项目经理如何做好时间管理

作为项目经理，你有这样的体验吗？每天进到办公室立刻进入战斗状态。电话、微信、邮件满天飞，你穿梭于各种会议中间，你的同事、你的客户、你的供应商、你的老板，各种紧迫的事情，必须现在、马上、立刻讨论解决。你的日程表一片片蓝色全部排满，往往晚上睡觉前，发现还有很多事情没有处理。你只有两只手， 可是却有十件事。这种感觉如何解决？

彼得·德鲁克说：所有的“管理”，核心都是“自我管理”，而“自我管理”的核心，是“时间管理”。

这句话可能很颠覆你的认知。因为管理学的书，大多谈的是如何管理别人，而德鲁克讲的却是管理者如何管理自己，才能够做到卓有成效。让一个自身成效不高的管理者去管理别人，是很不靠谱的。

过去常听到的一句话是：项目经理是项目的CEO。现在才悟到：项目经理，你首先要做到的是，成为自己的CEO。明白了，那为什么说，CEO“自我管理”的核心是“时间管理”呢？你听说过这句话吧——CEO往往是组织的囚徒。什么意思？项目经理这个CEO的时间往往不属于自己，会随时被别人占用。

就像开篇的例子，你的时间被来自同事、客户、合作伙伴及老板的各种事情、会议甚至饭局占满，在各种纷繁复杂的事情中无扰切换。极少项目经理能知道自己的时间是怎么分配的。比如有一位项目经理，十分肯定地说，我时间1/3用于与客户沟通和接待，1/3用于内部工作协调、安排，1/3用于思考怎么提高项目绩效。

但真的要求这个项目经理把随后一个月的时间做一个《时间去哪儿了》的练习，按照15分钟一个间隔，一天24小时记录下来，然后自己统计分析一下，他大吃一惊，原来1/3的时间在“救火”，还有很多时间，没干什么就溜掉了。看来，作为管理者，如果做不到“认识你自己”，起码应该先做到“认识你的时间”。如何做到呢？其实很简单，就以下三步曲：

第一步：持之以恒地记录下自己的时间安排。

用Excel表来记录你24小时的时间分配，开始阶段可以以30分钟为颗粒度，以后再逐步减小颗粒度。

特别提醒：要在工作当时立即记录，而不能凭记忆补记。因为人的记忆是很不靠谱的。

第二步：你要对着这个时间记录表想一想下面的问题， 这30分钟的事儿

1、你到底值不值得去做？
2、是应该你来做，还是撬动杠杆让团队其他人来做？
3、会议时间是不是被高效利用了？
4、有的会议是否应该有更明确的目标来提高效率？
5、有没有事情应该快速做决定却迟迟不做？
6、哪些活动招呼人过多，是在浪费别人的时间。
7、……
真是魔鬼藏在细节中，不看不知道，一看吓一跳。所以纠正行动如下：该取消的取消、该缩减的缩减、该授权的授权、该快速拍板的快速拍板。

第三步：通过复盘“救火”行动，总结lesson learned形成好的流程+方法论，将例外管理变例行管理。

是不是做到这儿就够了吗？不够，在时间价值的探索上，你还应该有更大的志向。著名商业顾问刘润给过一个时间价值的公式让我大开眼界、茅塞顿开：时间价值=专业X 效率X 杠杆

什么意思？

1、专业
如果你是个理发师，你一小时的价格是50元，你是高级发型师，你更专业，你的价格是188元；你是特级理发师，刘德华找你做头发，你的价格是2万元，或者10万元。

让自己变得更专业、更值钱，这就是你的能力内核，是你的支点。对于你，项目经理，如何形成能力内核呢？学习、探索、文字化地提炼出你获得的能力。那对于企业，能力内核如何形成呢？

麦肯锡就给做出了榜样。“知识库+方法论”就是从最有经验的咨询顾问体内，提取出来的“能力内核”，就是那个支点。你又不是麦肯锡，你怎么做呢？参考我前面的文章想提高项目团队的整体能力，缺招数，现在有解决方案了！

2、效率

拥有了“专业”能力，你还要提高做事的“效率”。

如何才能提高效率呢？怎么才能把1个小时干出2个小时的效果呢？这其实也有方法论支撑：选择和方法。

第一：选择，选择是提高效率的第一要务

什么是选择？

真正提高效率的方法，不是你从30分钟中省出30秒，而是从30分钟中省出30个小时。

什么意思？

就是你要在30分钟内做出一个决定——接下来要花30小时做的事情，到底值不值得做。

这个选择是提高效率的第一要务。因为时间是项目经理和团队成员的天花板。

记住：浪费别人的时间，是谋财害命；浪费自己的时间，是慢性自杀。

所以对项目经理来说，想清楚你的目标，选择最重要。

想清楚，我是做A？还是做B? 选择那个与我的目标强连接的事。

第二：方法：珍惜第三个8小时

上帝给了每个人都是公平的三个八小时。

第一个八小时大家都在工作；

第二个八小时大家都在睡觉；

第三个八小时，你会干什么？

人与人最大的差别都是第三个八小时创造出来的。如果你每天花三小时在上下班的路上，两个小时吃早中晚饭，你就剩三个小时自由支配的时间了。看看刚才做的《时间到哪儿去了》的练习，检查下这宝贵的8小时，你是怎么使用的？你可能会非常节省地用它来陪孩子玩或者学习；你可能在锻炼、在社交饭局；你还可能在划手机，一不留神，两小时就划过去了。但是如果你从交通、睡觉、吃饭、划手机里分别省出一些时间花在学习上，你的进步将是惊人的。比如，上下班途中、吃饭的时间是否可以听听书；能否固定时间、节拍式地安排锻炼和学习，比如每天早起半小时学英语、每天睡前读书一小时、或复盘思考一小时、每个周末写作四小时等。

这些不是心血来潮、愧疚式地行动，而是有热情、持之以恒、日拱一卒，形成习惯，不觉得不适，长期主义反而会有成功带来的快感。你看，人与人的差距就在这8小时，珍惜和善待这8小时吧，你会感受到时间管理带来的价值的。

第三：杠杆，撬动团队力量

拥有了“专业”能力，获得了“效率”，就够了吗？

当然不够。不管你的能力和效率如何提升，你每天只有24小时，你干了这件事，就干不了那件事，时间的天花板就在那里。你每天都在慨叹，时间不够啊。阿基米德曾说过：给我一个支点，我就能撬动整个地球。这说的就是巨大的杠杆效应。虽然杠杆效应有很多种，团队杠杆、产品杠杆、资本杠杆、影响力杠杆。我这里想说的是项目团队里最显性的团队杠杆。

什么叫团队杠杆？
你的公司业务发展很快，迅速做大了，人才瓶颈就出现了。你是明星项目经理，你很强，你能否把你的专业性和能力提炼出来，形成组织的能力内核，然后利用公司的资源杠杆，撬动团队来复制你的能力内核，带动整体能力提升。

这就是团队杠杆。团队杠杆用到极致的榜样，就是麦肯锡。“知识库+方法论”就是从最有经验的咨询顾问体内，提取出来的“能力内核”，然后找来全世界名牌大学的尖子生，他们利用科学的方法论和被验证的知识库，就可以给比他们年长20岁、30岁、甚至50岁的经验丰富的企业家们提供战略咨询了。

企业复制做大的关键，一要有简单可复制的能力内核，二是需要充沛而有效的资源杠杆，用于复制能力内核的资源——团队。

如果公司靠一个明星员工活着，这就是一个“无杠杆的业务”。“明星”员工投入1小时，就有1小时的收入，这1小时给了A公司，就不能给B公司，他的天花板触手可及。如果“明星”员工的能力，可以被提炼和复制，其他普通员工也能做，其他员工就是“明星”员工的放大器。杠杆效应会发挥神奇地撬动地球的作用。

管理的核心是做好“自我管理”，“自我管理”的核心是做好时间管理。时间管理的秘诀：选择是第一要务。不是如何从30分钟省出30秒，而是在这30分钟决定，接下来要做30小时的事情值不值得做。

8月起，《项目管理知识体系指南(PMBOK指南)(第七版)》将成为中国大陆地区PMI认证考试参考资料。与上一版相比，《PMBOK指南(第七版)》有较大调整，首次提出了项目管理的 12 项原则和8个项目绩效域，构建了一个专注交付成果、更全面的项目管理知识体系框架。它将帮助从业者更好应对当下灵活多变的环境，选择正确的项目管理方法（预测型、敏捷或混合型）来完成工作交付价值。

《PMBOK指南(第七版)》的中文版和英文版书籍已正式引入中国大陆地区，并将从2023年8月起，成为项目管理专业人士(PMP)认证考试等PMI认证的考试参考资料之一。

新版考试题目为180道题；
考试时间为230分钟；
题型将包括单选题和多选题，多选题将说明需选择几个正确选项。