项目经理该如何开好项目会议

你是项目经理，有这样的体验吧？有什么不能解决的问题，那就开个会，还不能解决，那就继续开会。这么一整，可能一天60%以上的时间都是在开会。

开会本来是沟通、定策略、消除模糊、解决难题的有效方式。但开着开着，可能就走了样。你讲多了，大家会不投入，变成僵尸会议，会议就可能低价值。你说得太少，会议可能跑题，无法达成目标。所以如何开好会也是门技术活。要讲好开会这门技术活，得先从什么叫开会说起。

项目会议，本质上是一个项目执行模式，与工程设计、采购、安装和调试等项目活动类似，会议也是一个有成本投入、有结论产出的项目活动。开会的投入， 是所有与会者的时间成本；开会的产出， 是一组结论， 比如所有人的共识、或者与会者的共创。

开会是一个用时间换结论的项目执行模式。那为什么要开会？为了降低风险、保项目利润呗。用有效的会议，创造出比时间成本，更大的结论价值。 会议价值=结论价值-时间成本。有了这个会议价值公式，如何保证高价值会议的方法就一目了然了。实现会议价值就是两条路：一是增加结论价值，二是降低时间成本。

一、如何增加结论价值

那得先从项目会议分类说起，会议一般有三种：

1、项目评审（review）会议
2、项目难题决策会议
3、信息传达会议

项目review会议，是为了识别和消除项目的风险。

项目难题决策会议，是为了共创，通过团队信息和思维碰撞以及发散思考，找到并拍板应对难题的解决方案。

信息传达会议，是为了分享信息给团队，避免由于信息不对称导致的项目风险。

开会是一个成本极高的同步沟通方式。对于信息传达会议，尽可能不开会会少开会，尝试用异步沟通方式，比如邮件、微信等方式达成共识。

而review会议和难题决策会议，本质上是共识和共创的会议，这是非常必要的会议，只是需要用专业的会议三段法来开成高效、有价值的会议。

什么是会议三段法？

就是会议之前、会议之中和会议之后，抓好这三段的跟踪和把控。

第一段：会议之前， 要思考以下问题：

1、会议目的清晰吗？
你一定要知道，会议要达到什么目的， 会给参会的人带来哪些价值。

2、你期待的会议结果是什么？
开会前你作为发起人对会议的结果基本上要有预想的答案。如果会上得出的共识与你的预想八九不离十， 说明你主持人的功力高。如果最后合理地推翻了你的设想，也是一件好事，说明你的认知被更新了。
  
3、会议的关键信息是否会前已分享给大家，并进行过相关沟通？
4、作为会议组织者，是否已经做好提问的准备
好的会议主持人会自己设计问题，希望通过抛问题引发大家的思考，并得到结论，让大家在提问和回答的过程中产生真正的共识。

提问的最高境界，是通过案例的刨析来达成共识，用别人的嘴说出你想要的答案。

第二段：会议之中， 要采取以下行动，以达成结论为导向

1、会议开始即告知大家会议的目标及期待的结果。
2、对于复杂的问题，不要空嘴白牙地讲，大家可能理解不了。
你与团队的沟通机制，是由你的大脑，经过你的表达去影响别人的大脑，信息传递损耗严重。你传递的信号是：风险很大。他接受到的信号也许是：一切正常。你讲的是一只老虎， 他可能理解成一只猫。你在描述一只凤凰，他可能理解成一只鸡。

怎么办？你最好是在PPT上准备一个图表或逻辑图，也可以在纸上画个图，再拍张照片分享给大家。图像化可以帮助大家理解，再询问大家你是否讲清楚了。方法虽然笨拙，但效果极好。

3、会议一定要形成共识。如果没有共识，再好的项目计划和策略，都是执行不下去的。就会脚踩西瓜皮滑到哪儿算哪儿，执行会打折。
5、会上如果受到了挑战，你没有好的答案，不要强行给答案。因为一个错误的答案差于你不给答案，告诉他我回去了解下，明天反馈给你。
6、会议结束前要有个回顾和总结。
我们今天讨论了什么, 大家有什么观点，这个问题的核心是什么, 我们达成的共识是什么， 下一步要做什么等等。这样所有人脑海中带着同一幅画面， 离开会议室。

第三段：会议之后，要有以下行动：

1、会后，两天内要发出3W会议纪要，who do what by when，谁在什么时间之前完成什么事儿。
2、会后要跟踪会议的行动计划，否则等于会议白开。
3、会后的一个规定动作——复盘会议，思考下面几个问题能帮助你提高会议的质量和效率。
我达成会议目标了吗？我遵循会议议程了吗？我控制好时间了吗？人们做好会议准备了吗？下次再开会我将做哪些改变？
会议的主持人要对自己有高要求，不断地练习和提高主持会议的功力。只有你比其他所有参会人想得更多、更全面， 就会一次比一次做得好。

二、如何减少时间成本？

网上有个段子调侃说：“人多的会议不重要， 重要的会议人不多。“ 仔细想想， 也不无几分道理。

会议的成本也确实很高，看看下面这个公式：

会议时间成本 = 每人时间成本 x 参会人数 x 会议时间。

假如，你项目成员的工时成本大约是100元每小时，你找20人开了一个2小时的会， 那这个会议的时间成本就是：100元 x 20人 x 2小时 = 4000元。

不算不知道，一算吓一跳。 你在公司买个文具，都需要审批。但随便召集一个两小时的会议，4000元花出去了，完全没有花钱的感觉。

所以减少会议成本非常必要。

如何做呢？

两条路：一是限制参会人数，二是缩短会议时间。

第一：限制参会人数。

谷歌和facebook都倡导极简会议，他们的主张是：会，能不开就不开， 能三个人谈的问题就绝不叫第四个人进来。

Face book的扎克伯格甚至规定：开会只能定一张pizza， 什么意思？开会少叫人，人多你就饿着呗。

这些其实都是通过限制参会人数的方法，减小时间成本。

第二：缩短会议时间。

亚马逊开会，先集体静默读文档资料，不在会上宣讲；

李想汽车开会限制争论，立场不同会后清晰写出各自观点，再上会决定。

还有，单人发言限制时长，站着开会等，都是减小时间成本的好办法。

开会，可能是所有项目管理工作中，最费时间的一项了。经常是一天8小时的产出就是开会。

会议价值 = 结论价值-时间成本。

好好开会，提高结论价值，减少时间成本。

开会，是用来解决问题的，要提前做好准备，带着事实、数据以及你的思考来开会。

高效会议，可以让团队协作效率和沟通效率大大提升。

不要让好好的工作时间， 都浪费在低效的开会中。

团队一起高效开会，遇到问题、解决问题， 坦诚沟通、彼此信任。

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