何做好时间管理

作为一个有理想、有抱负的项目经理，自然明白项目管理的重要性，项目中完成的任务能够准确地让项目走向正确的道路。可项目管理工作内容繁杂，作为项目经理，要完成的任务包括但不限于以下几个方面
参与监督和控制与当前项目相关的所有操作；
制订项目计划和实施时间表来和团队进行分享；
保持团队的士气，让团队通过有效的合作完成任务；
培训项目中的团队成员，确保他们具备完成工作所需要的技能；
做出决定；
跟踪项目中各个里程碑进度；
对项目中出现的问题采取纠正措施。

这些工作是项目经理的日常，也是项目管理中的重要任务，但一个人的时间和精力都是有限的，面对项目繁杂的事务，很容易顾此失彼。所以，很多项目经理会做备忘录、计划表，指望时间管理软件能给自己有效提醒，可以完成更多的重要工作，或者能有时间去应对无法避免的突发情况。

可无论怎么安排，一天时间的总量是不变的，时间管理软件主要还是提醒，做计划时重在取舍和排列组合。

优秀的项目经理会做好技术层面的时间管理，同时还会赋予自己对时间的驾驭感。如何驾驭时间，可以从以下几个方面作为参考。

1、“时间限”代替“时间线”科学与技术

最后期限是第一生产力，项目经理可以给每个任务都设置最后期限，这个期限的要求是完成任务的足够且最少时间。这也是马斯克推崇的“时间盒(Time Boxing)”工作法，关注的核心不是什么时间做这件事，而是做这件事花费的时长，一天的时光要切成了几百个“时间方糖”。

项目经理安排任务，通常是上午9点到10点做任务一，10点到11点做任务二，呈线性分布。可有时任务一延误就会影响任务二，这种根据时间线来制订的工作计划，看似井井有条，实际上却有些脆弱。

给每项任务安排足够且最少的时间，这样就让自己时刻处于最后期限临近的影响下，效率能达到最高。项目成员也可以应用这个方法，设定自己的任务最后期限，并对此负责。

设置最后期限是可以避免遗忘任务的最佳方法，通过甘特图或其他工具经过和最后期限的对比来跟踪任务进度。

当然，设置完任务最后期限后，就并非完全不管不顾，需要和团队成员进行沟通，要和对方明确，如果这些任务没有在最后期限前完成会有什么样的后果，特别是一些关键性的任务。对于那些可能无法在最后期限前完成的任务，需要通过寻求互相帮助来完成所需要的一切。

最后期限的设置是衡量每个人进步的一种方式，如果有条件，项目经理可以在最后期限前完成的任务进行奖励。

2、“裁剪”代替“完全”

裁剪要求有两层意思：一是只做主要的事情或任务中的重要步骤；二是不要过于追求完美。这可能听起来不太正常，实际上，在项目中如果没有适当的变更流程和关键相关方的统一，可能很难减少项目中的任务。

同样，在实际的任务完成过程中，还可以按照最少的步骤来执行，没有必要每一步都去追求完美，这样很容易浪费大量的时间在无关紧要的细节上。

项目经理不一定要花上一周的时间来打造一个艺术作品，只要符合任务的目标并合乎标准就足够了。

3、“专注”代替“多线程”

在实际的交付项目中，每个人很难做到保持专注，这是由于有很多让人分心的东西，如来邮件的提醒、不断来你办公座位前的人、关键相关方的紧急查询，以及最后时刻被拉上去参会。

一个很方便的技巧是：优先搞定三件事。

写工作笔记时，项目经理可以选择在工作本的左边页，写上三件当天最主要的事情，这是今天全力以赴要搞定的事情。其他的事情包括，交代别人做的事情、需要沟通的事情、临时来的工作，列在工作本的右边。

集中火力做左侧的三件事，完成以后，再挑笔记本右侧其他的小事情做。当然，也可以在作为第一件大事的空隙里，挑个简单的小活做，例如，打个电话、交待个事情、回复某条信息。

做完当天最核心的三件事之后，即使其他小事没有做完也没什么关系，不必求全责备。

但不管任何情况出现，项目经理都需要坚持做好三件事的工作任务清单。若项目经理有能力通过计划来完成各项活动，那重要的是坚持下去。

项目经理的时间确实会被碎片化，白天出现会让项目经理分心的情况，尽量通过推迟或授权来保护自己的重点工作，这样才能确保自己能够完成当天的任务，也需要做好准备说不。

一旦自己能够保持当天工作中的焦点任务，那就会在有限的时间内花费更少的时间来完成更多的任务。

4、“组合优先级”代替“工作优先级”

最后，是老生常谈的优先级，重要和紧急这两个指标对项目经理来说很熟，但需要注意的是重要和不紧急的任务千万不要推迟到让它们成为紧急状态，这样工作会一直处于紧急状态。虽说最后期限是第一生产力没错，倒也没必要一直处于紧迫的状态，那样项目和项目经理一定会崩一个。

虽然都知道熬夜伤身，但很多项目经理熬夜是常态，因为睡觉从来没有上过项目经理的优先级事项中，如果把睡眠也加入优先级内，项目经理就不会局限于早上6点或7点起床，晚上12点以后睡觉。可以设定为10点左右睡觉，早上4点或者5点起床，这样可获得早上的宝贵时间，既不用挤地铁，思路还会更清晰，中午休息片刻，下午的状态和效率也不错。把生活的一些事情也列入优先级内，这样也会保持一个好身体，做事效率也会更高。

时间管理是需要进行平衡的，项目经理也不能一天都精神紧张地处理工作，偶尔也需要从高强度的工作日中脱身而出，花5分钟去网上浏览一天中发生的新闻，或者与同事一起喝杯茶、聊聊天，并谈谈在周末的休息计划。

平衡时间不是意味着你把工作时间和休息时间设置一样多，而是要通过休息时间来让自己放松，从而让自己更加保持关注度和工作效率。

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