项目计划失控,项目经理该怎么办?
当项目经理临危受命一个已经进行到一半的项目,而这个项目的计划已经失控了时,怎么办呢?
这种情况可能并不多见,但和我们面对一塌糊涂的计划时的状况是一样的:计划执行过程中,多条路径并行,到处“着火”,团队成员疲于奔命,项目好像已经没救了。要挽救这样的项目,并不是没有办法,这里有一个可遵循的五步法,即重述目标→重编计划→重新振作→身先士卒→高效沟通。
1、重述目标
对项目进行全面分析,重新梳理项目的目标,搞清楚目前的情况,确定项目计划偏离带来的问题,进行项目绩效评估,得出项目的各项指标的情况,并告知全体项目团队成员,让大家直面问题。不管怎么样,前期总是做了工作,所以清算“债务”就是首先要做的。
2、重编计划
知道离目标有距离,那么工作就要做细,原来的WBS最好不要用了,将项目定义为新开始的项目,组织项目团队进行再次的工作分解,掌握未完成工作的清单。分析如果按照原定的最终交付计划完成,进行倒计时,需要多少资源才能完成。
此时可能会得出两个结论:一是即使资源无限,也无法实现原来的计划,二是得出一个可以实现项目目标的计划,但前提是需要大量资源。
对于第一点,应调整项目目标。当然我们会选择第二点,但计划必须得到项目发起人的审批。可以先取得发起人信任,同时在审批过程中,必须与项目发起人沟通清楚实施此计划的前提条件,达成共识。在项目实施过程中,如果遇到无法实现的计划,可以再与项目发起人进行沟通,调整计划,同时也要让发起人看到项目团队为此付出的努力。
3、重新振作
在得到项目发起人、管理层的认可之后,应召开项目启动会及团队工作启动会,因为项目计划偏离后,会带来很多负面影响,项目团队处于士气高度低落时期。项目重新启动,加上管理层的承诺、项目经理的决心,可以重新激起团队的战斗力。
4、身先士卒
确定了计划后,就需要进行工作安排和工作分工。不过即使有了以正向激励为主的推进思路,在计划实施过程中,依然会有很多问题。
此时项目团队有可能会再次产生“应激反应”,对再次出现延误感到无助,甚至恐惧,项目经理要和团队成员保持良好的沟通和交流,要比以前表现得更身先士卒,而且不能以强硬的作风来推进,尤其不能将以前的延误归罪于项目团队。
5、高效沟通
制订严密的沟通计划,使得信息沟通无死角,可以将项目问题讨论会议的频次增加,让每一个问题都能快速地在团队中传递,并让大家知道问题在快速地被解决。
通过各种形式,让每一位项目团队成员知道项目各板块的进展,哪怕是有一点小进度,都要给予肯定,并挖掘亮点。
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